Najlepsze praktyki automatyzacji w transformacji cyfrowej

Transformacja cyfrowa oznacza coś innego dla każdego, w zależności od branży, w której działa firma. Na przykład:

• Firma handlowa może być przede wszystkim zainteresowana transformacją cyfrową, aby pomóc personalizować i poprawiać doświadczenia klientów
• Menedżer w firmie produkcyjnej może powiedzieć, że chodzi przede wszystkim o usprawnienie linii produkcyjnych i logistyki.
• W przypadku przedsiębiorstw użyteczności publicznej transformacja cyfrowa będzie prawdopodobnie koncentrować się na zarządzaniu zasobami, ponieważ organizacje te mają miliony zasobów, które muszą monitorować i którymi muszą zarządzać.

Niezależnie od branży, główny nacisk transformacji cyfrowej powinien być położony na działania, które przyniosą organizacji największe korzyści w stosunku do poniesionych nakładów — szczególnie na działania, które zapewnią firmie przewagę nad konkurencją. Aby osiągnąć te wartościowe zmiany, firmy sięgają po automatyzację.

Niedawny raport firmy Gartner wskazuje, że rynek technologii umożliwiających hiperautomatyzację ma wzrosnąć o prawie 24% w latach 2020–2022, ponieważ organizacje przyspieszające realizację planów transformacji cyfrowej potrzebują większej automatyzacji procesów informatycznych i biznesowych.

Chociaż automatyzację historycznie postrzegano przez pryzmat zwiększania wydajności, obecnie to się zmieniło.

Bardzo niewiele rzeczy w miejscu pracy nie może zostać zautomatyzowanych, a decyzja o tym, co należy potraktować priorytetowo, zależy od tego, które automatyzacje zapewnią najlepszy zwrot z inwestycji.

Decydując, które automatyzacje wdrożyć, firmy powinny skupić się na następujących sprawdzonych praktykach:

• Najpierw określ cel transformacji cyfrowej
• Upewnij się, że narzędzie jest „odpowiednie do celu”, a nie tylko „nadaje się do użycia”
• Upewnij się, że wszystkie systemy mogą bezproblemowo komunikować się ze sobą
• Rozważ przejście na model subskrypcyjny w przypadku usług lub produktów
• Transformacja cyfrowa wymaga ciągłego rozwoju

1. Najpierw określ cel transformacji cyfrowej

Zanim firma zacznie zastanawiać się, jaka technologia będzie potrzebna, powinna rozważyć, co chce osiągnąć dzięki przeprowadzeniu transformacji cyfrowej. Zwłaszcza że dział IT będzie musiał skupić się zarówno na szybkich sukcesach, jak i największych efektach, ważne jest, aby najpierw określić, dlaczego firma automatyzuje dany proces i jaki jest cel tego działania.

Po ustaleniu celu działania dział IT może zająć się narzędziami, które pomogą go osiągnąć.

Na przykład jeśli celem jest poprawa internetowych doświadczeń klientów, firma rozważy wykorzystanie funkcji opartych na sztucznej inteligencji, takich jak chatboty, aby zwiększyć zaangażowanie klientów. Jeśli natomiast celem firmy jest usprawnienie powtarzalnych procesów, powinna rozważyć zastosowanie technologii zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA).

2. Upewnij się, że narzędzie jest „odpowiednie do celu”, a nie tylko „nadaje się do użycia”

Po wybraniu przez firmę narzędzia lub technologii wspierającej automatyzację konkretnego procesu — takiej jak RPA lub chatboty — należy je przetestować. Błędem jest jednak uznanie, że sprawdzenie, czy coś nadaje się do użytku, jest wystarczające.

Narzędzie musi być nie tylko funkcjonalne, ale także ocenione pod kątem tego, czy zapewnia wzrost wydajności lub korzyści, których oczekiwała firma. Dotyczy to również niewielkich zmian. Jeśli ludziom mówi się, że zmiany wprowadzane przez firmę w jakiś sposób usprawnią ich pracę, należy to zweryfikować w testach.

Testowanie rozwiązania w celu ustalenia, czy jest ono „odpowiednie do celu”, polega na ciągłej ocenie względem wymagań biznesowych i kryteriów wartości. Firmy mogą to osiągnąć poprzez:

• przesunięcie testów statycznych na wcześniejszy etap,
• ocenę wymagań względem projektu za pomocą macierzy śledzenia wymagań,
• filtrowanie tej identyfikowalności w całym cyklu życia SDLC, przy ciągłym zadawaniu pytania: „czy to działanie spełnia wymagania i przynosi wartość biznesową?”.

Ideologię tę można rozszerzyć, definiując kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) na wczesnym etapie i uwzględniając te miary jako kryteria sukcesu podczas przeglądów projektu.

3. Upewnij się, że wszystkie systemy mogą bezproblemowo komunikować się ze sobą

Jednym z największych wyzwań związanych z automatyzacją procesów jest komunikacja danych. Pojedynczy proces w dziale sprzedaży może wymagać interakcji między systemami używanymi przez różne działy — od finansów po zaopatrzenie — takimi jak SAP lub Oracle.

W ramach jednej firmy może istnieć kilkadziesiąt systemów, z którymi trzeba się komunikować, a prawidłowe skonfigurowanie przepływu danych za pierwszym razem jest naprawdę trudne. Kluczowe jest poświęcenie czasu na upewnienie się, że systemy te mogą się ze sobą komunikować.

Najlepszym sposobem, aby firma mogła zapewnić bezproblemową współpracę systemów, jest zidentyfikowanie i ustalenie priorytetów integracji o krytycznym znaczeniu dla działalności, a także ocena poziomu ryzyka biznesowego wraz z poziomem ryzyka technicznego, aby wiedzieć, co należy przetestować w pierwszej kolejności i co jest najważniejsze dla firmy. Integracja dziennika transakcji w witrynie e-commerce, zawierająca dane dotyczące zakupów, ma większe znaczenie biznesowe niż integracja marketingowa śledząca informacje zwrotne dotyczące tagu Java.

Kolejnym często pomijanym elementem, gdy przechodzimy do bardziej sfederowanych środowisk, jest zapewnienie zespołom aplikacyjnym możliwości współpracy i zrozumienia mapowania między dwiema aplikacjami; należy zapytać: co wysyłam i czego oczekuję w odpowiedzi?

Zapewnienie bezproblemowej komunikacji między różnymi systemami działów ma kluczowe znaczenie. Zestawy narzędzi do automatyzacji QA mogą pomóc w walidacji tych integracji.

4. Rozważ przejście na model subskrypcyjny usług lub produktów

Transformacja cyfrowa może umożliwić firmom przejście na modele subskrypcyjne, co ma duży wpływ na klientów i daje firmom powód do komunikowania się z nimi codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Rzeczywistość jest taka, że ludzie myślą o posiadaniu subskrypcji Amazon Prime, a nie o płaceniu za dostawę następnego dnia. 

Przejście na modele subskrypcyjne toruje firmom drogę do automatyzacji i personalizacji wszystkich rodzajów komunikacji z klientami, a także dostarczania produktów i usług. Ostatecznie zwiększa to wydajność i poprawia doświadczenia klientów.

Transformacja cyfrowa wymaga ciągłej ewolucji

Transformacja cyfrowa modernizuje całą firmę, a każda organizacja, która nie planuje ewolucji, poniesie porażkę. Firmy zawsze muszą zastanawiać się, jak mogą zapewnić lepszą obsługę — to, czy „lepsza” oznacza wyższą jakość, niższy koszt (lub jedno i drugie), będzie zależeć od organizacji i jej branży.

W miarę jak oczekiwania klientów ewoluują, a nowe modele biznesowe zyskują na popularności, firmy muszą dostosowywać oferowane usługi, nawet jeśli usługa polega na dostarczeniu produktu fizycznego.

Transformacja cyfrowa nie jest działaniem, które wykonuje się „raz i koniec”. To ciągła ewolucja, postępująca równolegle z rozwojem technologicznym i zmianami oczekiwań klientów.

Firmy mogą ostatecznie rozwijać się dzięki dwutorowemu podejściu, które obejmuje wdrażanie szybkich i łatwych rozwiązań, a jednocześnie pracę nad problemami zapewniającymi firmie największą wartość w stosunku do kosztów, poprawiając równocześnie zarówno wyniki finansowe firmy, jak i doświadczenia jej klientów.

Aby poznać więcej najlepszych praktyk i wskazówek, które pomogą Ci rozwijać się wraz z branżą, zapisz się do newslettera The QA Lead.