Os RH notificam-no à última hora sobre novas contratações, deixando-o a correr para preparar tudo? Não tem a certeza de quem vai entrar, quando ou do que vai precisar no primeiro dia? Os colaboradores saem sem devolver o equipamento da empresa ou com o acesso ao software ainda ativo? As licenças não utilizadas dos colaboradores que saem estão silenciosamente a consumir o seu orçamento de TI?
O software de gestão de ativos e licenças de TI da Setyl ajuda as equipas de TI a resolver estes desafios comuns, proporcionando estrutura e visibilidade em todas as fases do ciclo de vida dos colaboradores.
Os fluxos de trabalho dedicados de integração e saída de colaboradores da plataforma proporcionam controlo e clareza em todo o processo de entrada-mudança-saída (JML) — garantindo que os ativos e acessos corretos são atribuídos e recuperados no momento certo.
Nesta análise aprofundada da funcionalidade, exploramos como a Setyl automatiza e simplifica os processos de integração e saída de colaboradores, reduzindo o esforço manual e os estrangulamentos, diminuindo os gastos excessivos em TI e protegendo contra riscos de segurança e conformidade.
Visão geral das funcionalidades de integração e saída de colaboradores
Processo de integração de utilizadores da Setyl: atribuição de equipamento e licenças
- Fluxos de trabalho de integração automatizados desencadeados por integrações com sistemas de RH.
- Listas de verificação de integração baseadas em funções para atribuir os ativos e acessos corretos.
- Atribuições automatizadas de dispositivos e licenças através de integrações nativas.
- Acompanhamento dos níveis de inventário para prevenir faltas de equipamento à última hora.
- Questionários sobre ativos e licenças de TI para confirmar a receção dos ativos e registar a aceitação das suas políticas.
- Perfis de utilizador abrangentes para registar todas as atribuições, alterações e documentação.
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Fluxo de trabalho de saída de colaboradores da Setyl: recuperação de ativos e revogação de acessos
- Fluxos de trabalho de saída automatizados desencadeados por sincronizações com sistemas de RH.
- Lista completa de ativos e licenças atribuídos para recuperação.
- Visão geral da função de administrador e da propriedade para garantir uma transferência adequada.
- Dados de atividade dos colaboradores para identificar licenças e subscrições não registadas.
Processo de integração de utilizadores da Setyl: atribuição de equipamento e licenças
A Setyl ajuda as equipas de TI a melhorar o seu processo de integração através de uma maior automatização, visibilidade e manutenção de registos. A plataforma garante que todos os novos colaboradores recebem consistentemente os dispositivos de TI, o software e os acessos adequados desde o primeiro dia, eliminando estrangulamentos e atrasos, ao mesmo tempo que proporciona uma experiência tranquila aos colaboradores.
1. Fluxos de trabalho de integração desencadeados automaticamente
Como parte da sua extensa gama de integrações, a Setyl oferece integrações prontas a utilizar com mais de 50 sistemas de RH e IAM, incluindo BambooHR, HiBob, Workday, Okta e outros.
Quando a sua equipa de RH ou de operações adiciona um novo colaborador e uma data de entrada no seu sistema de RH ou IAM, a Setyl move automaticamente esse utilizador para uma fase de integração. A sua equipa é então notificada de imediato sobre o novo utilizador, eliminando silos departamentais e transferências falhadas.
2. Listas de verificação de integração baseadas em funções
Com a Setyl, pode criar modelos normalizados de equipamento de TI e acesso a software adaptados a funções específicas. Estes modelos podem basear-se no cargo, departamento, localização, nível de senioridade ou numa combinação destes elementos, ajudando-o a estabelecer uma política empresarial consistente para a atribuição de ativos e acessos.
Por exemplo, pode criar um modelo para colaboradores de vendas em Nova Iorque, profissionais de design no Reino Unido ou executivos da sede.
Ao integrar um colaborador na Setyl, basta aplicar o modelo relevante. Isto irá gerar uma lista de verificação de itens de hardware e software que este deverá receber, permitindo-lhe pesquisar e atribuir facilmente ativos a partir dos grupos predefinidos e fornecer aos novos colaboradores todas as ferramentas de que necessitam desde o primeiro dia.
3. Atribuição automatizada de dispositivos e licenças
Se as atribuições de ativos já estiverem registadas ou alocadas noutro sistema, como o seu MDM, RMM, IAM ou outras aplicações empresariais, pode importar estes dados automaticamente para o Setyl, sem necessidade de intervenção manual durante a integração.
Quando um novo dispositivo é detetado e importado do seu MDM ou RMM para o Setyl, pode ser automaticamente atribuído ao utilizador registado nesse sistema. Da mesma forma, quando uma licença de software é atribuída numa plataforma como o Okta ou já está alocada em algumas das suas principais aplicações empresariais, essa informação é imediatamente capturada e registada no Setyl.
4. Monitorização dos níveis de inventário
Mantenha níveis de inventário ideais e garanta que o equipamento informático está sempre prontamente disponível para integrar novos colaboradores, com visibilidade e alertas de stock.
O Setyl permite-lhe organizar os ativos em grupos personalizados, com base em qualquer combinação de atributos, desde a localização às especificações do dispositivo, para uma supervisão mais clara. Pode depois configurar alertas para ser notificado quando os níveis descem abaixo de um limite predefinido, dando-lhe tempo para voltar a encomendar antes que ocorram ruturas de stock.
5. Inquéritos sobre ativos informáticos e licenças
Depois de atribuir todo o equipamento relevante e o acesso ao software aos novos colaboradores durante o processo de integração, pode confirmar a receção através dos inquéritos incorporados do Setyl.
Os inquéritos pedem aos colaboradores que confirmem que receberam os ativos e as licenças registados no Setyl e que concordem com a sua política de utilização aceitável. Todas as respostas são registadas no Setyl e permanecem acessíveis para auditorias ou futuros processos de saída.
6. Perfis de utilizador abrangentes
Os perfis de colaboradores dedicados garantem que todas as informações relacionadas com cada pessoa são registadas e facilmente acessíveis.
Estas informações incluem ativos informáticos, licenças e funções de administrador atribuídos, informações organizacionais do colaborador, estado do utilizador (em integração, em processo de saída, ativo, arquivado), documentação e inquéritos concluídos, bem como um registo de todas as atividades.
Processo de saída de colaboradores do Setyl: recuperação de ativos e revogação de acessos
O Setyl proporciona uma forma eficaz de recuperar ativos de hardware e revogar o acesso aos sistemas dos colaboradores que saem durante o processo de saída. Esta abordagem estruturada ao processo de saída dos utilizadores ajuda a garantir o bom funcionamento das operações, reforça a segurança da informação, apoia a preparação para auditorias e evita despesas de TI desnecessárias depois da saída de um colaborador.
1. Processos de saída acionados automaticamente
O Setyl notifica-o assim que é adicionada uma data de saída para um colaborador no seu sistema de RH ou IAM integrado.
O colaborador que está a sair é então automaticamente movido para uma fase de saída, levando a sua equipa a tomar as medidas necessárias, sem ter de esperar por um pedido ou por uma notificação manual da sua equipa de RH.
2. Lista completa de ativos e licenças atribuídos
Cada perfil de utilizador apresenta uma lista clara de todos os ativos informáticos e licenças atribuídos, juntamente com as respostas aos inquéritos que confirmam a receção.
Utilize esta lista de verificação do processo de saída para identificar o equipamento que precisa de ser devolvido e as licenças que precisam de ser revogadas ao colaborador que está a sair, assinalando cada item à medida que é concluído.
3. Visão geral das funções de administrador e da propriedade
Cada função de administrador empresarial ou técnico que tenha sido atribuída ao colaborador é apresentada no respetivo perfil.
Durante o processo de saída, reveja a lista para garantir que todos os direitos de administrador de software são revogados e que a propriedade é devidamente transferida.
4. Dados da atividade do colaborador
Audite os dados recentes da atividade do colaborador no software para identificar quaisquer licenças ou subscrições não registadas que também devam ser tratadas durante o processo de saída.
Estes dados podem ser obtidos a partir de SSO, IAM, IDP e outras aplicações empresariais ligadas, que detetam e importam inícios de sessão e atividade dos utilizadores para o Setyl.
Delegue e colabore durante os seus processos de integração e saída
Quer delegar as tarefas de integração e saída nas equipas mais relevantes da sua organização?
A interface clara e o design intuitivo do Setyl tornam-no fácil de utilizar por todos, incluindo colegas com menos conhecimentos técnicos. Além disso, as funções e permissões dedicadas permitem-lhe manter o controlo sobre quem pode aceder a áreas específicas da plataforma.
Isto significa que pode partilhar e delegar tarefas ao longo do processo de integração e saída de colaboradores com outras áreas da sua organização — como sublocalizações, equipas de RH e operações ou responsáveis de departamento — garantindo simultaneamente que todas as atualizações ficam registadas numa plataforma centralizada.
Veja o software de integração e saída de colaboradores da Setyl em ação
Marque uma demonstração da plataforma para ver em direto os processos de atribuição e recuperação de ativos da Setyl e solicitar um período de teste para experimentar a plataforma em primeira mão.
