Bortskaffelse af IT-aktiver (ITAD): Den ultimative guide

På ét niveau er afvikling af IT-aktiver (ITAD) ret selvforklarende: Organisationer er afhængige af store mængder hardware, software, data og andre teknologier. Teknologi holder ikke evigt, og især store virksomheder har brug for en proces til effektivt at afvikle udfasede aktiver.

I den enkleste forstand findes ITAD af praktiske årsager; virksomheder kan ikke bare hobe gamle stationære computere og bærbare computere op i et tomt konferencelokale for evigt. Men der er også mere overordnede årsager til ITAD, herunder sikkerhed, overholdelse af lovgivning, risikostyring og virksomhedsansvar/bæredygtighed, for blot at nævne nogle få.

I denne artikel dykker vi dybere ned i ITAD – hvad det er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan det udvikler sig.

Hvad er afvikling af IT-aktiver (ITAD)?

ITAD har i mange år været et grundlæggende element i IT-drift og -administration. Som en specifik disciplin inden for den bredere praksis for livscyklusstyring af IT-aktiver (ITAM/ITALM) omfatter ITAD korrekt afvikling eller genanvendelse af IT-hardware, software, data og andre teknologier og andre former for udstyr, når de når slutningen af deres levetid. “Afvikling” kan antage forskellige former, herunder videresalg eller genmarkedsføring, genbrug, datasanering/sletning af data eller egentlig afvikling af IT-aktiver.

Et “IT-aktiv” omfatter en bred vifte af teknologier og information: IT-hardware såsom servere i et datacenter, netværksudstyr, medarbejdernes bærbare computere og andre enheder, softwareapplikationer og – i stigende grad – enorme mængder data. Det kan også omfatte en lang række andre teknologier, som vi kommer ind på lidt senere.

ITAD er grundlæggende processen med at afvikle teknologi på en sikker, omkostningseffektiv og bæredygtig måde.

Hvorfor ITAD er vigtigt

Det sidste punkt siger (meget) om, hvorfor ITAD fortsat er så vigtigt. Først og fremmest er det afgørende for omkostningsstyring, indkøbsplanlægning og andre behov. Et effektivt program til afvikling af IT-aktiver er eksempelvis nøglen til at planlægge og forudsige nye IT-anskaffelser og opnå de bedste priser.

Det er også en stadig vigtigere del af en organisations overordnede sikkerhed og i mange brancher af overholdelsen af regler og standarder. Man kan argumentere for, at ITAD er vigtigere i dag end nogensinde før takket være en stadigt voksende liste over potentielle “aktiver”, som et ITAD-program dækker.

Brancheindsigt

“I en tid, hvor databrud er udbredte, skal IT-fagfolk prioritere sikre metoder til afvikling af IT-hardware og data og sikre, at virksomhedens følsomme data ikke kan gendannes efter afviklingen,” siger Cyndi Tackett, marketingdirektør hos Flexera, hvor hun tidligere var vicepræsident for løsningsudvikling i over et årti.

I en tid med cloud, distribuerede computermodeller, distribuerede driftsmodeller (f.eks. fjernarbejde og hybridarbejde) og eksponentielt voksende datamængder ignorerer en organisation ITAD på eget ansvar.

Hvilke enheder og teknologier dækker ITAD?

ITAD kan omfatte en lang række former for hardware, software og data, herunder, men ikke begrænset til:

• Computere og anden IT-hardware såsom stationære computere, bærbare computere, servere i et datacenter og så videre.
• Anden fysisk og virtuel infrastruktur såsom netværksudstyr eller eksterne harddiske.
• Mobile enheder såsom telefoner, tablets eller det voksende antal bærbare eller på anden måde tilsluttede sensorer og enheder, såsom en GPS-enhed i et firmakøretøj.
• Software, herunder alle former for virksomhedsapplikationer og værktøjer til administration af softwareaktiver.
• Virksomhedsdata og især alle følsomme data.
• En lang række andre enheder og former for udstyr såsom salgsstedsudstyr i detailhandlen eller IoT-enheder i et produktionsmiljø.

Den liste udvikler sig også løbende – en tendens, vi vender tilbage til nedenfor.

ITAD og virksomhedsansvar

ITAD har længe været forbundet med datasikkerhed: Længe før store datamængder, allestedsnærværende distribuerede kontorer og lignende kunne forkert afvikling af hardware som stationære eller bærbare computere føre til databrud, lækkede loginoplysninger og andre risici.

Det er stadig lige så relevant. Men ITAD spiller også en uforholdsmæssigt stor rolle for virksomhedsansvar og bæredygtighed, herunder ESG-initiativer.

Brancheindsigt

“Den igangværende tendens mod bæredygtig forretningspraksis vil accelerere, efterhånden som nye lovgivningsinitiativer begynder at træde i kraft,” siger Eric Ingebretsen, kommerciel direktør hos TES. “Der har været en stigende bevidsthed om vigtigheden af ESG-overvejelser i bredere virksomhedsstrategier, men 2024 bliver sandsynligvis året, hvor ESG-meritter bliver en afgørende faktor, når der træffes beslutninger om IT-aktivdisponering.”

Det betyder, at du sandsynligvis vil høre mere og mere om ITAD som en mulighed for ting som elektronikaffald, ansvarlig genanvendelse og initiativer inden for cirkulær økonomi – især i betragtning af mængden og omfanget af enhver stor virksomheds teknologiske portefølje.

Hvad dækker ITAD-virksomheder over?

ITAD-udbydere tilbyder typisk en række ITAD-tjenester, der kan understøtte CTO'er og deres teams ved at håndtere en stor del af den operationelle indsats og ekspertise, der kræves for at drive et effektivt ITAD-program. ITAD-virksomheder kan tilbyde:

• Reparations- og istandsættelsestjenester, der forlænger levetiden og maksimerer IT-investeringerne.
• Genanvendelse af elektronik og tjenester til håndtering af elektronikaffald, der minimerer teknologiaffald på lossepladser og andre miljøpåvirkninger.
• Sikker genmarkedsføring og videresalg af hardware og andet udstyr med henblik på værdigenvinding, virksomheders bæredygtighed og andre formål.
• Sikker destruktion af data, såsom sletning af data på harddiske og andre aktiver, der muligvis skal genbruges eller genanvendes.
• Generelle tjenester inden for IT-aktivstyring.
• Ekspertise inden for overholdelse af lovgivningen i henhold til både jurisdiktions- og branchespecifikke krav.

Hvad er nyt inden for ITAD?

Selvom ITAD har eksisteret i en eller anden form i årtier, er det ikke en statisk proces. Det skyldes, at IT i sig selv ikke er statisk – definitionen af et “IT-aktiv” har for eksempel ændret sig og udvidet sig i de senere år. Det handler ikke længere blot om at spore, administrere og bortskaffe aktiver på virksomhedens egne lokaliteter eller i et datacenter.

“Efterhånden som organisationer i stigende grad er afhængige af midlertidige aktiver, herunder containere og cloud-instanser, skal de revurdere deres procedurer for sporing af IT-aktiver,” siger Tackett.

Ingbretsen fremhæver tre andre nye tendenser, som CTO'er og deres teams bør have for øje nu og i det kommende år.

1. Forstå, hvordan ITAD-strategier påvirkes af ESG-rapportering og andre eksterne krav.  ITAD har altid været en fornuftig forretnings- og teknologipraksis. Men det bliver i stigende grad en påkrævet praksis, fordi den har direkte forbindelse til krav om ESG-rapportering, lovgivningsmæssige og sikkerhedsmæssige rammeværk med mere.

Ingebretsen peger på direktivet om virksomheders sociale ansvar (CSR) i Den Europæiske Union som et fremtrædende eksempel. Direktivet pålægger store virksomheder, der opererer i EU, at rapportere om deres miljømæssige og sociale praksis samt deres indvirkning.

“CTO'er bliver nødt til at implementere ITAD-processer, der integrerer CSR-praksis i deres drift og styring af forsyningskæden,” siger Ingebretsen. “De skal sikre, at deres processer for bortskaffelse og genanvendelse af elektronisk affald er miljømæssigt ansvarlige, overholder alle relevante regler og er socialt ansvarlige i deres forretningspraksis.”

Det betyder, at ITAD ikke kun er forbundet med emner som miljømæssig bæredygtighed, men også med emner som arbejdssikkerhed og initiativer vedrørende lønninger, man kan leve af. 

Selvom CSR er specifikt for virksomheder, der opererer i EU, forventer Ingebretsen og andre eksperter, at det bliver en del af en global bølge af lovgivning og regulering, der sigter mod større virksomhedsansvar og bæredygtighed.

2. Forstå, hvordan ITAD er forbundet med initiativer for nettonuludledning og andre miljøtiltag. ITAD bliver en afgørende proces for virksomheder, der arbejder hen imod nettonuludledning eller et netto-nul-klimaaftryk, enten på grund af lovgivningsmæssige krav eller fordi det er god forretningspraksis, som også kan optimere teknologiomkostningerne.

“ITAD kan også hjælpe virksomheder med at reducere deres klimaaftryk ved at optimere IT-udstyrets levetid,” siger Ingebretsen. “Ved at forlænge IT-aktivernes brugstid kan virksomheder reducere behovet for hyppige udskiftninger, hvilket kan reducere mængden af CO2-udledning forbundet med produktion og transport af nyt udstyr betydeligt.”

Når IT-aktivernes livscyklusser ikke kan forlænges, bliver genanvendelse afgørende – herunder muligheden for at rapportere om de positive effekter. »Et must-have for ITAD i 2023 er rapportering af CO2-besparelserne fra genbrug og genanvendelse, så CTO'er kan bidrage til virksomhedens bæredygtighedsrapportering«, siger Ingebretsen.

3. Hold dig opdateret om bedste praksisser og rammeværk inden for datasikkerhed. Endelig er det vigtigt at huske, at fordi teknologi og data konstant ændrer sig, udvikler metoderne til sikring af denne teknologi og disse data sig også. Ingebretsen bemærker, at NIST SP 800-88-retningslinjerne er blandt de mest udbredte praksisser til sanering af medier. Men dette rammeværk er ikke blevet opdateret i næsten et årti, tilføjer han, så IEEE udgav for nylig standarden IEEE 2883-2022 for at udfylde hullet. 

»IEEE 2883-2022 indeholder retningslinjer for sikker sletning af data på logisk og fysisk lagringsteknologi, der er udviklet efter den seneste revision af NIST-retningslinjerne«, siger Ingebretsen.

Konklusionen

Afvikling af IT-aktiver er et område i udvikling, som er blevet en fast bestanddel af virksomheders IT og spiller en stadig større rolle inden for datasikkerhed, virksomheders ansvar og meget mere.

Tilmeld dig The CTO Clubs nyhedsbrev for at få flere ultimative vejledninger og bedste praksisser for ITAD.