Czy dział HR powiadamia Cię w ostatniej chwili o nowych pracownikach, przez co musisz w pośpiechu przygotować wszystko na ich przybycie? Nie masz pewności, kto dołączy do zespołu, kiedy to nastąpi ani czego będzie potrzebować pierwszego dnia? Czy pracownicy odchodzą bez zwrotu firmowego sprzętu lub z nadal aktywnym dostępem do oprogramowania? Czy niewykorzystane licencje odchodzących pracowników po cichu uszczuplają budżet IT?
Oprogramowanie Setyl do zarządzania zasobami IT i licencjami pomaga zespołom IT rozwiązywać te typowe problemy, zapewniając strukturę i widoczność na każdym etapie cyklu życia pracownika.
Dedykowane procesy platformy do wdrażania i wyłączania pracowników zapewniają kontrolę i przejrzystość w całym procesie dołączania, zmiany roli i odchodzenia pracownika (JML) — gwarantując, że właściwe zasoby i dostępy są przydzielane oraz odbierane we właściwym czasie.
W tym szczegółowym przeglądzie funkcji pokazujemy, jak Setyl automatyzuje i upraszcza proces wdrażania oraz wyłączania pracowników, ograniczając pracę ręczną i wąskie gardła, zmniejszając nadmierne wydatki na IT oraz chroniąc przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa i zgodności.
Przegląd funkcji wdrażania i wyłączania pracowników
Proces wdrażania użytkowników w Setyl: przydzielanie sprzętu i licencji
- Automatyczne procesy wdrażania uruchamiane przez integracje z systemami HR.
- Listy kontrolne wdrażania oparte na roli umożliwiające przydzielenie właściwych zasobów i dostępów.
- Automatyczne przydzielanie urządzeń i licencji za pośrednictwem natywnych integracji.
- Śledzenie poziomu zapasów zapobiegające niedoborom sprzętu w ostatniej chwili.
- Ankiety dotyczące zasobów IT i licencji potwierdzające odbiór zasobów i akceptację firmowych zasad.
- Kompletne profile użytkowników rejestrujące wszystkie przydziały, zmiany i dokumentację.
Want to learn more about Setyl?
Proces wyłączania pracowników w Setyl: odbieranie zasobów i cofanie dostępu
- Automatyczne procesy wyłączania uruchamiane przez synchronizację z systemami HR.
- Kompletna lista przydzielonych zasobów i licencji do odebrania.
- Przegląd ról administratorów i własności zapewniający prawidłowe przekazanie.
- Dane o aktywności pracowników umożliwiające identyfikację niezarejestrowanych licencji i subskrypcji.
Proces wdrażania użytkowników w Setyl: przydzielanie sprzętu i licencji
Setyl pomaga zespołom IT usprawnić proces wdrażania dzięki większej automatyzacji, widoczności i dokładności dokumentacji. Platforma gwarantuje, że każdy nowy pracownik konsekwentnie otrzyma właściwe urządzenia IT, oprogramowanie i dostępy już od pierwszego dnia, eliminując wąskie gardła i opóźnienia oraz zapewniając płynne doświadczenie pracownika.
1. Automatycznie uruchamiane procesy wdrażania
W ramach szerokiego zakresu integracji Setyl oferuje gotowe integracje z ponad 50 systemami HR i IAM, w tym BambooHR, HiBob, Workday, Okta i innymi.
Gdy zespół HR lub operacyjny doda nowego pracownika i datę rozpoczęcia pracy w systemie HR lub IAM, Setyl automatycznie przeniesie tego użytkownika do etapu wdrażania. Twój zespół zostanie natychmiast powiadomiony o nowym użytkowniku, co eliminuje silosy między działami i pominięte przekazania.
2. Listy kontrolne wdrażania oparte na roli
Setyl umożliwia tworzenie ustandaryzowanych szablonów sprzętu IT i dostępu do oprogramowania dopasowanych do konkretnych ról. Szablony te mogą być oparte na stanowisku, dziale, lokalizacji, poziomie doświadczenia lub ich kombinacji, pomagając ustanowić spójną firmową politykę przydzielania zasobów i dostępów.
Możesz na przykład utworzyć szablon dla pracowników sprzedaży w Nowym Jorku, projektantów pracujących w Wielkiej Brytanii lub kadry kierowniczej w centrali.
Podczas wdrażania pracownika w Setyl wystarczy zastosować odpowiedni szablon. Wygeneruje on listę kontrolną elementów sprzętu i oprogramowania, które pracownik powinien otrzymać, umożliwiając łatwe wyszukanie i przydzielenie zasobów ze wstępnie zdefiniowanych grup oraz zapewnienie nowym pracownikom wszystkich narzędzi potrzebnych od pierwszego dnia.
3. Automatyczne przypisywanie urządzeń i licencji
Jeśli przypisania zasobów są już rejestrowane lub przydzielane w innym systemie, takim jak MDM, RMM, IAM lub inne aplikacje biznesowe, możesz automatycznie pobierać te dane do Setyl, bez konieczności ręcznej ingerencji podczas wdrażania pracowników.
Gdy nowe urządzenie zostanie wykryte i zaimportowane z systemu MDM lub RMM do Setyl, może zostać automatycznie przypisane do użytkownika zarejestrowanego w tym systemie. Podobnie, gdy licencja na oprogramowanie zostanie przypisana na platformie takiej jak Okta lub już przydzielona w jednej z kluczowych aplikacji biznesowych, informacja ta jest natychmiast przechwytywana i rejestrowana w Setyl.
4. Monitorowanie poziomu zapasów
Utrzymuj optymalny poziom zapasów i zapewnij stałą dostępność sprzętu IT potrzebnego do wdrażania nowych pracowników dzięki widoczności zapasów i alertom.
Setyl umożliwia organizowanie zasobów w niestandardowe grupy na podstawie dowolnej kombinacji atrybutów — od lokalizacji po specyfikację urządzenia — zapewniając lepszy nadzór. Następnie możesz ustawić alerty, które powiadomią Cię, gdy poziom zapasów spadnie poniżej określonego progu, dając Ci czas na ponowne zamówienie, zanim wystąpią braki.
5. Ankiety dotyczące zasobów IT i licencji
Po przypisaniu nowym pracownikom całego odpowiedniego sprzętu i dostępu do oprogramowania w ramach procesu wdrażania możesz potwierdzić ich otrzymanie za pomocą wbudowanych ankiet Setyl.
Ankiety proszą pracowników o potwierdzenie otrzymania zasobów i licencji zarejestrowanych w Setyl oraz o zaakceptowanie zasad dopuszczalnego użytkowania. Wszystkie odpowiedzi są rejestrowane w Setyl i pozostają dostępne na potrzeby audytów lub przyszłego procesu odejścia pracownika.
6. Kompleksowe profile użytkowników
Dedykowane profile pracowników zapewniają rejestrowanie i łatwy dostęp do wszystkich informacji dotyczących poszczególnych osób.
Obejmuje to przypisane zasoby IT, licencje i role administratorów, informacje organizacyjne o pracowniku, status użytkownika (wdrażanie, odejście, aktywny, zarchiwizowany), dokumentację i wypełnione ankiety oraz rejestr wszystkich działań.
Proces odejścia pracownika w Setyl: odzyskiwanie zasobów i odbieranie dostępu
Setyl zapewnia skuteczny sposób odzyskiwania sprzętu i odbierania dostępu do systemów osobom odchodzącym z firmy w ramach procesu odejścia pracownika. To uporządkowane podejście do obsługi odejścia użytkownika pomaga zapewnić sprawne działanie procesów, wzmacnia bezpieczeństwo informacji, wspiera gotowość do audytów i zapobiega niepotrzebnym wydatkom na IT po odejściu pracownika.
1. Automatycznie uruchamiane procesy odejścia pracownika
Setyl powiadamia Cię natychmiast po dodaniu daty odejścia pracownika w zintegrowanym systemie HR lub IAM.
Odchodzący pracownik jest następnie automatycznie przenoszony do etapu odejścia, co skłania Twój zespół do podjęcia niezbędnych działań bez konieczności oczekiwania na zgłoszenie lub ręczne powiadomienie od zespołu HR.
2. Pełna lista przypisanych zasobów i licencji
Każdy profil użytkownika wyświetla przejrzystą listę wszystkich przypisanych zasobów IT i licencji wraz z odpowiedziami z ankiet potwierdzającymi ich otrzymanie.
Użyj tej listy kontrolnej procesu odejścia pracownika, aby zidentyfikować sprzęt, który należy zwrócić, oraz licencje, które należy odebrać od odchodzącej osoby, a następnie odznaczaj poszczególne pozycje po ich ukończeniu.
3. Przegląd ról administratorów i własności
Każda biznesowa lub techniczna rola administratora przypisana pracownikowi jest wyświetlana w jego profilu.
W trakcie procesu odejścia pracownika przejrzyj listę, aby upewnić się, że wszystkie uprawnienia administratora oprogramowania zostały odebrane, a własność prawidłowo przekazana.
4. Dane dotyczące aktywności pracownika
Przeanalizuj dane dotyczące niedawnej aktywności pracownika w oprogramowaniu, aby zidentyfikować niezarejestrowane licencje lub subskrypcje, którymi również należy zająć się podczas procesu odejścia pracownika.
Dane te mogą być pobierane z połączonych systemów SSO, IAM, IDP i innych aplikacji biznesowych, które wykrywają logowania i aktywność użytkowników oraz importują je do Setyl.
Delegowanie zadań i współpraca podczas procesów wdrażania i odejścia pracowników
Chcesz delegować zadania związane z wdrażaniem i odejściem pracowników najbardziej odpowiednim zespołom w swojej organizacji?
Przejrzysty interfejs i intuicyjny projekt Setyl ułatwiają korzystanie z systemu wszystkim osobom, w tym mniej technicznym współpracownikom. Ponadto dedykowane role i uprawnienia pozwalają zachować kontrolę nad tym, kto może uzyskać dostęp do określonych obszarów platformy.
Oznacza to, że możesz udostępniać zadania i delegować je w ramach procesu wdrażania i wycofywania pracowników innym obszarom swojej organizacji — takim jak lokalizacje podrzędne, zespoły HR i operacyjne lub kierownicy działów — jednocześnie zapewniając rejestrowanie wszystkich aktualizacji na scentralizowanej platformie.
Zobacz w działaniu oprogramowanie Setyl do wdrażania i wycofywania pracowników
Umów się na prezentację platformy, aby zobaczyć na żywo procesy przypisywania i odzyskiwania zasobów w Setyl oraz poprosić o wersję próbną, by osobiście przekonać się o możliwościach platformy.
