Os seres humanos e as máquinas produzem mais de 2,5 quintiliões de bytes de dados diariamente. São 2,5, seguidos de uns impressionantes 18 zeros. Mais vale optar pelo plano de dados ilimitados do seu ISP!
Por muito bom que seja na recolha de dados, os dados têm pouco valor, a menos que consiga compreendê-los. O objetivo não é ver quem consegue encher primeiro o disco rígido. É utilizar os dados para tomar decisões informadas sobre as suas operações.
É por isso que estamos a elogiar a integração de dados. Elaborámos este guia para o ajudar a compreender o que é a integração de dados e como pode ajudá-lo a criar uma fonte única de verdade para a sua empresa.
O que é a integração de dados?
Se utilizar várias fontes de dados, precisa de uma forma de manter tudo organizado. Caso contrário, os membros da equipa não conseguirão identificar lacunas no mercado, compreender as tendências atuais ou tomar decisões em tempo real.
A integração de dados envolve a criação de uma visão unificada a partir de diferentes fontes de dados. Por exemplo, uma empresa típica pode recolher dados dos seguintes locais:
- Software de gestão de relações com clientes (CRM)
- Inquéritos de marketing
- Sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP)
- Sistemas de informação de recursos humanos (HRIS)
- Redes sociais
- Bases de dados governamentais
Sem ferramentas de integração de dados, analisar várias fontes e determinar de que forma cada conjunto de dados se relaciona com os restantes é extremamente demorado. Imagine quanto tempo demoraria a analisar o seu CRM para determinar se todos os clientes que responderam a um inquérito tinham sido introduzidos no sistema.
Silos de dados
Também tem de se preocupar com os silos de dados, que são repositórios de dados controlados por pequenos grupos de pessoas dentro da sua organização. É certo que essas pessoas podem utilizar os dados para tomar decisões empresariais, mas mais ninguém pode fazê-lo. Pense num silo como uma enorme parede de tijolos que impede os seus colaboradores de acederem a dados relevantes e de os utilizarem para aumentar a eficiência operacional.
Uma boa solução de integração de dados recolhe dados de fontes díspares e disponibiliza-os a todos os que deles precisam, transformando os megadados num ativo para a sua organização em vez de num fardo.
Principais benefícios da integração de dados
A inteligência empresarial é uma expressão abrangente que descreve as atividades envolvidas na análise de dados e na sua transformação em informação acionável. Antes de estabelecer um programa de BI eficaz, tem de encontrar uma forma de extrair dados de diferentes sistemas e disponibilizá-los aos principais responsáveis pela tomada de decisões. A integração de dados pode ajudar a sua empresa das seguintes formas:
1. Melhor qualidade dos dados
A qualidade dos dados descreve em que medida um conjunto de dados cumpre os seus critérios de exatidão, consistência e completude. Os dados de elevada qualidade ajudam-no a tomar decisões, enquanto os dados de baixa qualidade conduzem-no a buscas inúteis.
Por exemplo, os dados duplicados são um problema porque o impedem de tomar decisões exatas. Se tiver três registos do mesmo cliente, poderá contabilizar três vezes a sua despesa anual, tornando impossível produzir estimativas precisas de receitas.
O processo adequado de integração de dados elimina duplicados e outros problemas de qualidade dos dados, proporcionando-lhe conjuntos de dados melhores. Como resultado, os membros da sua equipa podem tomar decisões com confiança.
2. Poupança de custos
Quando otimiza a sua abordagem à gestão de dados, elimina redundâncias e reduz a sua dependência de tarefas manuais. Também gasta menos em serviços de TI, formação e outras atividades, facilitando a concretização dos objetivos financeiros da sua empresa.
Por exemplo, se estiver a gastar $50,000 por ano em serviços relacionados com a recolha de dados em tempo real e a sua disponibilização aos membros da equipa, uma redução de 10% nos custos permitir-lhe-ia poupar $5,000. Assim, a integração de dados torna possível aumentar a sua margem de lucro, mesmo que as suas receitas e outras despesas permaneçam iguais.
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3. Melhor tomada de decisões e colaboração
Quando toma decisões com conjuntos de dados incompletos, é como disparar contra um alvo com os olhos vendados. É certo que pode acertar no alvo por acaso, mas não é a melhor forma de o fazer.
A integração de dados permite-lhe combinar dados de vários sistemas de origem num único local. Também melhora a qualidade da sua análise de dados e reduz a necessidade de introdução manual de dados, deixando aos membros da equipa mais tempo para se dedicarem a atividades estratégicas de tomada de decisões.
Antes de as plataformas de integração de dados se tornarem amplamente disponíveis, muitos funcionários tinham dificuldades em colaborar de forma eficaz.
4. Maior eficiência
Simplificar os processos empresariais é uma das melhores formas de reduzir o desperdício e aumentar a produção. Se tiver uma única fonte de verdade para a sua empresa, os membros da equipa não terão de perder tempo a aceder a vários sistemas ou a lidar com dados em vários formatos. Podem consultar um painel de controlo empresarial ou aceder a relatórios personalizados, dispondo assim de mais tempo para outras atividades.
5. Experiências de cliente de maior qualidade
Como benefício adicional, a integração de dados pode conduzir a um aumento da satisfação dos clientes. Por exemplo, se tiver acesso a muitos dados relevantes, pode utilizá-los para mapear a jornada do cliente. Isto facilita a determinação do processo seguido por um cliente desde o momento em que toma conhecimento da sua marca até ao momento em que efetua uma compra.
6. Aumento das fontes de receita
Melhorar a sua capacidade de extrair, transformar e analisar dados também possibilita a criação de novas fontes de receita. Por exemplo, algumas empresas rentabilizam atualmente os seus dados, aumentando as receitas sem investirem fortemente em novos recursos.
A Walmart é um dos melhores exemplos. Depois de dominar os preços baixos todos os dias, a gigante do retalho começou a partilhar dados com os fornecedores. O seu produto de dados, Walmart Luminate, fornece aos comerciantes informações valiosas sobre o comportamento dos consumidores e o desempenho dos canais, permitindo-lhes tomar melhores decisões.
7. Maior acessibilidade dos dados
Sem a integração de dados, seria difícil para os membros das equipas de vendas, marketing e serviço de apoio ao cliente partilharem dados exatos. Agora que os sistemas CRM estão disponíveis, os funcionários destes departamentos podem saber exatamente o que está a acontecer com os clientes e potenciais clientes a qualquer momento.
Por exemplo, se um agente de apoio ao cliente falar com 10 clientes que apresentam a mesma reclamação, pode registar esses dados no seu sistema CRM. Da próxima vez que um profissional de vendas analisar os dados, estará mais bem preparado para ultrapassar as objeções dos clientes e definir expectativas realistas.
8. Maior segurança dos dados
Obter uma vantagem competitiva é uma das melhores razões para utilizar a integração de dados, mas não é a única. A integração de dados também protege a sua empresa contra riscos de segurança graves.
Por exemplo, se mudar para um sistema no local, será mais fácil gerir o acesso aos dados armazenados nos seus servidores. Pode configurar o acesso baseado em funções, garantindo que os funcionários não conseguem aceder a dados confidenciais que não estejam relacionados com as suas funções. Também é mais fácil criar um controlo de auditoria detalhado utilizando um sistema integrado em vez de várias fontes de dados.
9. Partilha harmoniosa de dados
A partilha harmoniosa de dados é uma das vantagens mais significativas da integração de dados. Um processo “harmonioso” permite que os membros da equipa partilhem, recebam e analisem dados sem terem de passar por processos complicados.
Por exemplo, o seu departamento de RH tem de partilhar informações com os departamentos de processamento salarial, contabilidade, gestão de projetos e outras equipas. Sem a integração de dados, teria de passar grande parte do seu tempo a fazer chamadas telefónicas, a escrever e-mails e a pesquisar em sistemas distintos para encontrar dados valiosos.
Graças à integração de dados empresariais, é possível que os funcionários de outros departamentos acedam aos dados de RH, permitindo-lhes tomar melhores decisões. Se um gestor de projetos precisar de saber se dispõe de recursos humanos suficientes para iniciar um novo projeto, pode encontrar facilmente a informação num painel de controlo empresarial. A contabilidade também pode monitorizar as tendências de contratação para determinar se os custos salariais irão aumentar ou diminuir.
10. Maior agilidade
As empresas ágeis respondem rapidamente a novas oportunidades no mercado, o que as torna mais bem-sucedidas. A integração de dados aumenta a agilidade ao garantir que os membros da equipa têm acesso a dados em tempo real. Como resultado, os funcionários podem tomar decisões com base no que está a acontecer agora, e não no que estava a acontecer há 2 meses, quando executou o seu último relatório.
Eis um exemplo. Imagine que um dos seus concorrentes mais próximos encerra a atividade sem aviso prévio. Se tiver uma visão unificada dos dados da sua empresa, poderá determinar rapidamente se dispõe dos recursos necessários para preencher esta nova lacuna no mercado. Por conseguinte, a integração de dados também aumenta a escalabilidade.
11. Governação unificada dos dados
A governação dos dados diz respeito às suas políticas de recolha, armazenamento, processamento e recuperação de dados. Para além de aumentar a competitividade, a integração de dados facilita a definição destas políticas e garante que os membros da equipa as cumprem. Por exemplo, pode criar facilmente uma política relacionada com o armazenamento e a recuperação dos dados dos clientes.
Estratégias de integração de dados para transformar as operações
Integração manual de dados
A integração manual de dados implica que os engenheiros escrevam código para controlar a movimentação dos dados. É mais adequada para empresas que precisam de integrar apenas algumas fontes de dados.
Benefícios
- Controlo total sobre o processo de integração
- Menos dispendiosa do que outros métodos
Desvantagens
- Propensa a erros
- Requer programação manual
Caso de utilização
A integração manual seria ideal para uma pequena empresa de contabilidade que precisa de integrar dados de um programa de contabilidade separado no seu sistema de contabilidade.
Integração de dados baseada em API
A integração baseada em API liga duas ou mais aplicações através das respetivas interfaces de programação de aplicações, permitindo-lhes trocar dados.
Benefícios
- Automatizada
- É escalável à medida que aumenta a quantidade de dados no seu sistema
- Opção fácil de utilizar
- Transferência simples de dados entre aplicações
Desvantagens
- Requer várias aplicações
- Depende de APIs externas
- Requer gestores de dados qualificados para supervisionar o processo
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Caso de utilização
A integração baseada em API pode ser uma boa opção para uma empresa que já utilize várias aplicações e precise de uma forma de as ligar todas.
Virtualização de dados
A virtualização de dados utiliza software para ligar várias fontes de dados, facilitando a criação de uma visão unificada da sua empresa. É especialmente útil em ambientes de mercado dinâmicos, proporcionando-lhe acesso a dados em tempo real.
Armazenamento de dados
O armazenamento de dados implica extrair dados de várias fontes e armazená-los num único repositório. Tal como a virtualização, o armazenamento de dados aumenta o acesso a dados em tempo real. É benéfico para empresas do setor da saúde, uma vez que permite combinar resultados laboratoriais, relatórios de anatomia patológica, registos de prescrições, notas operatórias e outras fontes de dados relacionadas com a saúde.
Principais conclusões
A integração de dados não pode fazer aparecer milhões de euros do nada, mas pode ajudá-lo a aumentar a eficiência, identificar novas fontes de receitas e melhorar a colaboração na sua empresa.
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