Beste praksis for automatisering i digital transformasjon

Digital transformasjon betyr noe forskjellig for alle, avhengig av hvilken bransje et selskap er i. For eksempel:

• Et detaljhandelsselskap kan først og fremst være interessert i digital transformasjon for å kunne personalisere og forbedre kundeopplevelsen
• En leder hos en produktprodusent vil kanskje si at det handler om å effektivisere produksjonslinjer og logistikk.
• For forsyningsselskaper vil fokuset for digital transformasjon sannsynligvis være på kapitalforvaltning, siden disse organisasjonene har millioner av eiendeler de må overvåke og administrere.

Uansett bransje bør hovedfokuset for en digital transformasjon være på tiltak som gir størst mulig verdi for organisasjonen – særlig tiltak som gir selskapet et fortrinn over konkurrentene. For å oppnå disse endringene med høy verdi tar selskaper i bruk automatisering.

En nylig rapport fra Gartner sier at markedet for teknologier som muliggjør hyperautomatisering, forventes å vokse med nesten 24 % mellom 2020 og 2022, ettersom organisasjoner som fremskynder planene sine for digital transformasjon, trenger mer automatisering av IT- og forretningsprosessene sine.

Selv om automatisering historisk sett har blitt vurdert ut fra et effektiviseringsperspektiv, har dette endret seg.

Det er svært få ting på arbeidsplassen som ikke kan automatiseres, og beslutningen om hva som skal prioriteres, avhenger av hvilke automatiseringer som vil gi best avkastning på investeringen.

Når selskaper bestemmer hvilke automatiseringer de skal implementere, bør de fokusere på følgende beste praksiser:

• Fastslå først formålet med den digitale transformasjonen
• Kontroller at et verktøy er «egnet for formålet» og ikke bare «egnet for bruk»
• Sørg for at alle systemene kan kommunisere sømløst med hverandre
• Vurder å gå over til en abonnementsmodell for tjenester eller produkter
• Digital transformasjon krever kontinuerlig utvikling

1. Fastslå først formålet med den digitale transformasjonen

Før et selskap tenker på hvilken teknologi som trengs, bør det vurdere hva det forsøker å oppnå ved å gjennomføre en digital transformasjon. Særlig fordi IT-avdelingen skal fokusere både på raske gevinster og de største effektene, er det viktig å først fastslå hvorfor selskapet automatiserer en prosess, og hva målet med arbeidet er.

Når målet for arbeidet er fastsatt, kan IT-avdelingen begynne å vurdere verktøyene som støtter det de forsøker å oppnå.

Hvis målet for eksempel er å forbedre kundeopplevelsen på nett, vil selskapet se på bruk av KI-drevne funksjoner, som chatboter, for å forbedre kundeengasjementet. Hvis selskapets mål derimot er å effektivisere repetitive prosesser, bør det vurdere å bruke teknologi for robotisert prosessautomatisering (RPA).

2. Kontroller at et verktøy er «egnet for formålet» og ikke bare «egnet for bruk»

Når et selskap velger et verktøy eller en teknologi for å støtte automatiseringen av en bestemt prosess – for eksempel RPA eller chatboter – må det testes. Det er imidlertid en feil å tro at det er tilstrekkelig å teste om noe er brukbart eller ikke.

Verktøyet må ikke bare være funksjonelt, det må også vurderes for å fastslå om det gir den effektiviseringen eller fordelen virksomheten var ute etter. Dette gjelder også små endringer. Hvis folk får beskjed om at endringene selskapet gjennomfører, på en eller annen måte vil forbedre arbeidshverdagen deres, må dette bekreftes gjennom testing.

Testing av en løsning for å fastslå om den er «egnet for formålet», innebærer kontinuerlig evaluering opp mot virksomhetens krav og verdikriterier. Selskaper kan gjøre dette ved å:

• flytte statisk testing til et tidligere tidspunkt,
• evaluere kravene opp mot utformingen gjennom sporbarhetsmatriser for krav,
• filtrere denne sporbarheten gjennom SDLC-livssyklusen ved alltid å spørre «oppfyller dette arbeidet kravene og resulterer det i forretningsverdi».

Denne tankegangen kan utvides ved å definere KPI-er tidlig og inkludere disse målene som suksesskriterier gjennom prosjektets beslutningspunkter.

3. Sørg for at alle systemene kan kommunisere sømløst med hverandre

En av de største utfordringene ved automatisering av prosesser er datakommunikasjon. En enkelt prosess i salgsavdelingen kan kreve samhandling mellom systemer som brukes av ulike avdelinger, fra økonomi til innkjøp, for eksempel SAP eller Oracle.

Det kan være dusinvis av systemer man må samhandle med i én enkelt virksomhet, og det er svært vanskelig å få dataflyten riktig første gang. Det er avgjørende å bruke tid på å sikre at disse systemene kan kommunisere med hverandre.

Den beste måten en virksomhet kan sikre at systemene samhandler sømløst på, er å identifisere og prioritere de forretningskritiske integrasjonene. Da vurderer man en forretningsmessig risikoscore sammen med en teknisk risikoscore for å vite hva som skal testes først, og hva som er viktigst for virksomheten. En integrasjon av en nettbutikks transaksjonslogg som inneholder kjøpsdata, er mer forretningskritisk enn en markedsføringsintegrasjon som sporer tilbakemeldinger fra Java-tagger.

Et annet ofte oversett element når vi går over til mer fødererte landskap, er å få applikasjonsteamene til å samhandle og forstå tilordningen mellom de to applikasjonene. Spør: Hva sender jeg, og hva forventer jeg å motta?

Det er avgjørende å sikre sømløs kommunikasjon mellom ulike avdelingssystemer. QA-automatiseringsverktøy kan bidra til å validere disse integrasjonene.

4. Vurder å gå over til en abonnementsmodell for tjenester eller produkter

Digital transformasjon kan gjøre det mulig for virksomheter å gå over til abonnementsbaserte modeller. Dette har stor betydning for kundene og gir virksomhetene en grunn til å kommunisere med dem hver dag, hver uke eller hver måned. Realiteten er at folk tenker på å ha et abonnement på Amazon Prime, ikke på å betale for levering neste dag. 

Overgangen til abonnementsmodeller baner vei for at virksomheter kan automatisere og personalisere alle typer kundekommunikasjon, samt leveringen av produkter og tjenester. Dette øker til syvende og sist effektiviteten og forbedrer kundeopplevelsen.

Digital transformasjon krever kontinuerlig utvikling

Digital transformasjon moderniserer en hel virksomhet, og enhver organisasjon som ikke planlegger å utvikle seg, vil mislykkes. Virksomheter må alltid tenke på hvordan de kan tilby bedre tjenester – om «bedre» betyr høyere kvalitet eller lavere kostnader (eller begge deler), avhenger av organisasjonen og bransjen den opererer i.

Etter hvert som kundenes forventninger utvikler seg og nye forretningsmodeller blir stadig mer populære, må virksomhetene tilpasse tjenestene de tilbyr, selv når tjenesten innebærer levering av et fysisk produkt.

Digital transformasjon er ikke noe man gjør én gang og blir ferdig med. Det er en kontinuerlig utvikling som skjer hånd i hånd med teknologisk utvikling og endringer i kundenes forventninger.

Virksomheter kan til syvende og sist lykkes med en todelt tilnærming som gjennomfører de raske og enkle løsningene, samtidig som man arbeider med problemene som vil gi virksomheten mest verdi for pengene. På den måten forbedres både virksomhetens resultat og kundenes opplevelser.

Hvis du vil ha flere anbefalte fremgangsmåter og tips for å sikre at du utvikler deg i takt med bransjen, kan du abonnere på nyhetsbrevet fra The QA Lead.