Varsler HR deg i siste liten om nyansatte, slik at du må skynde deg for å få alt klart? Er du usikker på hvem som begynner, når de begynner, eller hva de trenger den første dagen? Slutter ansatte uten å levere tilbake bedriftens utstyr, eller med programvaretilgang fortsatt aktiv? Tærer de ubrukte lisensene til ansatte som slutter, i det stille på IT-budsjettet ditt?
Setyls programvare for IT-ressurs- og lisensadministrasjon hjelper IT-team med å løse disse vanlige utfordringene ved å skape struktur og oversikt i alle faser av medarbeiderens livssyklus.
Plattformens dedikerte arbeidsflyter for onboarding og offboarding gir deg kontroll og oversikt over hele joiner-mover-leaver-prosessen (JML) — og sikrer at riktige ressurser og tilganger tildeles og hentes inn igjen på riktig tidspunkt.
I denne grundige gjennomgangen av funksjonene ser vi på hvordan Setyl automatiserer og forenkler onboarding- og offboardingprosessen, reduserer manuelt arbeid og flaskehalser, begrenser unødvendige IT-utgifter og beskytter mot sikkerhets- og samsvarsrisikoer.
Oversikt over funksjoner for onboarding og offboarding
Setyls onboardingprosess for brukere: Tildele utstyr og lisenser
- Automatiserte onboardingarbeidsflyter utløst av integrasjoner med HR-systemer.
- Onboarding-sjekklister basert på roller for å tildele riktige ressurser og tilganger.
- Automatisert tildeling av enheter og lisenser gjennom integrasjoner som følger med.
- Sporing av lagernivåer for å forhindre utstyrsmangel i siste liten.
- Undersøkelser av IT-ressurser og lisenser for å bekrefte mottak av ressurser og registrere aksept av retningslinjene dine.
- Omfattende brukerprofiler for å registrere alle tildelinger, endringer og dokumentasjon.
Want to learn more about Setyl?
Setyls offboardingarbeidsflyt for ansatte: Hente inn ressurser og tilbakekalle tilganger
- Automatiserte offboardingarbeidsflyter utløst av synkroniseringer med HR-systemer.
- Komplett liste over tildelte ressurser og lisenser som skal hentes inn.
- Oversikt over administratorroller og eierskap for å sikre korrekt overlevering.
- Aktivitetsdata for ansatte for å identifisere eventuelle uregistrerte lisenser og abonnementer.
Setyls onboardingprosess for brukere: Tildele utstyr og lisenser
Setyl hjelper IT-team med å forbedre onboardingprosessen gjennom bedre automatisering, oversikt og dokumentasjon. Plattformen sikrer at alle nyansatte konsekvent får riktige IT-enheter, programvare og tilganger fra første dag, eliminerer flaskehalser og forsinkelser og gir en smidig medarbeideropplevelse.
1. Automatisk utløste onboardingarbeidsflyter
Som en del av sitt omfattende utvalg av integrasjoner tilbyr Setyl ferdige integrasjoner med over 50 HR- og IAM-systemer, inkludert BambooHR, HiBob, Workday, Okta og flere.
Når HR- eller driftsteamet ditt legger til en ny ansatt og en startdato i HR- eller IAM-systemet, flytter Setyl automatisk brukeren til et onboardingstadium. Teamet ditt blir deretter umiddelbart varslet om den nye brukeren, noe som eliminerer siloer mellom avdelinger og manglende overleveringer.
2. Rollebaserte onboarding-sjekklister
Med Setyl kan du opprette standardiserte maler for IT-utstyr og programvaretilganger tilpasset bestemte roller. Disse malene kan baseres på stillingstittel, avdeling, lokasjon, ansiennitet eller en kombinasjon av disse, slik at du kan etablere en konsekvent bedriftspolicy for tildeling av ressurser og tilganger.
Du kan for eksempel opprette en mal for salgsansatte i New York, designere basert i Storbritannia eller ledere på hovedkontoret.
Når du onboarder en ansatt i Setyl, bruker du ganske enkelt den relevante malen. Dette genererer en sjekkliste over maskinvare- og programvareelementer vedkommende skal motta, slik at du enkelt kan søke etter og tildele ressurser fra de forhåndsdefinerte gruppene og gi nyansatte alle verktøyene de trenger fra første dag.
3. Automatisert tildeling av enheter og lisenser
Hvis tildelinger av utstyr allerede er registrert eller allokert i et annet system, for eksempel MDM, RMM, IAM eller andre forretningsapplikasjoner, kan du hente disse dataene automatisk inn i Setyl, uten behov for manuell håndtering under ansettelsesstarten.
Når en ny enhet oppdages og importeres fra MDM- eller RMM-systemet ditt til Setyl, kan den automatisk tildeles brukeren som er registrert i systemet. På samme måte blir informasjon om en programvarelisens som tildeles i en plattform som Okta, eller som allerede er allokert i noen av de viktigste forretningsapplikasjonene dine, umiddelbart hentet inn og registrert i Setyl.
4. Sporing av lagernivåer
Oppretthold optimale lagernivåer og sørg for at IT-utstyr alltid er lett tilgjengelig ved ansettelse av nyansatte med lageroversikt og varsler.
Setyl lar deg organisere utstyr i egendefinerte grupper basert på en hvilken som helst kombinasjon av attributter, fra lokasjon til enhetsspesifikasjoner, for bedre oversikt. Du kan deretter angi varsler som informerer deg når nivåene faller under en forhåndsdefinert grense, slik at du får tid til å bestille på nytt før det oppstår mangler.
5. Undersøkelser av IT-utstyr og lisenser
Etter at du har tildelt alt relevant utstyr og all programvaretilgang til nyansatte under ansettelsesprosessen, kan du bekrefte mottak gjennom Setyls innebygde undersøkelser.
Undersøkelsene ber de ansatte bekrefte at de har mottatt utstyret og lisensene som er registrert i Setyl, og at de godtar retningslinjene for akseptabel bruk. Alle svar registreres i Setyl og forblir tilgjengelige for revisjoner eller fremtidig avslutning av ansattforhold.
6. Omfattende brukerprofiler
Dedikerte medarbeiderprofiler sørger for at all informasjon knyttet til hver enkelt person registreres og er lett tilgjengelig.
Dette omfatter tildelte IT-ressurser, lisenser og administratorroller, organisatorisk informasjon om medarbeideren, brukerstatus (ansettelsesstart, avslutning av ansattforhold, aktiv, arkivert), dokumentasjon og fullførte undersøkelser, samt en logg over all aktivitet.
Setyls arbeidsflyt for avslutning av ansattforhold: Henting av utstyr og tilbakekalling av tilgang
Setyl tilbyr en effektiv måte å hente tilbake maskinvare og tilbakekalle systemtilgang for ansatte som slutter, som en del av prosessen for avslutning av ansattforhold. Denne strukturerte tilnærmingen til avslutning av ansattforhold bidrar til at driften går smidig, styrker informasjonssikkerheten, støtter revisjonsberedskap og forhindrer unødvendige IT-kostnader etter at en medarbeider slutter.
1. Automatisk utløste arbeidsflyter for avslutning av ansattforhold
Setyl varsler deg så snart en sluttdato legges inn for en medarbeider i det integrerte HR- eller IAM-systemet ditt.
Den ansatte som slutter, flyttes deretter automatisk til et trinn for avslutning av ansattforhold, slik at teamet ditt blir bedt om å utføre de nødvendige handlingene, uten at dere må vente på en sak eller et manuelt varsel fra HR-teamet.
2. Komplett liste over tildelte ressurser og lisenser
Hver brukerprofil viser en tydelig liste over alle tildelte IT-ressurser og lisenser, sammen med svar på undersøkelser som bekrefter mottak.
Bruk denne sjekklisten for avslutning av ansattforhold til å identifisere utstyr som må returneres, og lisenser som må tilbakekalles fra den ansatte som slutter. Kryss av hvert punkt etter hvert som det fullføres.
3. Oversikt over administratorroller og eierskap
Alle forretningsmessige eller tekniske administratorroller som er tildelt medarbeideren, vises i profilen.
Under prosessen for avslutning av ansattforhold bør du gå gjennom listen for å sikre at alle administratorrettigheter i programvaren tilbakekalles, og at eierskapet overføres på riktig måte.
4. Data om medarbeideraktivitet
Revider data om medarbeiderens nylige programvareaktivitet for å identifisere uregistrerte lisenser eller abonnementer som også bør håndteres under avslutning av ansattforhold.
Disse dataene kan hentes fra tilkoblede SSO-, IAM-, IDP- og andre forretningsapplikasjoner som oppdager og importerer pålogginger og brukeraktivitet til Setyl.
Deleger og samarbeid under prosessene for ansettelsesstart og avslutning av ansattforhold
Ønsker du å delegere oppgaver knyttet til ansettelsesstart og avslutning av ansattforhold til de mest relevante teamene i organisasjonen?
Setyls tydelige grensesnitt og intuitive utforming gjør løsningen enkel å bruke for alle, også mindre tekniske kolleger. I tillegg lar dedikerte roller og tillatelser deg beholde kontrollen over hvem som får tilgang til bestemte områder av plattformen.
Dette betyr at du kan dele og delegere oppgaver på tvers av prosessen for introduksjon og avslutning av ansatte til andre deler av organisasjonen – for eksempel underlokasjoner, HR- og driftsteam eller avdelingsledere – samtidig som du sikrer at alle oppdateringer registreres på en sentralisert plattform.
Se Setyls programvare for introduksjon og avslutning av ansatte i praksis
Bestill en demonstrasjon av plattformen for å se Setyls prosesser for tildeling og innhenting av eiendeler i praksis, og be om en prøveperiode for å oppleve plattformen selv.
