Osiąganie najwyższej efektywności IT

Wydajne procesy IT oszczędzają czas i pieniądze firmy, zwiększają satysfakcję klientów i poprawiają wyniki finansowe. Ale co dokładnie oznacza wydajne IT, jak można je mierzyć i jak usunąć nieefektywności z przepływu pracy?

Firmy muszą poświęcać tyle samo wysiłku na analizowanie bieżącej wydajności i efektywności IT, co na tworzenie strategii IT.

W tym artykule podzielę się wskazówkami dotyczącymi poprawy wydajności firmy i satysfakcji klientów, szczegółowo omawiając efektywność IT.

Czym jest efektywność IT?

Efektywność IT odnosi się do utrzymywania, a nawet poprawiania jakości usług IT przy jednoczesnym zmniejszaniu kosztów ich świadczenia. W przypadku dostawcy SaaS może to oznaczać obniżenie kosztów IT, takich jak koszty przepustowości, lub przejście z serwerów lokalnych na instancje w chmurze, gdzie można lepiej zarządzać wykorzystaniem zasobów.

Celem efektywności IT jest znalezienie najbardziej opłacalnego sposobu, który pozwoli firmie osiągać założone cele bez poświęcania wydajności ani niezawodności.

Jak mierzyć efektywność IT?

Próby osiągnięcia efektywności w dziale IT mogą wiązać się z pewnymi kompromisami. Aby mieć pewność, że zmierzasz we właściwym kierunku, należy ustalić jasne wskaźniki.

Warto również uwzględnić wydatki — zarówno w podziale na kategorie, jak i ogółem. Na przykład miesięczne opłaty za przepustowość mogą być wyższe u dostawcy usług w chmurze niż w przypadku umieszczenia serwera w centrum danych. Jeśli jednak w ramach pakietu chmurowego otrzymujesz pewne usługi zarządzane, możesz poświęcać mniej roboczogodzin na utrzymanie infrastruktury IT, co ostatecznie prowadzi do oszczędności.

Oceń bieżącą efektywność IT

Aby uzyskać lepszy wgląd w efektywność IT, przeanalizuj następujący proces:

1. Określ potrzeby swojej firmy. Uwzględnij obszary, w których obecna infrastruktura ma trudności z ich zaspokojeniem.
2. Zanotuj wszelkie koszty związane z obecną strategią IT — zarówno cykliczne, jak i okazjonalne.
3. Oceń wydajność swoich ofert SaaS i zanotuj najważniejsze wskaźniki wydajności oraz satysfakcji klientów.
4. Spotkaj się z interesariuszami, w tym z osobami bezpośrednio zaangażowanymi w zarządzanie IT oraz pracownikami operacyjnymi. Zidentyfikuj zadania czasochłonne i takie, które mogą potencjalnie skorzystać na optymalizacji.
5. Opracuj mapę obecnych przepływów pracy. Czy istnieją obszary, w których modernizacja wykorzystywanych technologii mogłaby oszczędzić czas pracowników, ograniczyć przestoje lub zmniejszyć koszty?

Po zidentyfikowaniu obszarów wymagających poprawy możesz zacząć wprowadzać zmiany. Nadal monitoruj wymienione powyżej wskaźniki i regularnie analizuj te pytania. Utrzymanie wydajnej infrastruktury IT to ciągły proces, a wdrożenia zawsze można ulepszać.

5 obszarów, w których możesz zwiększyć efektywność IT

1. Zwiększ widoczność dzięki wykorzystaniu danych

Duże zbiory danych nie są nową koncepcją. W 2012 roku czasopismo Harvard Business Review nazwało je „rewolucją w zarządzaniu”. Mimo początkowego zainteresowania wdrażanie tej technologii przebiegało powoli. Gartner szacuje, że pod koniec 2023 roku zaledwie około 33% dużych organizacji będzie wykorzystywać duże zbiory danych do podejmowania inteligentnych decyzji.

Wdrożenia IT generują wiele dzienników i danych, a Ty masz również dostęp do ogromnej ilości informacji o zachowaniach klientów. Wykorzystaj te dane, aby uzyskać wgląd zarówno w techniczną wydajność swoich systemów, jak i zwyczaje użytkowników.

2. Korzystaj z rozwiązań chmurowych

Elastyczność, skalowalność i potencjalne oszczędności kosztów to niektóre z korzyści oferowanych przez dostawców usług chmurowych. Wirtualizacja i wdrażanie usług w wielu centrach danych na całym świecie mogą pomóc zmaksymalizować dostępność produktu SaaS i poprawić wydajność dla użytkowników międzynarodowych.

Jeśli obecnie hostujesz swoje usługi lokalnie, rozważ migrację do chmury, aby poprawić:

• Efektywność kosztową
• Skalowalność i elastyczność
• Usprawnioną współpracę
• Odzyskiwanie danych po awarii i tworzenie kopii zapasowych
• Ulepszenia w zakresie bezpieczeństwa
• Dostęp do zaawansowanych technologii
• Skupienie na kluczowej działalności
• Wpływ na środowisko

3. Wykorzystaj automatyzację i sztuczną inteligencję

Automatyzacja i sztuczna inteligencja mogą usprawnić wiele obszarów operacji IT. Zadania potencjalnie odpowiednie dla oprogramowania do automatyzacji procesów obejmują wstępne filtrowanie zapytań klientów przed przekazaniem ich do działu pomocy technicznej, przetwarzanie dzienników zdarzeń związanych z bezpieczeństwem oraz planowanie powtarzalnych zadań konserwacyjnych.

Szukaj sposobów wdrażania automatyzacji, które będą wspierać obecnych pracowników i uwolnią ich czas, aby mogli skupić się na zadaniach przynoszących bezpośrednie korzyści użytkownikom końcowym.

4. Nadaj priorytet metodykom Agile i DevOps

Agile i DevOps mogą przyspieszyć proces tworzenia oprogramowania poprzez budowanie kultury współpracy oraz zachęcanie do regularnych wdrożeń i wprowadzania przyrostowych zmian. DevOps pozwala zespołom pracować szybciej, testować nowe pomysły i ponosić porażki przy niskim ryzyku.

Jako organizacja SaaS dążysz do zapewnienia użytkownikom wydajnych, niezawodnych i innowacyjnych produktów. Metodyka DevOps oznacza, że możesz szybko iterować nad produktem, dostarczając użytkownikom najnowocześniejsze funkcje bez ryzyka związanego z dużymi aktualizacjami wydań.

5. Wspieraj członków zespołu w osiąganiu doskonałości

Technologia informacyjna szybko się zmienia, a dostawcy SaaS muszą dążyć do nadążania za najnowszymi rozwiązaniami. Powinno to dotyczyć wszystkich szczebli, a nie tylko liderów biznesowych. Dostępne są niezliczone bezpłatne zasoby IT, ale zapewnianie pracownikom IT możliwości rozwoju umiejętności, takich jak szkolenia i certyfikacje, pomaga ograniczyć rotację personelu, a także poprawia ich zdolność do obsługi klientów.

Skuteczni menedżerowie IT postrzegają koszty szkoleń jako inwestycję w stabilność swojej organizacji.

Studium przypadku: ciągłe doskonalenie w praktyce

Dostawca SaaS Asana oferuje narzędzia do współpracy i zarządzania zadaniami dla rozproszonych zespołów. Oprogramowanie firmy jest zaawansowane, ale wielu użytkowników zgłaszało długi czas ładowania stron, co utrudniało korzystanie z systemu.

Pod pewnymi względami Asana padła ofiarą własnego sukcesu. Firma rozpoczęła działalność w 2008 roku, a wraz ze wzrostem bazy użytkowników odkryła, że opracowany początkowo szkielet aplikacji nie był w stanie się skalować.

Firma przez kilka lat pracowała nad sposobami na zmniejszenie (i ukrycie) opóźnień sieciowych oraz ogólną poprawę niezawodności aplikacji. Zmieniła również interfejs użytkownika na React, aby poprawić ogólne wrażenia użytkowników.

Zmiany te skróciły czas ładowania o połowę, znacząco poprawiając komfort użytkowania. Jednak po osiągnięciu tych usprawnień Asana nie spoczęła na laurach. Firma nadal rozwijała i ulepszała platformę, aktualizując interfejsy API, aby dostarczać użytkownikom dane trzykrotnie szybciej.

Od tego czasu firma koncentruje się na ciągłym doskonaleniu, wprowadzając nowe funkcje, w tym narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, aby sprostać oczekiwaniom użytkowników.

Budowanie kultury efektywności IT

Efektywność IT to nie tylko modne hasło używane w raportach dla kierownictwa; to podstawowy sposób zapewnienia stabilności firmy.

Kultura efektywności IT to taka, w której dział IT oraz osoby zajmujące kluczowe stanowiska kierownicze rozumieją znaczenie równoważenia doświadczeń klientów i wydatków na IT. Celem poprawy efektywności nie jest samo ograniczanie kosztów – chodzi raczej o znalezienie sposobów na świadczenie usług o tej samej wysokiej jakości przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążeń finansowych i konserwacyjnych, z którymi mierzą się zespoły.

Możesz uzyskać poparcie interesariuszy dla tych pomysłów, koncentrując się na tym, jak zwiększanie efektywności IT wpisuje się w cele organizacji. Klienci odniosą na przykład korzyści w postaci lepszej wydajności, szybszego wdrażania nowych funkcji, a potencjalnie także niższych cen. Twoje zespoły zyskają możliwość rozwijania umiejętności i zwiększania produktywności dzięki usprawnionym metodom pracy.

Chcesz więcej?

Szukasz kolejnych porcji wiedzy o IT? Aspirujących liderów IT czekają niezliczone zasoby — od podcastów o przywództwie technologicznym po książki o zarządzaniu IT i wiele więcej.

Powinieneś także zapisać się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze spostrzeżenia od dyrektorów ds. technologii, zawierającego najlepsze poradniki, materiały i porady ekspertów IT.