Oppnå maksimal IT-effektivitet

Effektive IT-prosesser sparer virksomheten din for tid og penger, øker kundetilfredsheten og styrker bunnlinjen. Men hva betyr egentlig effektiv IT, hvordan kan du måle det, og hvordan kan du fjerne ineffektivitet fra arbeidsflyten?

Virksomheter må vie like mye innsats til å analysere nåværende IT-ytelse og effektivitet som de gjør til å utarbeide IT-strategiene sine.

I denne artikkelen deler jeg tips for å forbedre virksomhetens ytelse og kundetilfredshet gjennom en grundig gjennomgang av IT-effektivitet.

Hva er effektivitet innen IT?

IT-effektivitet viser til ideen om å opprettholde eller til og med forbedre kvaliteten på IT-tjenestene samtidig som man bruker mindre på å levere disse tjenestene. For en SaaS-leverandør kan det bety å redusere IT-kostnadene, for eksempel kostnader til båndbredde, eller å gå fra lokale servere til skyinstanser der du bedre kan håndtere ressursutnyttelsen.

Målet med IT-effektivitet er å finne den mest kostnadseffektive måten å la virksomheten nå målene sine på, uten å ofre ytelse eller pålitelighet.

Hvordan måler du effektivitet innen IT?

Det kan oppstå enkelte avveininger når man forsøker å oppnå effektivitet i IT-avdelingen. Det er avgjørende å ha noen tydelige måleverdier i tankene for å sikre at du beveger deg i riktig retning.

Det er også nyttig å vurdere utgiftene dine, både per kategori og samlet. For eksempel kan månedlige kostnader for båndbredde være høyere hos en leverandør av skytjenester enn hvis du plasserer en server i et datasenter. Hvis du mottar enkelte administrerte tjenester som en del av skytilbudet, kan du imidlertid bruke færre arbeidstimer på å vedlikeholde IT-infrastrukturen, noe som samlet sett gir kostnadsbesparelser.

Vurder din nåværende IT-effektivitet

Gå gjennom følgende prosess for å få bedre innsikt i IT-effektiviteten din:

1. Identifiser virksomhetens behov. Vurder områder der den nåværende infrastrukturen din har problemer med å dekke dem.
2. Noter alle kostnader knyttet til den nåværende IT-strategien din, både løpende og sporadiske.
3. Vurder ytelsen til SaaS-tilbudene dine, og noter viktige måleverdier knyttet til ytelse og kundetilfredshet.
4. Møt interessenter, inkludert personer som er direkte involvert i IT-administrasjon og det daglige arbeidet. Identifiser oppgaver som er tidkrevende, og som potensielt kan ha nytte av optimalisering.
5. Kartlegg de nåværende arbeidsflytene dine. Finnes det områder der modernisering av teknologivalgene dine kan spare de ansatte for tid, redusere nedetid eller redusere kostnader?

Når du har identifisert områder som kan forbedres, kan du begynne å gjøre endringer. Fortsett å overvåke måleverdiene ovenfor, og gå jevnlig gjennom disse spørsmålene. Å opprettholde en effektiv IT-infrastruktur er en kontinuerlig prosess, og det finnes alltid måter du kan forbedre distribusjonene dine på.

5 områder der du kan øke IT-effektiviteten

1. Få bedre oversikt gjennom bruk av data

Stordata er ikke et nytt konsept. I 2012 kalte Harvard Business Review stordata for «ledelsesrevolusjonen». Til tross for den tidlige oppmerksomheten har innføringen gått sakte. Gartner anslår at bare rundt 33 % av store organisasjoner vil bruke stordata til beslutningsintelligens ved utgangen av 2023.

IT-distribusjonene dine genererer mange logger og mye data, og du har også tilgang til store mengder informasjon om kundenes atferd. Bruk disse dataene til å få innsikt i både den tekniske ytelsen til systemene dine og brukernes vaner.

2. Ta i bruk skyløsninger

Fleksibilitet, skalerbarhet og mulige kostnadsbesparelser er noen av fordelene leverandører av skytjenester tilbyr. Virtualisering og distribusjon av tjenestene dine til flere datasentre over hele verden kan bidra til å maksimere tilgjengeligheten til SaaS-produktet ditt og forbedre ytelsen for internasjonale brukere.

Hvis du for øyeblikket er vert for tjenestene dine lokalt, bør du vurdere skymigrering for å forbedre:

• Kostnadseffektivitet
• Skalerbarhet og fleksibilitet
• Bedre samarbeid
• Katastrofegjenoppretting og sikkerhetskopiering av data
• Sikkerhetsforbedringer
• Tilgang til avansert teknologi
• Fokus på kjernevirksomheten
• Miljøpåvirkning

3. Utnytt automatisering og kunstig intelligens

Automatisering og kunstig intelligens kan effektivisere mange områder av IT-driften din. Oppgaver som potensielt egner seg for programvare for prosessautomatisering, omfatter forhåndssortering av kundehenvendelser før de sendes videre til brukerstøtten, behandling av logger over sikkerhetshendelser og planlegging av repetitive vedlikeholdsoppgaver.

Se etter måter å ta i bruk automatisering på som støtter den eksisterende arbeidsstyrken din og frigjør tid slik at de kan fokusere på oppgaver som direkte kommer sluttbrukerne til gode.

4. Prioriter smidige metoder og DevOps-metodikk

Smidige metoder og DevOps kan bidra til å fremskynde utviklingsprosessen ved å skape en samarbeidskultur og oppmuntre til regelmessige utrullinger og trinnvise endringer. DevOps gjør det mulig for team å jobbe raskere, teste nye ideer og mislykkes på en måte som innebærer lav risiko.

Som SaaS-organisasjon er målet ditt å tilby brukerne produkter som har høy ytelse, er pålitelige og innovative. DevOps-metodikken gjør at du raskt kan videreutvikle produktet ditt og levere banebrytende funksjoner til brukerne uten risikoen som er forbundet med store oppdateringer av nye versjoner.

5. Legg til rette for at teammedlemmer skal lykkes

Informasjonsteknologien er i rask endring, og SaaS-leverandører må forsøke å holde seg oppdatert på den nyeste utviklingen. Dette bør skje på alle nivåer, ikke bare blant virksomhetens ledere. Det finnes utallige gratis tilgjengelige IT-ressurser, men ved å tilby IT-ansatte muligheter for kompetanseutvikling, for eksempel opplæring og sertifiseringer, bidrar du til å redusere gjennomtrekken av ansatte og forbedrer samtidig deres evne til å betjene kundene dine.

Effektive IT-ledere ser på kostnader til opplæring som en investering i organisasjonens bærekraft.

Kasusstudie: Kontinuerlig forbedring i praksis

SaaS-leverandøren Asana tilbyr verktøy for samarbeid og oppgavehåndtering for distribuerte team. Programvaren til selskapet er avansert, men mange brukere rapporterte om lange lastetider for sider, noe som gjorde systemet frustrerende å bruke.

På noen måter var Asana et offer for sin egen suksess. De lanserte i 2008, og etter hvert som brukerbasen vokste, oppdaget de at applikasjonsrammeverket de hadde utviklet i starten, ikke kunne skaleres.

Selskapet brukte flere år på å finne måter å redusere (og skjule) nettverksforsinkelsen på, og generelt gjøre applikasjonen mer pålitelig. De byttet også brukergrensesnittet til React for å forbedre den generelle brukeropplevelsen.

Disse endringene halverte lastetidene og forbedret brukeropplevelsen betydelig. Asana hvilte imidlertid ikke på laurbærene etter å ha oppnådd disse forbedringene. De fortsatte å videreutvikle og forbedre plattformen, og oppdaterte API-ene sine slik at de kunne levere data til brukerne tre ganger raskere.

Siden den gang har selskapet fokusert på kontinuerlig forbedring og introdusert nye funksjoner, blant annet KI-drevne verktøy for å imøtekomme brukernes etterspørsel.

Dyrk en kultur for IT-effektivitet

IT-effektivitet er ikke bare et moteord du kan bruke i ledelsesrapportene dine; det er en grunnleggende måte å sikre virksomhetens bærekraft på.

En kultur for IT-effektivitet innebærer at IT-avdelingen din og personer i sentrale lederstillinger forstår hvor viktig det er å balansere kundeopplevelsen og IT-utgiftene dine. Målet med å forbedre effektiviteten er ikke bare å kutte kostnader – i stedet handler det om å finne måter å levere den samme høye tjenestekvaliteten på, samtidig som de økonomiske og vedlikeholdsmessige belastningene teamene dine møter, reduseres.

Du kan få støtte fra interessentene for disse ideene ved å fokusere på hvordan økt IT-effektivitet samsvarer med organisasjonens mål. Kundene vil for eksempel dra nytte av bedre ytelse, raskere utrulling av nye funksjoner og potensielt også lavere priser. Teamene dine vil dra nytte av muligheten til å utvikle ferdighetene sine og samtidig bli mer produktive takket være forbedrede arbeidsmetoder.

Vil du ha mer?

På jakt etter flere gullkorn med IT-visdom? Det finnes utallige ressurser for ambisiøse IT-ledere, fra podkaster om teknologiledelse til bøker om IT-ledelse og mye mer.

Du bør også abonnere på nyhetsbrevet vårt for de nyeste innsiktene fra CTO-er, med de beste veiledningene, ressursene og rådene fra eksperter innen IT.