Teknologi, samarbeid og tillit: Spørsmål og svar om optimalisering av IT-ressurser med Sanjay Gidwani

I IT er ressursoptimalisering grunnlaget for effektivitet og innovasjon. Det er avgjørende for IT-organisasjoner å balansere infrastruktur, mennesker og prosesser for å lykkes og levere jevn verdi. Hvordan kan IT-ledere sørge for at hver ressurs utnyttes til sitt fulle potensial? Hvordan samsvarer prinsippene for moderne infrastruktur med humankapital og strømlinjeformede prosesser for å sikre at IT-avdelinger er smidige, robuste og fremtidsrettede? Intervjuet mitt med Copados COO Sanjay Gidwani vil besvare disse spørsmålene.

Sanjay Gidwani

Sanjay Gidwani er driftsdirektør i Copado, hvor han leder drift, produktutvikling og kundesuksess. Etter seks år i Salesforce, hvor han avsluttet som visepresident for Success Cloud, begynte Sanjay i Copado for å hjelpe organisasjoner på deres vei mot DevOps-modenhet, slik at de kan maksimere kraften i Salesforce-plattformen.

Før vi går videre, kan du fortelle litt om bakgrunnen din? 

Jeg har ofte sagt at jeg omfavner det faktum at jeg er en del av «Oregon Trail»-generasjonen. Fremveksten av personlige datamaskiner og teknologi i skjæringspunktet med livene våre i mine formative år har virkelig formet den jeg er i dag. Foreldrene mine bidro til dette ved å støtte interessene mine. Jeg husker da de tok med hjem en tidlig Apple-datamaskin. Jeg var fascinert av hva man kunne gjøre med den.

Dette var en viktig drivkraft som førte meg til DePaul University i Chicago. Universitetet hjalp meg ikke bare med å forstå kompleksiteten ved å levere virksomhetsapplikasjoner, men bidro også til min personlige utvikling da jeg møtte kona mi, Karla. Vi har vært gift i 15 år og har to fantastiske døtre, Asha og Karina.

Profesjonelt sett hjalp tiden min i Model Metrics og Salesforce meg med å akselerere karriereutviklingen min, fordi den fikk meg til å innse at man kan ha den beste teknologien i verden, men hvis den ikke løser et problem og ikke er brukervennlig, vil den ikke ha noen betydning.

La oss snakke om hvordan du optimaliserer IT-ressurser. Hvordan vurderer du den nåværende tilstanden til IT-infrastrukturen din? Hvilke måltall bruker du for å måle effektiviteten?

Copado benytter en moderne tilnærming til IT-verktøy for virksomheter. Vi er 100 % SaaS-baserte og er derfor ikke avhengige av tradisjonell IT-infrastruktur. Dette gjør at vi kan ha en dynamisk tilnærming til IT og jobbe eksternt uten hindringer. Mange av måltallene som er vanlige for tradisjonell infrastruktur, gjelder ikke. Våre suksessmåltall er basert på hvor fornøyde medarbeiderne våre er med teknologiopplevelsen og støtten de får. 

Hvordan prioriterer og fordeler du ressurser til oppgraderinger av maskinvare og programvare for å maksimere ytelsen?

Det vi fokuserer på når det gjelder IT-oppgraderinger, er sikkerhet. Vi prioriterer sikkerhet for kundene våre gjennom maskinvaren og programvaren vår. Hvis vi må akseptere en viss ytelsesreduksjon fordi vi trenger ytterligere vurdering av sikkerhetskonsekvensene, er det greit for oss. Jeg kjenner til selskaper som ikke stiller bærbare datamaskiner til disposisjon for de ansatte, og jeg mener at det setter kundedata i fare.

Hvilke sikkerhetstiltak er på plass for å beskytte IT-infrastrukturen din samtidig som ytelsen optimaliseres?

Vi har sterk identitets- og tilgangskontroll. Dette har en dobbel funksjon ved at det beskytter den kritiske infrastrukturen vår mot trusselaktører og samtidig regulerer strengt hvem som kan gjøre endringer i produksjonsmiljøet. Ved å standardisere på en bestemt plattform kan vi dessuten bruke innebygde verktøy for å bidra til å beskytte infrastrukturen. Til slutt gir logging som brukes til overvåking, oss et ekstra sikkerhetslag.

Hvilke strategier bruker du for å fremme faglig utvikling og kontinuerlig læring i IT-teamet ditt?

Vi gir alltid teamet vårt mulighet til å tilegne seg nye ferdigheter. Nylig fikk en medarbeider i brukerstøtten vår støtte teamet som arbeider med Salesforce-plattformen. Dette ga medarbeideren i brukerstøtten mulighet til å lære nye teknologier og utvikle ferdighetene sine innen Salesforce. Etter hvert tok vedkommende Salesforce-administratorsertifisering og er nå interessert i flere områder av plattformen. 

Måten vi fremmer kontinuerlig læring i teamet på, er ved å gi folk unike problemer å løse og noe annet å arbeide med med noen måneders mellomrom. Det kan være et nytt fagområde eller en ny teknologi. Det hjelper teamet vårt med å utvikle karrieren sin og gir dem erfaring med noe annerledes.

Kan du dele eksempler på hvordan tverrfunksjonelt samarbeid har bidratt til ressursoptimalisering i IT-avdelingen din?

En av de tidlige beslutningene vi tok i Copado, var at Salesforce skulle være en primær plattform for hvordan vi styrer virksomheten vår. For å få dette til på tvers av teamene måtte vi sørge for at vi hadde støtte fra virksomhetslederne. Vi visste at denne tilnærmingen ville sikre at vi prioriterte ressursene som kunne ha størst innvirkning på organisasjonen, så vi opprettet et tverrfunksjonelt team for å diskutere og prioritere.

Jeg mener at nøkkelen til suksess er kulturen lederen skaper for å gi et team myndighet til å ta de riktige beslutningene for virksomheten.

Hvordan sørger dere for at IT-prosessene deres er i tråd med virksomhetens mål og bidrar til den overordnede effektiviteten i organisasjonen?

Innen IT har vi et team som er ansvarlig for virksomhetsarkitektur. Dette inkluderer forretningsanalytikere (BAs) og funksjonelle arkitekter. Forretningsanalytikerne representerer virksomheten og jobber svært tett med interessentene våre for å samle inn krav og forstå virksomhetens behov. Denne strukturen hjelper oss med å opprettholde samsvar mellom interessentene og virksomhetens mål.

Vi har nylig opprettet en styringskomité som møtes annenhver uke, med sentrale interessenter fra virksomheten på tvers av avdelingene våre, som salgs- og inntektsoperasjoner, økonomi, kundesuksess, allianser, brukerstøtte og produkt.

Dette hjelper oss med å være i tråd med virksomhetens mål ved å forstå hva virksomheten trenger. Vi har også et veikart som vi vedlikeholder og deler med virksomheten kvartalsvis. Den siste tiden har vi også kunnet kommunisere eventuelle endringer i veikartet månedlig. 

Hva er deres fem tips for å optimalisere IT-ressurser gjennom infrastruktur, mennesker og prosesser?

1. Forstå hva virksomheten prøver å oppnå. Dette burde være en selvfølge, men etter min erfaring er IT-team fascinert av teknologien og ikke av virksomhetens behov. Jo mer du ser på deg selv som en tilrettelegger for virksomhetens mål, desto mer effektiv vil du være når det gjelder IT-ressurser, infrastruktur, mennesker og prosesser.

Én ting jeg liker å si til teamet, er at vi er her for å betjene virksomheten, og at vi må ta eierskap til målene og måltallene deres.

2. Skap et lite område for produktivitet. Virksomhetsgrupper elsker verktøy. De ser alltid etter noe som kan bidra til å fremskynde det de blir bedt om å gjøre, noe som er positivt. Men jo flere verktøy du har, desto større blir området du må administrere, og det øker kostnadene gjennom mer administrasjon og behov for flere ferdigheter.

Utarbeid en plan sammen med virksomheten for 3-4 nøkkelplattformer som kan dekke 80-90% av virksomhetens behov. Dere kan alltid dekke hull med mindre verktøy eller skreddersydde integrasjoner.

3. Jobb smartere med menneskene dere har. Den nåværende trenden innen kunstig intelligens gir oss en flott mulighet til å demokratisere spesialiseringen av roller. Tenk over hvordan kunstig intelligens kan forsterke styrkene til menneskene i virksomheten. I Copado har vi integrert noen tilbud basert på kunstig intelligens i arbeidet vårt. Det har hjulpet oss med å levere mer effektivt.

4. Mål forholdet mellom tilfredshet og bruk. Jeg har sagt dette før, men hvis brukerne er fornøyde og tar løsningen i bruk, er det det optimale scenarioet. Å spørre brukerne om hvor fornøyde de er med et verktøy eller en programvare, gir trygghet for at verktøyet ikke bare fungerer, men at folk også opplever det som en ressurs i jobben.

5. Gi teamet myndighet. For å lykkes med å gi teamet myndighet må ledere la medarbeiderne ta eierskap til aktiviteter. De kan mislykkes, men det er da lederne må støtte dem og gi tilbakemeldinger. Når eierskap er etablert, kan vi se magien oppstå gjennom teamarbeid.

Teamarbeid bygger på tilliten hvert teammedlem har til kollegene sine om at de oppfyller ansvarsområdene sine. Denne tryggheten gjør at alle kan konsentrere seg fullt ut om oppgavene sine, i visshet om at de andre gjør det samme. Dermed kan teammedlemmene fordype seg i arbeidet uten å bekymre seg for kollegenes prestasjoner. Denne kulturen med gjensidig tillit og fokusert innsats er avgjørende for å utnytte ressurser, infrastruktur, personell og prosesser mest mulig effektivt.

Hvordan tilpasser dere strategiene deres for optimalisering av IT-ressurser for å ta høyde for teknologiske fremskritt og bransjetrender?

Vi må fortsette å vurdere trendene for å sikre at vi hele tiden optimaliserer. Vi mener at kunstig intelligens er en viktig komponent for å støtte teamene våre i arbeidet med å eliminere manuelle og trivielle oppgaver. Målet vårt som selskap er å sørge for at menneskehjernen fokuserer på de mest komplekse problemene.

Vil du vite mer?

Optimalisering av ressurser, infrastruktur, mennesker og prosesser handler ikke bare om teknologiske fremskritt, men også om å fremme en kultur preget av tillit, kontinuerlig læring og tverrfunksjonelt samarbeid. Sanjays innsikt fra reisen hans før og frem til Copado fremhever betydningen av å samordne IT-strategier med virksomhetens mål for å fremme effektivitet og innovasjon.

Les flere spørsmål og svar fra fellesskapet vårt ved å abonnere på nyhetsbrevet vårt og bli med oss på sosiale medier.