6 passos essenciais para criar um plano de garantia da qualidade

A garantia da qualidade (QA) visa manter a qualidade de um produto ou serviço num nível especificado, concentrando-se em cada fase da entrega ou produção para garantir que não existem problemas. Manter um nível de qualidade elevado é essencial para o sucesso contínuo de uma empresa. Um bom programa de garantia da qualidade apoiará os objetivos das empresas, identificando claramente as áreas em que estas têm um bom desempenho e aquelas que precisam de algum trabalho. Seguir um bom plano de garantia da qualidade reduz a probabilidade de erros dispendiosos e atenua os riscos.

É importante notar que a garantia da qualidade não é o controlo da qualidade (QC). A QA centra-se na prevenção de defeitos, enquanto o QC se centra na identificação de defeitos do produto.  Um plano de QA difere do planeamento de QC, embora possa existir alguma sobreposição entre ambos.

Utilizar um plano de garantia da qualidade

Todas as empresas, independentemente da sua dimensão, precisam de ter procedimentos estabelecidos que garantam que os seus produtos são geridos com sucesso. Não se pode simplesmente ter uma ideia e começar imediatamente a vender o produto ou serviço sem ter realizado algum trabalho para garantir que este cumpre as normas de qualidade.

Todos os produtos ou serviços devem oferecer valor à pessoa que os compra. Um plano de garantia da qualidade (QAP) torna isso possível, garantindo que a qualidade do produto satisfaz as necessidades dos utilizadores finais e quaisquer normas do setor existentes. Também reduz a probabilidade de erros no processo de produção e destaca as áreas que precisam de ser melhoradas.

Um plano de controlo da qualidade abrange todos os aspetos do desenvolvimento de projetos/produtos, abordando diferentes funções, o seu desempenho e a manutenção ou realização de alterações quando necessário.

Utilizar um modelo de plano de garantia da qualidade é uma forma eficaz de o adaptar às necessidades da empresa. Por exemplo, pode ser adaptado especificamente para a garantia da qualidade de produtos ou software. Quer o foco organizacional esteja no crescimento ou no apoio ao cliente, cada QAP centra-se nessas áreas definidas.

Passos para criar um plano de garantia da qualidade

Se estiver a criar um QAP de raiz ou a fazer alterações a um que já esteja implementado, eis seis passos a seguir.

1. Definir os objetivos de qualidade

O primeiro passo no planeamento do controlo da qualidade consiste em definir os seus objetivos. Uma fórmula frequentemente utilizada neste processo é a fórmula SMART. Os objetivos devem ser:

• Específicos
• Mensuráveis
• Adequados
• Realistas
• Oportunos

Devem ser claros, mensuráveis e algo que possa ser alcançado realisticamente dentro de um prazo adequado.

Os objetivos de qualidade também têm de corresponder às expectativas do cliente. Se a qualidade do seu produto for baixa, acaba por desiludir tanto o cliente como a empresa. Deve também garantir que cumpre quaisquer regulamentos governamentais que possam ser aplicáveis ao projeto.

2. Funções e responsabilidades

Quando decide avançar com um plano de qualidade, existem várias opções. As grandes empresas podem ter um departamento inteiro dedicado à QA, enquanto as mais pequenas podem ter de recorrer a entidades externas ou atribuir funções adicionais aos atuais colaboradores. A formação do pessoal é importante, tal como atribuir-lhe tarefas adequadas ao seu conjunto de competências. É necessário ter uma equipa capaz de detetar e corrigir problemas na fase inicial do desenvolvimento do produto. Isto evita erros e garante que a empresa cumpre as expectativas dos seus utilizadores finais.

A equipa de QA, independentemente da forma que assuma, tem de dispor de processos e regras que todos compreendam e sigam, garantindo que cada projeto é claro quanto aos seus objetivos e expectativas.

3. Implementar o plano de garantia da qualidade

Quando o plano estiver pronto, é altura de implementar os novos procedimentos de controlo da qualidade. Certifique-se de que todos os membros do pessoal receberam formação e conhecem o conteúdo do plano. É também essencial que a sua equipa disponha das ferramentas e dos recursos necessários para cumprir os seus objetivos.

O plano deve deixar claro de que forma apoia a missão da empresa e deve ser simples, para que não haja dúvidas de que todos o compreendem e de que cada etapa do processo é seguida. Consulte os recursos humanos e a produção para confirmar também que o plano de QA cumpre as orientações de gestão de riscos e documentação.

4. Analisar os resultados

Assim que o plano de garantia da qualidade estiver ativo, considere-o um documento vivo, que pode adaptar-se e evoluir conforme a equipa considerar adequado. Embora o objetivo inicial do plano de QA deva continuar em primeiro plano, os planos também são utilizados para garantir que os objetivos da equipa estão a ser cumpridos. Caso contrário, porquê e como podem novas políticas e orientações fazer com que isso aconteça? Ouça a equipa, os outros colaboradores e os clientes para garantir que está a cumprir as expectativas realistas de todos.

5. Fazer ajustes

Depois de ouvir o feedback e analisar os objetivos originais, faça os ajustes necessários. Embora muitos sugiram uma auditoria do plano a cada dois ou três meses, esta pode ocorrer mais cedo, se necessário. Se for detetada uma falha ou existirem problemas que precisem de ser resolvidos, fazer ajustes mais cedo em vez de mais tarde é útil não só para cumprir o objetivo da empresa, mas também para poupar ou aumentar as vendas, apresentando um produto ou serviço melhorado.

6. Mantenha a sua equipa informada

A equipa quer saber se aquilo que está a fazer está a resultar. Se o plano de QA tiver melhorado a organização,  informe-a. O feedback positivo ou construtivo contribui para uma equipa mais sólida e permite-lhe saber que está a fazer uma diferença positiva para a empresa. O facto de capacitar a equipa para fazer a diferença inspira-a a continuar a fazer um bom trabalho e fornece contributos importantes para o processo de QA.  Por isso, peça à equipa que siga o plano, dê feedback positivo e negativo e ouça-a para que possam ser feitos ajustes.

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O que pensa?

A garantia da qualidade é essencial para manter elevados padrões de qualidade dos produtos e o sucesso contínuo da empresa. Esquecemo-nos de algum passo importante para criar um plano de garantia da qualidade? Partilhe as suas ideias nos comentários abaixo.

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