Zagospodarowanie zasobów IT (ITAD): Kompletny przewodnik

Na jednym poziomie utylizacja zasobów IT (ITAD) jest dość oczywista: organizacje opierają swoje funkcjonowanie na ogromnej liczbie urządzeń, oprogramowania, danych i innych technologii. Technologia nie jest wieczna, a duże przedsiębiorstwa, w szczególności, potrzebują procesu efektywnego pozbywania się wycofanych zasobów.

W najprostszym ujęciu ITAD istnieje z powodów praktycznych; firmy nie mogą przecież bez końca składować starych komputerów stacjonarnych i laptopów w pustej sali konferencyjnej. Istnieją jednak ważniejsze powody stosowania ITAD, w tym bezpieczeństwo, zgodność z przepisami, zarządzanie ryzykiem oraz odpowiedzialność korporacyjna i zrównoważony rozwój, by wymienić tylko kilka.

W tym artykule dokładniej omówimy ITAD – czym jest, dlaczego ma znaczenie i jak ewoluuje.

Czym jest utylizacja zasobów IT (ITAD)?

ITAD od dawna stanowi fundamentalny element funkcjonowania i zarządzania IT. Jako konkretna dziedzina w ramach szerszej praktyki zarządzania cyklem życia zasobów IT (ITAM/ITALM), ITAD obejmuje właściwą utylizację lub ponowne wykorzystanie sprzętu IT, oprogramowania, danych oraz innych technologii i urządzeń po osiągnięciu przez nie końca cyklu życia. „Zagospodarowanie” może przybierać różne formy, w tym odsprzedaż lub remarketing, recykling, oczyszczanie danych/usuwanie danych albo faktyczną utylizację zasobów IT.

„Zasób IT” obejmuje szeroki zakres technologii i informacji: sprzęt IT, taki jak serwery w centrum danych, urządzenia sieciowe, laptopy pracowników i inne urządzenia, aplikacje oraz – coraz częściej – ogromne ilości danych. Może również obejmować wiele innych technologii, o czym napiszemy nieco później.

ITAD to zasadniczo proces bezpiecznego, opłacalnego i zrównoważonego pozbywania się technologii.

Dlaczego ITAD ma znaczenie

Ostatni element wyraźnie pokazuje, dlaczego ITAD nadal jest tak istotne. Przede wszystkim ma kluczowe znaczenie dla zarządzania kosztami, planowania zakupów i innych potrzeb. Skuteczny program utylizacji zasobów IT jest na przykład niezbędny do planowania i prognozowania nowych zakupów IT oraz uzyskiwania najlepszych cen.

Jest to również coraz ważniejsza część ogólnego bezpieczeństwa organizacji, a w wielu branżach także zgodności z przepisami. Można argumentować, że ITAD jest dziś ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej, ze względu na stale rozszerzającą się definicję potencjalnych „zasobów” objętych programem ITAD.

Wgląd branżowy

„W czasach, gdy naruszenia danych są powszechne, specjaliści IT muszą traktować priorytetowo bezpieczne metody zagospodarowania sprzętu IT i danych, zapewniając, że poufnych danych firmy nie będzie można odzyskać po ich utylizacji” – mówi Cyndi Tackett, starsza wiceprezeska ds. marketingu w firmie Flexera, gdzie wcześniej przez ponad dekadę pełniła funkcję wiceprezeski ds. inżynierii rozwiązań.

W erze chmury, rozproszonych modeli obliczeniowych, rozproszonych modeli pracy (np. pracy zdalnej i hybrydowej) oraz wykładniczo rosnącej ilości danych organizacja ignoruje ITAD na własne ryzyko.

Jakie urządzenia i technologie obejmuje ITAD?

ITAD może obejmować szeroki zakres sprzętu, oprogramowania i danych, w tym między innymi:

• Komputery i inny sprzęt IT, taki jak komputery stacjonarne, laptopy, serwery w centrum danych i tym podobne.
• Inną infrastrukturę fizyczną i wirtualną, taką jak urządzenia sieciowe lub zewnętrzne dyski twarde.
• Urządzenia mobilne, takie jak telefony i tablety, a także rosnącą liczbę urządzeń ubieralnych lub innych połączonych czujników i urządzeń, takich jak urządzenie GPS w pojeździe firmowym.
• Oprogramowanie, w tym wszelkiego rodzaju aplikacje korporacyjne i narzędzia do zarządzania zasobami oprogramowania.
• Dane firmowe, a w szczególności wszelkie dane poufne.
• Szeroki zakres innych urządzeń i sprzętu, takich jak urządzenia punktów sprzedaży w handlu detalicznym lub urządzenia IoT w środowisku produkcyjnym.

Ta lista również regularnie się zmienia – do tego trendu wrócimy poniżej.

ITAD a odpowiedzialność korporacyjna

ITAD od dawna jest kojarzone z bezpieczeństwem danych: na długo przed pojawieniem się dużych zbiorów danych, powszechnych rozproszonych biur i podobnych zjawisk niewłaściwa utylizacja sprzętu, takiego jak komputery stacjonarne czy laptopy, mogła prowadzić do naruszeń danych, wycieku danych uwierzytelniających i innych zagrożeń.

To nadal jest równie prawdziwe. ITAD odgrywa jednak również nieproporcjonalnie dużą rolę w odpowiedzialności korporacyjnej i zrównoważonym rozwoju, w tym w inicjatywach ESG.

Wnioski z branży

„Rosnący trend w kierunku zrównoważonych praktyk biznesowych przyspieszy, gdy nowe inicjatywy legislacyjne zaczną wchodzić w życie” — mówi Eric Ingebretsen, dyrektor ds. handlowych w firmie TES. „Rośnie świadomość znaczenia kwestii ESG w szerszych strategiach przedsiębiorstw, ale rok 2024 prawdopodobnie stanie się rokiem, w którym wiarygodność w zakresie ESG będzie czynnikiem decydującym przy podejmowaniu decyzji dotyczących utylizacji zasobów IT.”

Oznacza to, że prawdopodobnie coraz częściej będzie można usłyszeć o ITAD jako rozwiązaniu wspierającym takie działania jak gospodarowanie elektroodpadami, odpowiedzialny recykling i inicjatywy związane z gospodarką o obiegu zamkniętym — zwłaszcza biorąc pod uwagę ogromną ilość i skalę zasobów technologicznych każdego dużego przedsiębiorstwa.

Zakres usług firm ITAD

Dostawcy ITAD zazwyczaj oferują zestaw usług ITAD, które mogą wspierać dyrektorów ds. technologii i ich zespoły, przejmując znaczną część działań operacyjnych oraz zapewniając wiedzę specjalistyczną potrzebną do prowadzenia skutecznego programu ITAD. Firmy ITAD mogą zapewnić:

• Usługi naprawy i odnawiania, które wydłużają okres użytkowania urządzeń oraz maksymalizują wartość inwestycji w IT.
• Recykling elektroniki i usługi związane z elektroodpadami, które ograniczają ilość odpadów technologicznych trafiających na wysypiska oraz inne negatywne skutki dla środowiska.
• Bezpieczny marketing wtórny i odsprzedaż sprzętu oraz innych urządzeń w celu odzyskania wartości, wspierania zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa i realizacji innych celów.
• Bezpieczne niszczenie danych, takie jak usuwanie danych z dysków twardych i innych zasobów, które mogą zostać ponownie wykorzystane lub poddane recyklingowi.
• Ogólne usługi zarządzania zasobami IT.
• Wiedzę specjalistyczną w zakresie zgodności z wymogami regulacyjnymi właściwymi dla danej jurysdykcji i branży.

Nowości w ITAD

Choć ITAD w pewnej formie funkcjonuje od dziesięcioleci, nie jest procesem statycznym. Wynika to między innymi z faktu, że samo IT nie stoi w miejscu — w ostatnich latach zmieniła się i rozszerzyła na przykład definicja „zasobu IT”. Nie chodzi już wyłącznie o śledzenie, zarządzanie i utylizację zasobów lokalnych na terenie siedziby przedsiębiorstwa lub w centrum danych.

„W miarę jak organizacje coraz bardziej polegają na zasobach tymczasowych, w tym kontenerach i instancjach chmurowych, muszą ponownie ocenić swoje procedury śledzenia zasobów IT” — mówi Tackett.

Ingebretsen wskazuje trzy inne pojawiające się trendy, które dyrektorzy ds. technologii i ich zespoły powinni mieć obecnie na uwadze, a także w nadchodzącym roku.

1. Zrozumieć, jak na strategie ITAD wpływają raportowanie ESG i inne wymogi zewnętrzne.  ITAD zawsze było rozsądną praktyką biznesową i technologiczną. Coraz częściej staje się jednak praktyką wymaganą, ponieważ bezpośrednio wiąże się z wymogami dotyczącymi raportowania ESG, ramami regulacyjnymi i bezpieczeństwa oraz innymi obszarami.

Ingebretsen wskazuje na dyrektywę w sprawie społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstw (CSR) w Unii Europejskiej jako doskonały przykład. Nakłada ona na duże przedsiębiorstwa działające w UE obowiązek raportowania na temat ich praktyk i wpływu w obszarze środowiskowym i społecznym.

„Dyrektorzy ds. technologii będą musieli wdrożyć procesy ITAD, które włączą praktyki CSR do ich działalności i zarządzania łańcuchem dostaw” — mówi Ingebretsen. „Będą musieli zadbać o to, aby procesy utylizacji i recyklingu odpadów elektronicznych były odpowiedzialne środowiskowo, zgodne ze wszystkimi właściwymi przepisami oraz społecznie odpowiedzialne w ramach praktyk biznesowych.”

Oznacza to, że ITAD wiąże się nie tylko z kwestiami takimi jak zrównoważony rozwój środowiskowy, lecz także z zagadnieniami takimi jak bezpieczeństwo w miejscu pracy i inicjatywy dotyczące godnego wynagrodzenia. 

Choć CSR dotyczy konkretnie przedsiębiorstw działających w UE, Ingebretsen i inni eksperci spodziewają się, że stanie się ono częścią globalnej fali przepisów i regulacji ukierunkowanych na większą odpowiedzialność przedsiębiorstw i zrównoważony rozwój.

2. Wiedzieć, jak ITAD wiąże się z inicjatywami zerowej emisji netto i innymi działaniami na rzecz środowiska. ITAD będzie kluczowym procesem dla przedsiębiorstw dążących do osiągnięcia zerowej emisji netto lub neutralności pod względem śladu węglowego — niezależnie od tego, czy wynika to z wymogów regulacyjnych, czy z faktu, że jest to dobra praktyka biznesowa, która może również optymalizować koszty technologii.

„ITAD może również pomóc przedsiębiorstwom ograniczyć ślad węglowy poprzez optymalizację okresu użytkowania sprzętu IT” — mówi Ingebretsen. „Wydłużając okres użyteczności zasobów IT, przedsiębiorstwa mogą ograniczyć potrzebę częstej wymiany sprzętu, co może znacząco zmniejszyć emisję dwutlenku węgla związaną z produkcją i transportem nowych urządzeń.”

Gdy nie można wydłużyć cyklu życia zasobów IT, kluczowe znaczenie ma recykling — w tym możliwość raportowania pozytywnych skutków. „Niezbędnym elementem ITAD w 2023 roku jest raportowanie oszczędności emisji dwutlenku węgla wynikających z ponownego użycia i recyklingu, dzięki czemu dyrektorzy ds. technologii mogą przyczyniać się do raportowania zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa” — mówi Ingebretsen.

3. Śledź aktualne najlepsze praktyki i ramy bezpieczeństwa danych. Na koniec należy pamiętać, że ponieważ technologia i dane nieustannie się zmieniają, ewoluują również metody zabezpieczania tej technologii i danych. Ingebretsen zauważa, że wytyczne NIST SP 800-88 należą do najpowszechniej stosowanych praktyk bezpiecznego usuwania danych z nośników. Dodaje jednak, że te ramy nie były aktualizowane od prawie dekady, dlatego IEEE niedawno opublikowało standard IEEE 2883-2022, aby wypełnić tę lukę. 

„IEEE 2883-2022 zawiera wytyczne dotyczące bezpiecznego usuwania danych z logicznych i fizycznych technologii przechowywania opracowanych po ostatniej aktualizacji wytycznych NIST” — mówi Ingebretsen.

Najważniejsze wnioski

Wycofywanie zasobów IT jest ewoluującym filarem informatyki przedsiębiorstw, który odgrywa coraz większą rolę w bezpieczeństwie danych, odpowiedzialności korporacyjnej i nie tylko.

Dołącz do newslettera The CTO Club, aby otrzymywać więcej kompleksowych przewodników i informacji o najlepszych praktykach ITAD.