Avyttring av IT-tillgångar (ITAD): Den ultimata guiden
På en nivå är avveckling av IT-tillgångar (ITAD) ganska självförklarande: Organisationer är beroende av stora mängder hårdvara, programvara, data och annan teknik. Teknik varar inte för evigt, och stora företag behöver i synnerhet en process för att effektivt avveckla uttjänta tillgångar.
I enklaste bemärkelse finns ITAD av praktiska skäl; det är inte som att företag bara kan stapla gamla stationära datorer och bärbara datorer i ett tomt konferensrum för all framtid. Men det finns mer övergripande skäl för ITAD, bland annat säkerhet, regelefterlevnad, riskhantering och företagsansvar/hållbarhet, för att nämna några.
I den här artikeln går vi djupare in på ITAD – vad det är, varför det är viktigt och hur det utvecklas.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är avveckling av IT-tillgångar (ITAD)?
ITAD är en sedan länge grundläggande del av IT-drift och IT-hantering. Som en specifik disciplin inom den bredare hanteringen av IT-tillgångars livscykel (ITAM/ITALM) omfattar ITAD korrekt avveckling eller återanvändning av IT-hårdvara, programvara, data samt annan teknik och utrustning när den når slutet av sin livscykel. ”Avveckling” kan ta sig olika uttryck, bland annat vidareförsäljning eller remarketing, återvinning, datasanering/radering av data eller faktisk avyttring av IT-tillgångar.
En ”IT-tillgång” omfattar ett brett spektrum av teknik och information: IT-hårdvara som servrar i ett datacenter, nätverksutrustning, bärbara datorer för anställda och andra enheter, programvaruapplikationer och – i allt högre grad – enorma mängder data. Det kan också omfatta ett stort antal andra tekniker, något vi återkommer till lite senare.
ITAD är i grunden processen att avveckla teknik på ett säkert, kostnadseffektivt och hållbart sätt.
Varför ITAD är viktigt
Den sista punkten visar (tydligt) varför ITAD fortsätter att vara så viktigt. Till att börja med är det avgörande för kostnadshantering, inköpsplanering och andra behov. Ett effektivt program för avveckling av IT-tillgångar är till exempel centralt för att planera och prognostisera nya IT-inköp och få bästa möjliga priser.
Det är också en allt viktigare del av en organisations övergripande säkerhet och, inom många branscher, regelefterlevnad. Det finns anledning att hävda att ITAD är viktigare i dag än någonsin, tack vare den ständigt växande listan över potentiella ”tillgångar” som ett ITAD-program omfattar.
I en tid av molntjänster, distribuerade datormodeller, distribuerade arbetsmodeller (t.ex. distans- och hybridarbete) och exponentiellt växande datamängder ignorerar en organisation ITAD på egen risk.
Vilka enheter och tekniker omfattar ITAD?
ITAD kan omfatta ett brett spektrum av hårdvara, programvara och data, inklusive men inte begränsat till:
- Datorer och annan IT-hårdvara, såsom stationära datorer, bärbara datorer, servrar i ett datacenter och så vidare.
- Annan fysisk och virtuell infrastruktur, såsom nätverksutrustning eller externa hårddiskar.
- Mobila enheter, såsom telefoner och surfplattor, eller det växande antalet bärbara eller på annat sätt anslutna sensorer och enheter, såsom en GPS-enhet i ett företagsfordon.
- Programvara, inklusive alla slags företagsapplikationer och verktyg för hantering av programvarutillgångar.
- Företagsdata, särskilt känsliga data.
- Ett brett spektrum av andra enheter och annan utrustning, såsom kassautrustning i detaljhandeln eller IoT-enheter i en tillverkningsmiljö.
Den listan utvecklas också regelbundet – en trend vi återkommer till nedan.
ITAD och företagsansvar
ITAD har länge förknippats med datasäkerhet: långt innan stora datamängder, allestädes närvarande distribuerade kontor och liknande uppstod kunde felaktig avveckling av hårdvara som stationära eller bärbara datorer leda till dataintrång, läckta inloggningsuppgifter och andra risker.
Det är lika sant i dag. Men ITAD spelar också en oproportionerligt stor roll för företagsansvar och hållbarhet, inklusive ESG-initiativ.
Det innebär att du sannolikt kommer att höra allt mer om ITAD som en möjliggörare för sådant som elektroniskt avfall, ansvarsfull återvinning och initiativ inom den cirkulära ekonomin – särskilt med tanke på mängden och omfattningen av teknikportföljen hos alla större företag.
Vad omfattas av ITAD-företag
ITAD-leverantörer erbjuder vanligtvis en meny av ITAD-tjänster som kan stödja CTO:er och deras team genom att hantera mycket av det operativa arbete och den expertis som krävs för att driva ett effektivt ITAD-program. ITAD-företag kan erbjuda:
- Reparations- och renoveringstjänster som förlänger livslängden efter teknisk livslängd och maximerar IT-investeringar.
- Återvinning av elektronik och tjänster för elektroniskt avfall som minimerar teknikavfall på soptippar och annan miljöpåverkan.
- Säker vidareförsäljning och återförsäljning av hårdvara och annan utrustning för värdeåtervinning, företagens hållbarhet och andra ändamål.
- Säker destruktion av data, såsom radering av data från hårddiskar och andra tillgångar som kan återanvändas eller återvinnas.
- Allmänna tjänster för hantering av IT-tillgångar.
- Expertis inom regelefterlevnad utifrån både jurisdiktion och branschkrav.
Vad är nytt inom ITAD
Även om ITAD har funnits i någon form i årtionden är det ingen statisk process. Det beror på att IT i sig inte är statiskt – definitionen av ”IT-tillgång” har exempelvis förändrats och utvidgats under de senaste åren. Det handlar inte längre enbart om att spåra, hantera och avveckla lokala tillgångar på ett företagsområde eller i ett datacenter.
”När organisationer i allt högre grad förlitar sig på tillfälliga tillgångar, inklusive containrar och molninstanser, måste de ompröva sina rutiner för spårning av IT-tillgångar”, säger Tackett.
Ingebretsen delar med sig av tre andra framväxande trender som CTO:er och deras team bör ha i åtanke nu och under det kommande året.
- Förstå hur ITAD-strategier påverkas av ESG-rapportering och andra externa krav. ITAD har alltid varit en smart affärs- och teknikpraxis. Men det blir i allt högre grad en obligatorisk praxis eftersom den är direkt kopplad till krav på ESG-rapportering, regelverk för regelefterlevnad och säkerhet samt annat.
Ingebretsen hänvisar till direktivet om företagens sociala ansvar (CSR) i Europeiska unionen som ett tydligt exempel. Direktivet kräver att stora företag som är verksamma i EU rapporterar om sin miljömässiga och sociala praxis samt sin påverkan.
”CTO:er kommer att behöva implementera ITAD-processer som integrerar CSR-praxis i deras verksamhet och hantering av leveranskedjan”, säger Ingebretsen. ”De kommer att behöva säkerställa att deras processer för avveckling och återvinning av elektroniskt avfall är miljömässigt ansvarsfulla, följer alla relevanta regler och är socialt ansvarsfulla i sin affärsverksamhet.”
Det innebär att ITAD inte bara kopplas till frågor som miljömässig hållbarhet utan även till frågor som arbetsplatssäkerhet och initiativ för levnadslöner.
Även om CSR är specifikt för företag som är verksamma i EU förväntar sig Ingebretsen och andra experter att det blir en del av en global våg av lagstiftning och reglering som syftar till större företagsansvar och hållbarhet.
- Förstå hur ITAD kopplas till initiativ för nettonollutsläpp och andra miljöåtgärder. ITAD kommer att vara en avgörande process för företag som arbetar mot nettonollutsläpp eller nettonollutsläpp av koldioxid, oavsett om det beror på lagstadgade krav eller på att det är en god affärspraxis som även kan optimera teknikkostnaderna.
”ITAD kan också hjälpa företag att minska sitt koldioxidavtryck genom att optimera IT-utrustningens livslängd”, säger Ingebretsen. ”Genom att förlänga IT-tillgångarnas användbara livslängd kan företag minska behovet av frekventa ersättningar, vilket avsevärt kan minska mängden koldioxidutsläpp som är förknippade med produktion och transport av ny utrustning.”
När livscyklerna för IT-tillgångar inte kan förlängas blir återvinning avgörande – inklusive möjligheten att rapportera om de positiva effekterna. ”Ett måste för ITAD 2023 är att rapportera koldioxidbesparingarna från återanvändning och återvinning så att CTO:er kan bidra till företagets hållbarhetsrapportering”, säger Ingebretsen.
- Håll dig uppdaterad om bästa praxis och ramverk för datasäkerhet. Slutligen är det viktigt att komma ihåg att eftersom teknik och data ständigt förändras utvecklas även metoderna för att säkra denna teknik och data. Ingebretsen påpekar att riktlinjerna NIST SP 800-88 hör till de mest använda metoderna för sanering av lagringsmedier. Men det ramverket har inte uppdaterats på nästan ett decennium, tillägger han, så IEEE gav nyligen ut standarden IEEE 2883-2022 för att överbrygga gapet.
”IEEE 2883-2022 innehåller riktlinjer för att på ett säkert sätt radera data på logisk och fysisk lagringsteknik som utvecklats efter att NIST:s riktlinjer senast reviderades”, säger Ingebretsen.
Sammanfattning
Avveckling av IT-tillgångar är en föränderlig grundpelare inom företagens IT och spelar en allt större roll för datasäkerhet, företagsansvar och mycket mer.
Prenumerera på The CTO Clubs nyhetsbrev för fler ultimata guider och bästa praxis för ITAD.
