Att uppnå högsta IT-effektivitet
Effektiva IT-processer sparar tid och pengar åt ditt företag, ökar kundnöjdheten och förbättrar ditt resultat. Men vad innebär effektiv IT egentligen, hur kan du mäta det och hur kan du ta bort ineffektivitet från ditt arbetsflöde?
Företag måste lägga lika mycket arbete på att analysera aktuell IT-prestanda och effektivitet som på att skapa sina IT-strategier.
I den här artikeln delar jag med mig av tips för att förbättra verksamhetens resultat och kundnöjdheten genom en djupgående genomgång av IT-effektivitet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är effektivitet inom IT?
IT-effektivitet handlar om att upprätthålla eller till och med förbättra kvaliteten på IT-tjänster samtidigt som man spenderar mindre på att leverera dessa tjänster. För en SaaS-leverantör kan det innebära att minska IT-kostnaderna, till exempel kostnader för bandbredd, eller att byta från lokala servrar till molninstanser där du bättre kan hantera resursutnyttjandet.
Målet med IT-effektivitet är att hitta det mest kostnadseffektiva sättet att hjälpa företaget att uppnå sina mål utan att göra avkall på prestanda eller tillförlitlighet.
Hur mäter man effektivitet inom IT?
Det kan finnas vissa avvägningar när man försöker uppnå effektivitet på IT-avdelningen. Det är viktigt att ha några tydliga mått i åtanke för att säkerställa att du är på väg i rätt riktning.
| Mått på IT-effektivitet | |
| Drifttid | Kan du fortfarande uppfylla (och helst överträffa) de drifttidsnivåer som anges i dina SLA:er? |
| Svarstid | Hur lång tid efter att en användare skickat en begäran tar det innan hen får ett svar? Acceptabla svarstider varierar mellan olika applikationer. Ändringar du gör bör dock inte göra applikationen långsammare. |
| Resursutnyttjande | Det är ineffektivt att ha betydande serverresurser som står oanvända. Men det är också ett problem att ha tjänster som körs nära full kapacitet om du inte kan skala upp för att möta perioder med hög efterfrågan. |
| Genomsnittlig tid för svar/lösning | När kunder får problem, hur lång tid tar det att svara på dem och lösa dem? |
| Kundnöjdhet | Är kunderna nöjda med applikationens prestanda? |
Det är också bra att ta hänsyn till dina utgifter, både per kategori och totalt. Till exempel kan de månatliga avgifterna för bandbredd vara högre hos en molntjänstleverantör än om du placerar en server i ett datacenter. Om du däremot får vissa hanterade tjänster som en del av molnpaketet kan du behöva lägga färre arbetstimmar på att underhålla din IT-infrastruktur, vilket totalt sett leder till kostnadsbesparingar.
Bedöm din nuvarande IT-effektivitet
För att få bättre insyn i din IT-effektivitet kan du gå igenom följande process:
- Identifiera verksamhetens behov. Fundera över områden där din nuvarande infrastruktur har svårt att uppfylla dem.
- Notera alla kostnader som är förknippade med din nuvarande IT-strategi, både återkommande och tillfälliga.
- Bedöm prestandan hos dina SaaS-erbjudanden och notera viktiga mått för prestanda och kundnöjdhet.
- Träffa intressenter, inklusive personer som är direkt involverade i IT-hanteringen och det dagliga arbetet. Identifiera arbetsuppgifter som är tidskrävande och som potentiellt kan optimeras.
- Kartlägg dina nuvarande arbetsflöden. Finns det områden där modernare teknikval skulle kunna spara personalens tid, minska driftstopp eller sänka kostnaderna?
När du har identifierat förbättringsområden kan du börja genomföra förändringar. Fortsätt att övervaka måtten ovan och gå regelbundet igenom dessa frågor. Att upprätthålla en effektiv IT-infrastruktur är en pågående process, och det finns alltid sätt att förbättra dina driftsättningar.
5 områden där du kan öka din IT-effektivitet
1. Förbättra insynen genom att utnyttja data
Stordata är inget nytt koncept. År 2012 kallade Harvard Business Review stordata för ”ledningsrevolutionen”. Trots den tidiga uppmärksamheten har införandet gått långsamt. Gartner uppskattar att endast omkring 33 % av stora organisationer kommer att använda stordata för beslutsintelligens i slutet av 2023.
Dina IT-driftsättningar genererar många loggar och stora mängder data, och du har även tillgång till mycket information om kundernas beteenden. Använd dessa data för att få insyn i både den tekniska prestandan hos dina system och dina användares vanor.
2. Ta till dig molnlösningar
Flexibilitet, skalbarhet och potentiella kostnadsbesparingar är några av de fördelar som molntjänstleverantörer erbjuder. Virtualisering och driftsättning av dina tjänster i flera datacenter världen över kan bidra till att maximera tillgängligheten för din SaaS-produkt och förbättra prestandan för internationella användare.
Om du för närvarande driftar dina tjänster lokalt bör du överväga molnmigrering för att förbättra:
- Kostnadseffektivitet
- Skalbarhet och flexibilitet
- Förbättrat samarbete
- Katastrofåterställning och säkerhetskopiering av data
- Säkerhetsförbättringar
- Tillgång till avancerad teknik
- Fokus på kärnverksamheten
- Miljöpåverkan
3. Utnyttja automatisering och AI
Automatisering och AI kan effektivisera många delar av din IT-verksamhet. Uppgifter som potentiellt lämpar sig för programvara för processautomatisering omfattar att granska kundfrågor innan de skickas vidare till helpdesk, bearbeta loggar över säkerhetshändelser och schemalägga återkommande underhållsuppgifter.
Leta efter sätt att införa automatisering som stödjer din befintliga arbetsstyrka och frigör deras tid så att de kan fokusera på uppgifter som direkt gynnar slutanvändarna.
4. Prioritera agila metoder och DevOps-metoder
Agile och DevOps kan bidra till att snabba upp din utvecklingsprocess genom att skapa en samarbetskultur och uppmuntra regelbundna driftsättningar och stegvisa förändringar. DevOps gör det möjligt för team att arbeta snabbare, testa nya idéer och misslyckas på ett sätt som innebär låg risk.
Som SaaS-organisation är ditt mål att förse användarna med produkter som har hög prestanda, är tillförlitliga och innovativa. DevOps-metoden innebär att du snabbt kan iterera på din produkt och leverera banbrytande funktioner till användarna utan den risk som är förknippad med stora versionsuppdateringar.
5. Ge teammedlemmarna möjlighet att lyckas
Informationstekniken förändras snabbt, och SaaS-leverantörer måste sträva efter att hålla sig uppdaterade med den senaste utvecklingen. Detta bör ske på alla nivåer, inte bara bland företagsledarna. Det finns oändligt många kostnadsfria IT-resurser, men att erbjuda IT-personalen möjligheter till kompetensutveckling, såsom utbildningar och certifieringar, bidrar till att minska personalomsättningen och förbättrar samtidigt deras förmåga att hjälpa kunderna.
Effektiva IT-chefer ser utbildningskostnader som en investering i organisationens hållbarhet.
Fallstudie: Kontinuerlig förbättring i praktiken
SaaS-leverantören Asana erbjuder verktyg för samarbete och uppgiftshantering för distribuerade team. Företagets programvara är avancerad, men många användare rapporterade långsamma sidladdningstider, vilket gjorde systemet frustrerande att använda.
På vissa sätt blev Asana ett offer för sin egen framgång. Företaget lanserades 2008, och när användarbasen växte upptäckte de att det applikationsramverk som de ursprungligen hade utvecklat inte kunde skalas.
Företaget ägnade flera år åt att hitta sätt att minska (och dölja) nätverksfördröjningen och i allmänhet göra applikationen mer tillförlitlig. De bytte också användargränssnitt till React för att förbättra den övergripande användarupplevelsen.
Dessa förändringar halverade laddningstiderna och förbättrade användarupplevelsen avsevärt. Asana slog sig dock inte till ro efter att ha uppnått dessa förbättringar. De fortsatte att iterera på och förbättra plattformen och uppdaterade sina API:er så att data kunde levereras till användarna tre gånger snabbare.
Sedan dess har företaget fokuserat på kontinuerlig förbättring och introducerat nya funktioner, däribland AI-drivna verktyg för att tillgodose användarnas efterfrågan.
Skapa en kultur av effektivitet inom IT
IT-effektivitet är inte bara ett modeord att använda i ledningsrapporter; det är ett grundläggande sätt att säkerställa företagets hållbarhet.
En kultur av IT-effektivitet innebär att IT-avdelningen och personer i centrala ledarpositioner förstår vikten av att balansera kundupplevelsen med IT-utgifterna. Målet med att förbättra effektiviteten är inte enbart att sänka kostnaderna – i stället handlar det om att hitta sätt att leverera samma höga servicekvalitet samtidigt som den ekonomiska och underhållsmässiga belastningen på teamen minskar.
Du kan få intressenterna med dig på dessa idéer genom att fokusera på hur ökad IT-effektivitet stämmer överens med organisationens mål. Kunderna kommer till exempel att gynnas av bättre prestanda, snabbare lansering av nya funktioner och potentiellt även lägre priser. Dina team gynnas genom att få möjlighet att utveckla sina kompetenser och samtidigt bli mer produktiva tack vare förbättrade arbetssätt.
Vill du ha mer?
Letar du efter fler guldkorn inom IT? Det finns oändligt många resurser för blivande IT-ledare, från podcasts om tekniskt ledarskap till böcker om IT-hantering och mycket mer.
Du bör också prenumerera på vårt nyhetsbrev för de senaste insikterna från CTO:er, med de bästa guiderna, resurserna och råden från experter inom IT.
Vanliga frågor
Hur kan SaaS-företag mäta effektivitetsvinster inom IT?
SaaS-företag kan mäta effektivitetsvinster inom IT genom att ta hänsyn till mätvärden som driftstopp, serverutnyttjande, driftskostnader och svarstider. Att minska kostnaderna samtidigt som prestandan bibehålls tyder på ökad effektivitet.
Vilken roll spelar kundupplevelsen för effektiviteten inom IT?
Kundupplevelsen måste bibehållas vid alla förändringar som syftar till att öka effektiviteten inom IT. En digital omvandling som minskar kundnöjdheten skulle sannolikt leda till kostnader i form av förlorade kunder på lång sikt.
Hur ofta bör effektiviteten inom IT utvärderas på nytt i en SaaS-modell?
Traditionella prestandamätvärden relaterade till IT gäller fortfarande för SaaS-organisationer. Andra mätvärden, bland annat churnfrekvenser, kundlivstidsvärden och kundnöjdhetspoäng, kan dock ge insikt i hur förändringar har påverkat kundnöjdheten.
