Digitaalista maailmaa navigoidessani olen nähnyt, kuinka keskeisessä roolissa pilvipohjainen sähköpostien arkistointiohjelmisto voi olla. Yksinkertaisesti sanottuna tämä työkalu tallentaa, säilyttää ja indeksoi sähköpostisi nopeaa hakua varten. Näitä sovelluksia hyödyntämällä et ainoastaan suojaa kriittistä viestintää, vaan myös vahvistat suojaasi tietojen katoamista vastaan. Jos kamppailet täyttyneen postilaatikon kanssa, pelkäät vahingossa tehtyjä poistoja tai haluat vain varmistaa pääsyn vanhoihin viesteihin, tämä on etsimäsi ratkaisu. Usko pois, olen ollut samassa tilanteessa. Tutustu näihin ratkaisuihin – ne saattavat hyvinkin olla vastaus sähköpostiongelmiisi.
Miksi luottaa ohjelmistosuosituksiimme
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Tiimimme on testannut ja arvioinut ohjelmistoja vuodesta 2012 lähtien. Teknologiajohtajina tiedämme itse, kuinka vaikeaa — ja tärkeää — oikean ohjelmiston valitseminen on.
Tätä opasta varten arvioimme työkaluja käytännön testauksen ja itsenäisen tutkimuksen avulla, pisteyttäen työkalut valintakriteeriemme perusteella.
Arvostelumme perustuvat inhimilliseen toimitukselliseen harkintaamme, eivät myyntipuheeseen.
Asiantuntija-arvioijat:
- Paulo Gardini MiguelTech Director
Tim FisherVP of AI
Gabriel RosasTech Lead & Software Architect
Christhian GruhnTech Lead & Platform Architect
Sähköpostien arkistointiohjelmistojen vertailutaulukko
Alla olevassa taulukossa verrataan parhaiksi arvioimieni sähköpostien arkistointiohjelmistojen hinnoittelutietoja.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Paras erilaisten tietolähteiden arkistointiin | Alkaen $9/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website | ||
| 2 | Paras kyberturvallisuuteen keskittymiseen | 14 päivän ilmainen kokeilu + ilmainen esittely | Alkaen $9/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website | |
| 3 | Paras valinta G Suiten käyttäjille, jotka etsivät suoraan sisäänrakennettua integraatiota | Alkaen 5 $/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website | ||
| 4 | Paras Microsoft 365 -käyttäjille, jotka tarvitsevat pidennettyä säilytysaikaa | Alkaen $3/user/month (laskutetaan vuosittain) | Website | ||
| 5 | Paras integroituun uhkasuojaukseen | Alkaen $10/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website | ||
| 6 | Paras ratkaisu yritystason skaalautuvuuteen | Hinta pyydettäessä | Website | ||
| 7 | Paras MSP-yrityksille ja IT-palveluntarjoajille | Alkaen $6/käyttäjä/kuukausi (vähintään 10 paikkaa) | Website | ||
| 8 | Paras vaatimustenmukaisuutta edellyttäville toimialoille | Alkaen $9/käyttäjä/kuukausi (vähintään 10 paikkaa) | Website | ||
| 9 | Paras pilvivarmuuskopioinnin integrointiin | Alkaen $5/user/month (vähintään 10 paikkaa) | Website | ||
| 10 | Paras vaihtoehto paikallisille laitteistoratkaisuille | Alkaen $12/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website |
Parhaiden sähköpostien arkistointiohjelmistojen arvostelut
Alla ovat yksityiskohtaiset yhteenvetoni parhaista sähköpostien arkistointiohjelmistoista, jotka päätyivät luettelooni. Arvosteluissani tarkastellaan yksityiskohtaisesti kunkin työkalun keskeisiä ominaisuuksia, etuja ja haittoja, integraatioita sekä ihanteellisia käyttötapauksia, jotta löydät itsellesi parhaiten sopivan vaihtoehdon.
Paras erilaisten tietolähteiden arkistointiin- Alkaen $9/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Kuva sähköpostin arkistointityökalu Vaultasticin hallintapaneelista. Vaultastic on edistyksellinen arkistointialusta, joka on suunniteltu hallitsemaan ja arkistoimaan tehokkaasti tietoja lukuisista eri lähteistä. Sen kyky sisällyttää eri lähteistä peräisin olevia tietoja tietoturvasta tinkimättä tekee siitä erityisen sopivan erilaisten tietolähteiden arkistointiin.
Miksi valitsin Vaultasticin: Kun valitsin arkistointialustaa, joka voisi käsitellä tietoja erittäin monenlaisista lähteistä, Vaultastic erottui joukosta. Tämän työkalun ainutlaatuinen kyky varmistaa useista lähteistä peräisin olevien tietojen suojaus erotti sen muista analysoimistani vaihtoehdoista. Näiden ainutlaatuisten ominaisuuksien perusteella totesin Vaultasticin olevan 'Paras erilaisten tietolähteiden arkistointiin.'
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Vaultastic erottuu tiukoilla tietoturvatoimenpiteillään, jotka varmistavat kaikkien arkistoitujen tietojen pysymisen suojattuina. Se sisältää myös tehokkaat palautustoiminnot katastrofitilanteita varten, mikä varmistaa tietojen säilymisen vahingoittumattomina odottamattomissakin tilanteissa. Integraatioiden osalta Vaultastic toimii tehokkaasti monenlaisten alustojen kanssa, mikä mahdollistaa joustavan tiedonkeruun.
Pros and Cons
Pros:
- Erinomainen tietosuoja eri tietolähteissä
- Tehokkaat katastrofipalautustoiminnot suojaavat tietojen häviämiseltä
- Laajat integraatiomahdollisuudet
Cons:
- Alustan kaikkien ominaisuuksien hyödyntäminen saattaa edellyttää koulutusta
- Useammat ominaisuudet saattavat tehdä järjestelmästä hieman monimutkaisen uusille käyttäjille
- Laajat integraatiot voivat aiheuttaa lisäkustannuksia
Learn more about Vaultastic:
Paras kyberturvallisuuteen keskittymiseen- 14 päivän ilmainen kokeilu + ilmainen esittely
- Alkaen $9/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Valokuva TitanHQ-sähköpostien arkistointityökalun verkkoliikenteen yleiskatsauksesta. TitanHQ on tunnettu työkalu, joka on omistettu vankan kyberturvallisuuden varmistamiseen sähköpostien arkistoinnissa ja suojauksessa. Keskittymällä vahvasti haittaohjelmilta ja kyberuhkilta suojautumiseen se muodostaa vahvan suojan yrityksille, jotka asettavat sähköpostien hallintaprosesseissa turvallisuuden etusijalle.
Miksi valitsin TitanHQ:n: Kun etsin sähköpostien arkistointityökalua, joka keskittyy erityisesti kyberturvallisuuteen, TitanHQ erottui joukosta. Eri alustoja vertailtuani totesin, että sen lähestymistapa haittaohjelmasuojauksen yhdistämiseen arkistointiin on ainutlaatuinen ja nykypäivän kyberuhkien näkökulmasta erittäin tarpeellinen. Tämän perusteella arvioin TitanHQ:n parhaaksi vaihtoehdoksi kyberturvallisuuteen keskittymisen kannalta.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
TitanHQ tarjoaa tehokkaan oikeudellisen säilytyksen ominaisuuden, joka varmistaa sähköpostien säilymisen tulevia oikeudenkäyntejä tai tutkimuksia varten. Sen vankka postivarasto varmistaa, että sähköpostien käytettävyys säilyy tinkimättömän turvallisuuden rinnalla. Alusta tukee myös IMAP-integraatioita, mikä tarjoaa joustavuutta sähköpostien hakemiseen ja synkronointiin.
Pros and Cons
Pros:
- Vahva keskittyminen kyberturvallisuuteen ja haittaohjelmasuojaukseen
- Tehokas oikeudellisen säilytyksen ominaisuus, joka täyttää GDPR-vaatimukset
- Monipuolinen postivarasto, joka mahdollistaa helpon käytön ja haun
Cons:
- Laajat turvallisuusominaisuudet voivat aiheuttaa opettelukynnyksen
- Saattaa olla liian monipuolinen pienemmille yrityksille, joilla on vähemmän turvallisuushuolia
- Premium-ominaisuudet saattavat nostaa kustannuksia joillekin yrityksille
Learn more about TitanHQ:
Paras valinta G Suiten käyttäjille, jotka etsivät suoraan sisäänrakennettua integraatiota- Alkaen 5 $/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)
Kuvakaappaus Google Vault -sähköpostien arkistointityökalun hakuvälilehdestä. Google Vault on Googlen kehittämä erillinen ratkaisu käyttäjien tietojen säilyttämiseen, hakemiseen ja viemiseen Googlen eri palveluissa. Organisaatioille, jotka ovat jo vahvasti sitoutuneet G Suite -ekosysteemiin, Google Vault tarjoaa nykyisiin työkaluihin integroituvan arkistointikokemuksen.
Miksi valitsin Google Vaultin: Arvioituani lukuisia arkistointiratkaisuja totesin, että Google Vault tarjoaa ainutlaatuisen edun G Suite -käyttäjille. Sen suora integraatio erottaa sen muista ratkaisuista, sillä se on rakennettu erityisesti G Suite -ympäristöä varten. Tästä syystä olen sitä mieltä, että se on 'paras valinta G Suiten käyttäjille, jotka etsivät suoraan sisäänrakennettua integraatiota'.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Yksi Google Vaultin huomattavimmista ominaisuuksista on sen tehokas hakutoiminto, jonka avulla käyttäjät voivat paikantaa tiettyjä tietoja tehokkaasti eri G Suite -sovelluksista. Lisäksi roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta varmistaa, että vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää tallennettuja tietoja. Integraatioiden osalta Google Vault toimii luonnostaan kaikkien tärkeimpien G Suite -sovellusten kanssa ja tarjoaa yhtenäisen arkistointikokemuksen.
Pros and Cons
Pros:
- Syvä integraatio G Suite -sovellusten kanssa
- Tehokkaat hakutoiminnot eri tietotyypeissä, mukaan lukien sosiaalisen median vuorovaikutukset
- Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta parantaa tietoturvaa
Cons:
- Suunniteltu ensisijaisesti G Suitea varten, mikä rajoittaa sen monipuolisuutta muiden kuin G Suiten käyttäjille
- Ei alkuperäistä tukea Windowsille tai muille kuin Googlen alustoille
- Jotkin edistyneet ominaisuudet voivat olla rajallisempia kuin erillisissä arkistointiratkaisuissa
Learn more about Google Vault:
Paras Microsoft 365 -käyttäjille, jotka tarvitsevat pidennettyä säilytysaikaa- Alkaen $3/user/month (laskutetaan vuosittain)
Kuva Microsoft Exchange Online Archivingia varten tehdystä verkkosivustosta. Microsoft Exchange Online Archiving on pilvipohjainen ratkaisu, joka on suunniteltu auttamaan Microsoft 365 -käyttäjiä arkistoimaan sähköpostinsa ja muut niihin liittyvät tietonsa turvallisesti. Erityisesti Microsoft 365 -käyttäjille suunnattuna se tarjoaa pidennetyt säilytysmahdollisuudet, jotka varmistavat kriittisten tietojen pidemmän ja turvallisemman säilytyksen.
Miksi valitsin Microsoft Exchange Online Archivingin: Vertaillessani erilaisia arkistointityökaluja Microsoft Exchange Online Archiving oli luonnollinen valinta niille, jotka ovat vahvasti sitoutuneet Microsoft-ekosysteemiin. Sen ainutlaatuinen kyky tarjota sähköposteille pidennetty säilytysaika tutussa Microsoft-ympäristössä erottaa sen muista. Siksi määrittelin sen vaihtoehdoksi, joka on 'paras Microsoft 365 -käyttäjille, jotka tarvitsevat pidennettyä säilytysaikaa'.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Microsoft Exchange Online Archiving tarjoaa kattavat säilytyskäytännöt, joiden avulla yritykset voivat säilyttää sähköpostejaan tietyn ajan säädösten tai sisäisten tarpeiden perusteella. Se tarjoaa myös helppokäyttöisen Outlookiin integroidun käyttöliittymän, joka mahdollistaa yhtenäisen käyttökokemuksen. Integraatioiden osalta se toimii luontevimmin Microsoft 365 -sovellusten kanssa ja sopii erityisen hyvin yhteen Outlookin kanssa pilvipohjaista sähköpostien arkistointia varten.
Pros and Cons
Pros:
- Syvä integraatio Microsoft 365 -sovellusten kanssa
- Yrityksille räätälöidyt kattavat säilytyskäytännöt
- Integraatio Outlookin kanssa yhtenäisen arkistointikokemuksen takaamiseksi
Cons:
- Saattaa olla rajoittava vaihtoehto muille kuin Microsoft 365 -käyttäjille
- Käyttäjien, jotka eivät tunne Microsoft-ekosysteemiä, on ehkä opittava järjestelmän käyttö
- Laajennetusta tallennustilasta voi aiheutua lisäkustannuksia
Learn more about Microsoft Exchange Online Archiving:
Paras integroituun uhkasuojaukseen- Alkaen $10/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)
Kuva Barracuda Message Archiverin käyttöliittymän työpöytä- ja mobiilinäkymästä. Barracuda Message Archiver on erikoistunut sähköpostiviestinnän arkistointiin ja keskittyy varmistamaan, että viestit pysyvät muuttumattomina. Sen integroitu uhkasuojaus varmistaa, että arkistoidut sähköpostit eivät ainoastaan säily turvallisesti, vaan ovat myös suojattuja mahdollisilta uhilta.
Miksi valitsin Barracuda Message Archiverin: Vertailtuani erilaisia arkistointityökaluja Barracuda Message Archiver kiinnitti huomioni integroidun uhkasuojauksensa ansiosta. Valitsin tämän työkalun, koska se tarjoaa kaksinkertaisen hyödyn: sähköpostiviestinnän säilyttämisen ja sen suojaamisen. Tämä yhdistelmä erottaa sen muista ja oikeuttaa sen aseman nimikkeellä 'Paras integroituun uhkasuojaukseen.'
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Yksi Barracuda Message Archiverin tärkeimmistä ominaisuuksista on muuttumattomuutta takaava tallennus, joka varmistaa sähköpostien aitouden. Lisäksi se tarjoaa tehokkaat mahdollisuudet PST-tiedostojen hallintaan ja tallentamiseen, mikä on olennaista monille organisaatioille. Integraatioissa Barracuda erottuu edukseen tarjoamalla integraation useimpien suosittujen SaaS-alustojen kanssa, mikä helpottaa sähköpostien hallintaa.
Pros and Cons
Pros:
- Vahva integroitu uhkasuojaus sähköpostiviestinnälle
- Muuttumattomuutta takaava tallennus varmistaa sähköpostien aitouden
- PST-tiedostojen tehokas hallinta
Cons:
- Optimaalinen määritys saattaa edellyttää alkuvaiheen käyttöönottoaikaa
- Edistyneet ominaisuudet saattavat aiheuttaa lisäkustannuksia
- Mahdolliset yhteensopivuusongelmat vähemmän tunnettujen sähköpostipalveluiden kanssa
Learn more about Barracuda Message Archiver:
Kuva, jossa esitellään Dell EMC SourceOne -työkalun siirronhallintaa. Dell EMC SourceOne on edistynyt arkistointiratkaisu, joka on suunniteltu hallitsemaan ja tallentamaan yritysten kriittisiä tietoja. Vankan infrastruktuurinsa ansiosta se pystyy käsittelemään valtavia tietomääriä, joten se sopii erityisesti skaalautuvuutta tavoitteleville yrityksille.
Miksi valitsin Dell EMC SourceOnen: Valitessani korostettavia työkaluja Dell EMC SourceOne erottui edukseen tunnetun yritystason skaalautuvuutensa ansiosta. Valitsin sen vankan infrastruktuurin ja sen skaalautuvuutta koskevien myönteisten arvioiden vuoksi. Yrityksille, jotka ennakoivat nopeaa kasvua tai hallitsevat jo suuria tietomääriä, uskon aidosti, että SourceOne on 'paras ratkaisu yritystason skaalautuvuuteen'.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Dell EMC SourceOne tarjoaa reaaliaikaisen arkistoinnin, mikä varmistaa, että yrityksillä on tarvittaessa välitön pääsy tietoihinsa. Lisäksi sen suojausominaisuudet auttavat puolustautumaan kiristysohjelmien ja tietojenkalastelun kaltaisilta uhkilta, jotka ovat yrityksille elintärkeitä. Integraatioiden osalta SourceOne on suunniteltu toimimaan hyvin monenlaisten yritystyökalujen kanssa, mikä lisää sen käyttöönoton ja hyödyntämisen joustavuutta.
Pros and Cons
Pros:
- Tarjoaa reaaliaikaisen tietojen arkistoinnin välitöntä käyttöä varten
- Vahva suoja kiristysohjelmia ja tietojenkalastelu-uhkia vastaan
- Pystyy hallitsemaan tehokkaasti valtavia määriä vanhoja sähköposteja
Cons:
- Uusille käyttäjille oppimiskäyrä saattaa olla jyrkempi
- Mukautetut integraatiot saattavat vaatia lisämäärityksiä
- Mahdollisesti korkeammat aloituskustannukset verrattuna muihin ratkaisuihin
Learn more about Dell EMC SourceOne:
Paras MSP-yrityksille ja IT-palveluntarjoajille- Alkaen $6/käyttäjä/kuukausi (vähintään 10 paikkaa)
Kuva työkalulle N-able Mail Assure suunnatusta hallintapaneelista. N‑able Mail Assure on edistyksellinen sähköpostin suojaus- ja arkistointijärjestelmä, joka on suunniteltu vastaamaan MSP-yritysten (hallittujen palvelujen tarjoajien) ja IT-palveluntarjoajien ainutlaatuisiin tarpeisiin. Alustan painotus automaatioon, vankkoihin todennusprosesseihin ja räätälöityihin ratkaisuihin tekee siitä erityisen sopivan näille palvelupohjaisille toimialoille.
Miksi valitsin N‑able Mail Assuren: Tutustuttuani lukuisiin arkistointijärjestelmiin valitsin N‑able Mail Assuren, koska se keskittyy erityisesti MSP-yritysten ja IT-palveluntarjoajien tarpeisiin. Verratessani sitä muihin työkaluihin kävi selväksi, että Mail Assuren suunnittelu ja toiminnallisuus erottuvat edukseen, sillä ne on suunniteltu erityisesti toimialoille, jotka hyötyvät automaatiosta ja edistyneistä todennusmenetelmistä. Tämä vahvisti arvioni siitä, että se on kiistatta 'Paras MSP-yrityksille ja IT-palveluntarjoajille.'
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
N‑able Mail Assure sisältää edistyneitä automaatio-ominaisuuksia, joiden avulla MSP-yritykset ja IT-palveluntarjoajat voivat tehostaa arkistointiprosessejaan. Alusta suhtautuu todennukseen vakavasti, ja monitasoiset todennusprosessit varmistavat turvallisen pääsyn. Lisäksi se integroituu useisiin alan standardityökaluihin, mikä parantaa sen yhteensopivuutta ja toiminnallisuutta.
Pros and Cons
Pros:
- Vahva painotus automaatioon tehostaa prosesseja
- Edistyneet todennusmenetelmät varmistavat turvallisuuden
- Laajat integraatiomahdollisuudet alan standardityökalujen kanssa
Cons:
- Muiden kuin MSP-käyttäjien oppimiskäyrä saattaa olla jyrkempi
- Käyttöliittymä voi tuntua ensikertalaisista pelottavalta
- Ominaisuudet voivat olla osittain päällekkäisiä pienemmille palveluntarjoajille
Learn more about N‑able Mail Assure:
Paras vaatimustenmukaisuutta edellyttäville toimialoille- Alkaen $9/käyttäjä/kuukausi (vähintään 10 paikkaa)
Kuva Smarsh-arkistointityökalun arkistonhallinta-välilehden valvontasarakkeesta. Smarsh erottuu edukseen omistautuneena sähköpostien arkistointialustana, joka on suunniteltu erityisesti aloille, joilla sääntelyn noudattamisesta ei voida tinkiä. Sen tarjontaan perehtyessä kävi selväksi, että sen sitoutuminen vaatimustenmukaisuutta edellyttäviin toimialoihin ei ole vain nimike, vaan keskeinen osa sen toiminnallisuutta.
Miksi valitsin Smarshin: Smarsh kiinnitti huomioni, kun valitsin nimenomaan työkaluja aloille, joilla vaatimustenmukaisuus ei ole valinnaista vaan pakollista. Smarshin erotti muista sen selkeä keskittyminen ominaisuuksiin, jotka auttavat noudattamaan vaatimuksia. Arvioidessani ja vertaillessani eri työkaluja oli selvää, että Smarsh oli 'paras vaatimustenmukaisuutta edellyttäville toimialoille' syvälle juurtuneen erityisosaamisensa ansiosta.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Smarsh tarjoaa runsaasti tallennustilaa, joten käyttäjien ei tarvitse huolehtia sen loppumisesta lähiaikoina. Lisäksi se integroituu suosittuihin sähköpostijärjestelmiin, mikä takaa sujuvan arkistointikokemuksen. Yhteensopivuus ei rajoitu Gmailiin, vaan ulottuu useisiin sähköpostipalvelimiin, joten käytetystä alustasta riippumatta Smarsh huolehtii tarpeistasi.
Pros and Cons
Pros:
- Vaatimustenmukaisuutta edellyttäville toimialoille suunnatut ominaisuudet
- Runsaasti tallennustilaa
- Laaja yhteensopivuus eri sähköpostipalvelinten kanssa
Cons:
- Jyrkempi oppimiskäyrä muille kuin teknisille käyttäjille
- Paikkojen vähimmäismäärä ei välttämättä sovellu pienille yrityksille
- Kalliimpi kuin jotkin kilpailijat
Learn more about Smarsh:
Paras pilvivarmuuskopioinnin integrointiin- Alkaen $5/user/month (vähintään 10 paikkaa)
Kuva Dropsuite-työkalua varten tehdystä hallintapaneelista. Dropsuite on kattava sähköpostien arkistointityökalu, joka tunnetaan vaikuttavista pilvivarmuuskopiointiominaisuuksistaan. Sen integrointiominaisuudet, erityisesti pilvivarmuuskopioinnin osalta, tarjoavat etulyöntiaseman yrityksille, jotka haluavat yhdistää nykyiset järjestelmänsä arkistointiratkaisuihin.
Miksi valitsin Dropsuiten: Etsiessäni sopivia sähköpostien arkistointityökaluja Dropsuite erottui jatkuvasti edukseen, erityisesti pilvivarmuuskopiointiominaisuuksiensa ansiosta. Vertailtuani ja arvioituani useita työkaluja totesin, että Dropsuite on ainutlaatuinen tiiviin pilvivarmuuskopiointi-integraationsa ansiosta. Siksi uskon vahvasti, että se on 'paras pilvivarmuuskopioinnin integrointiin' – ominaisuus, jota nykyaikaiset yritykset todella arvostavat.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Dropsuite tarjoaa dynaamiset säilytyskäytännöt, joten yritykset voivat määrittää sähköpostien varmuuskopiointirutiinit ja luottaa järjestelmän hoitavan tehtävänsä. Lisäksi se on suunniteltu loppukäyttäjät huomioiden, mikä tekee käyttöliittymästä intuitiivisen ja helppokäyttöisen. Dropsuiten yhteensopivuus useiden sähköpostipalvelinten kanssa varmistaa, että yritykset voivat hyötyä sen palveluista sähköpostialustastaan riippumatta.
Pros and Cons
Pros:
- Yritysten tarpeisiin mukautetut dynaamiset säilytyskäytännöt
- Suunniteltu loppukäyttäjät huomioiden helppoa navigointia varten
- Laaja yhteensopivuus useiden sähköpostipalvelinten kanssa
Cons:
- Saattaa olla hieman monimutkainen henkilöille, joilla ei ole IT-tukea
- Paikkojen vähimmäisvaatimus voi karkottaa pienemmät tiimit
- Joidenkin kehittyneiden analytiikkaominaisuuksien puuttuminen
Learn more about Dropsuite:
Paras vaihtoehto paikallisille laitteistoratkaisuille- Alkaen $12/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)
Kuvakaappaus, jossa keskitytään Jatheon Archiving Suite -työkalun säilytysvälilehteen. Jatheon Archiving Suite on kattava alusta, joka on suunniteltu yksinkertaistamaan sähköpostien hallintaa ja tallennusta hyödyntämällä paikallista laitteistoa. Organisaatioille, jotka suosivat omia laitteita pilviratkaisujen sijaan, suunniteltu ratkaisu varmistaa sähköpostiviestien luotettavan tallennuksen erityisesti silloin, kun paikalliset laitteistovaihtoehdot ovat etusijalla.
Miksi valitsin Jatheon Archiving Suiten: Kun valitsin paikalliseen laitteistoon keskittyvää alustaa, Jatheon Archiving Suite kiinnitti huomioni. Sen sitoutuminen tehokkaaseen sähköpostien tallennukseen fyysisen laitteiston avulla erottaa sen muista sähköpostipalveluista. Vertailemalla ja arvioimalla sen ominaisuuksia totesin Jatheon Archiving Suiten olevan 'Paras vaihtoehto paikallisille laitteistoratkaisuille.'
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Jatheon erottuu edukseen tehokkailla sähköpostien hallintatyökaluillaan, jotka helpottavat sähköpostiviestien vaivatonta järjestämistä ja tallentamista. Alusta integroituu myös hyvin useisiin johtaviin sähköpostipalveluihin, mikä varmistaa yhdenmukaisen ja tehokkaan arkistointiprosessin. Lisäksi sen hakutoimintojen ansiosta arkistoitujen sähköpostien noutaminen on suoraviivaista.
Pros and Cons
Pros:
- Tarjoaa tehokkaan sähköpostien tallennuksen paikallisen laitteiston avulla
- Integraatiot johtavien sähköpostipalveluiden kanssa
- Edistyneet hakutoiminnot tietojen helppoa noutamista varten
Cons:
- Paikalliseen käyttöön keskittyvä ratkaisu ei välttämättä sovellu kaikille yrityksille
- Laitteiston ylläpidosta voi aiheutua lisäkustannuksia
- Alkuasetukset voivat olla monimutkaisempia kuin pilviratkaisuissa
Learn more about Jatheon Archiving Suite:
Muut sähköpostien arkistointiohjelmistot
Alla on luettelo muista sähköpostien arkistointiohjelmistoista, jotka pääsivät luettelooni mutta eivät kymmenen parhaan joukkoon. Niihin kannattaa ehdottomasti tutustua.
- 11Archive360Paras avoimen arkistoinnin joustavuuteen
- 12CryoserverParas vankkoihin rikosteknisiin hakutoimintoihin
- 13Org IQParas joustavaan pk-yritysten sähköpostien vaatimustenmukaisuuteen
Miten arvioin sähköpostien arkistointiohjelmistoja
Jaan arviointini perusvaatimuksiin – WORM-säilytykseen, sähköiseen tiedonhakuun ja auditointilokeihin – sekä erottaviin tekijöihin, joilla on merkitystä SEC-tarkastuksen tai oikeudenkäyntiin liittyvän säilytysvelvoitteen aikana.
Tärkeimmät toiminnot (Tämän luettelon perusvaatimukset)
Kun valitsen työkaluja luettelooni, arvioin jokaisen niistä asteikolla 0 (ei tarjoa toimintoa) – 5 (on erinomainen tällä osa-alueella) kunkin alla luetellun tärkeimmän toiminnon osalta. Sen jälkeen muunnan työkalun kokonaispistemäärän prosenttiosuudeksi. Työkalun on saavutettava vähintään 65 prosentin kokonaispistemäärä, jotta se voidaan ottaa mukaan.
- Automaattinen sähköpostien tallennus: Tarkistan, pystyykö työkalu kirjaamaan sähköpostit reaaliaikaisesti Microsoft 365-, Google Workspace- ja paikallisista Exchange-ympäristöistä ilman manuaalisia toimia.
- Peukaloinnilta suojattu säilytys: Jokaisen ratkaisun tulisi tarjota WORM-vaatimusten mukaista muuttumatonta tallennustilaa, jossa säilytyskäytännöt voidaan määrittää – erityisesti organisaatioille, joita koskevat SEC 17a-4- tai GDPR-vaatimukset.
- Haku- ja sähköisen tiedonhaun työkalut: Arvioin, kuinka hyvin arkisto käsittelee Boolen hakuja, liitehakuja, oikeudellisia säilytysvelvoitteita ja tapauskohtaisia vientitoimintoja PST- tai EML-muodoissa.
- Vaatimustenmukaisuus ja sääntelytuki: Auditointilokit, säilytysketjun kirjaaminen ja valmiit vaatimustenmukaisuusraportit ovat tässä tärkeitä – erityisesti rahoitus- ja terveydenhuoltoalan tiimeille.
- Suojattu käyttö ja salaus: Roolipohjaiset käyttöoikeudet, AES-256-salaus levossa ja siirron aikana sekä SSO/MFA-tuki vaikuttavat kaikki siihen, miten arvioin alustan tietoturvan tasoa.
- Sähköpostien palautus ja toipuminen: Tarkistan, voivatko ylläpitäjät ja loppukäyttäjät palauttaa yksittäisiä viestejä tai kokonaisia postilaatikoita nopeasti takaisin aktiiviseen postijärjestelmään ilman asian eskalointia.
Kun minulla on luettelo kriteerit täyttävistä työkaluista, tarkastelen, mikä erottaa kunkin alustan muista.
Erottavat tekijät (Mikä erottaa toimittajat toisistaan)
Näin vertailen eri toimittajia:
Erottuvat ominaisuudet
Yhtenäinen monikanavainen arkistointi on merkittävä erottava tekijä – sähköpostin ohella Slackia, Teamsia tai tekstiviestejä käyttävät tiimit hyötyvät yhdestä haettavasta tietovarastosta sen sijaan, että niiden pitäisi hallita erillisiä järjestelmiä. Etsin myös tekoälypohjaista luokittelua, joka merkitsee automaattisesti arkaluonteisen sisällön, kuten henkilötiedot tai taloustiedot, jotta säilytyskäytännöt voidaan toteuttaa johdonmukaisesti. Säännellyillä toimialoilla toimiville organisaatioille sanastopohjaista otantaa hyödyntävät valvontatarkistusten työnkulut säästävät tuntikausia manuaaliselta valvonnalta vaatimustenmukaisuuden tarkastusten aikana.
Ominaisuuksia laajemmin
Käyttöönottomalli on tärkeä – arvioin, tarjoaako toimittaja pilvi-, paikallis- tai hybridivaihtoehtoja sekä alueellisia datakeskusvaihtoehtoja, jotka täyttävät tietojen sijaintivaatimukset. Integraatioekosysteemi on yhtä tärkeä; Microsoft 365:n ja Google Workspacen natiiviliittimet sekä yhteensopivuus SIEM- ja DLP-työkalujen kanssa määrittävät, kuinka hyvin arkisto sopii nykyiseen teknologiakokonaisuuteesi. Tarkistan myös vanhojen järjestelmien siirtotuen, sillä teratavujen siirtäminen Enterprise Vaultin tai Mimecastin kaltaisista alustoista voi ratkaista toteutusaikataulun onnistumisen tai epäonnistumisen.
Sähköpostien arkistointiohjelmiston valitseminen
On helppoa juuttua pitkiin ominaisuusluetteloihin ja monimutkaisiin hinnoittelurakenteisiin. Jotta pysyt keskittyneenä käydessäsi läpi omaa ainutlaatuista ohjelmistonvalintaprosessiasi, tässä on luettelo huomioon otettavista tekijöistä:
| Tekijä | Huomioitavaa |
|---|---|
| TekijäSkaalautuvuus | HuomioitavaaSelviääkö ohjelmisto tietojesi kasvusta? Tarkista, tukeeko se kasvavia tallennustarpeita ilman merkittäviä kustannusten nousuja. |
| TekijäIntegraatiot | HuomioitavaaToimiiko se nykyisten järjestelmiesi kanssa? Varmista yhteensopivuus esimerkiksi sähköpostiohjelmien ja CRM-järjestelmien kanssa sujuvien työnkulkujen takaamiseksi. |
| TekijäMukautettavuus | HuomioitavaaVoitko mukauttaa ohjelmiston prosesseihisi sopivaksi? Etsi mukautusvaihtoehtoja, joiden avulla voit säätää asetuksia ja ominaisuuksia tiimisi tarpeiden mukaan. |
| TekijäHelppokäyttöisyys | HuomioitavaaOnko käyttöliittymä intuitiivinen? Testaa ohjelmiston navigointi ja käytettävyys varmistaaksesi, ettei tiimisi tarvitse laajaa koulutusta. |
| TekijäKäyttöönotto ja perehdytys | HuomioitavaaKuinka nopeasti pääset alkuun? Arvioi käyttöönottoon kuluva aika ja sujuvaan siirtymään tarvittavat resurssit, kuten koulutusmateriaalit ja tuen saatavuus. |
| TekijäKustannukset | HuomioitavaaMikä on kokonaisomistuskustannus? Ota huomioon kaikki kulut, kuten tilausmaksut, lisäosat ja mahdolliset piilokustannukset. Vertaa niitä budjettirajoihisi. |
| TekijäTurvallisuustoimet | HuomioitavaaOnko tietosi suojattu? Varmista ohjelmiston turvatoimet, kuten salaus ja käyttöoikeuksien hallinta, jotta ne täyttävät turvallisuusstandardisi. |
| TekijäVaatimustenmukaisuusvaatimukset | HuomioitavaaTäyttääkö se alan säädökset? Varmista, että ohjelmisto tukee asiaankuuluvien lakien, kuten GDPR:n tai HIPAA:n, noudattamista oikeudellisten ongelmien välttämiseksi. |
Mikä on sähköpostien arkistointiohjelmisto?
Sähköpostien arkistointiohjelmisto on työkalu, joka tallentaa, säilyttää ja hakee sähköpostiviestejä vaatimustenmukaisuutta ja tietojen säilyttämistä varten. IT-ammattilaiset, vaatimustenmukaisuudesta vastaavat henkilöt ja lakitiimit käyttävät näitä työkaluja yleisesti tietojen hallintaan ja sääntelyvaatimusten täyttämisen varmistamiseen. Haku-, palautus- ja säilytysominaisuudet auttavat hallitsemaan suuria sähköpostimääriä ja ylläpitämään vaatimustenmukaisuutta. Kaiken kaikkiaan nämä työkalut tarjoavat organisaatioille mahdollisuuden hallita historiallisia sähköpostitietoja turvallisesti ja käyttää niitä tehokkaasti.
Ominaisuudet
Kun valitset sähköpostien arkistointiohjelmistoa, kiinnitä huomiota seuraaviin keskeisiin ominaisuuksiin:
- Haku ja palautus: Mahdollistaa tiettyjen sähköpostiviestien nopean etsimisen ja käytön arkistosta, mikä säästää aikaa ja parantaa tehokkuutta.
- Tietojen säilytyskäytännöt: Antaa sinun määrittää säännöt sille, kuinka kauan sähköpostiviestejä säilytetään, ja varmistaa oikeudellisten ja sääntelyvaatimusten täyttymisen.
- Sähköisen tiedonhaun ominaisuudet: Tarjoaa työkaluja sähköpostiviestien etsimiseen, säilyttämiseen ja viemiseen oikeudellisia ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä tarkoituksia varten, mikä tehostaa tiedonhakuprosessia.
- Skaalautuva tallennustila: Mahdollistaa tallennuskapasiteetin laajentamisen sähköpostitietojen määrän kasvaessa ja vastaa tuleviin tarpeisiin ilman häiriöitä.
- Turvallisuustoimet: Sisältää salauksen ja käyttöoikeuksien hallinnan arkaluonteisten sähköpostitietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä ja tietomurroilta.
- Vaatimustenmukaisuuden tuki: Varmistaa, että ohjelmisto täyttää alakohtaiset sääntelyvaatimukset, ja auttaa organisaatiotasi noudattamaan esimerkiksi GDPR:n tai HIPAA:n kaltaisia lakeja.
- Mukautettavat käyttäjäroolit: Mahdollistaa eri käyttöoikeustasojen ja oikeuksien määrittämisen käyttäjille sekä hallinnan siitä, kuka voi käyttää arkistoituja sähköpostiviestejä ja hallita niitä.
- Tarkastusketjut: Seuraa käyttäjien toimintaa järjestelmässä ja tarjoaa läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta kaikille arkistoituihin sähköpostiviesteihin kohdistuville toimille.
- Integrointivaihtoehdot: Tukee yhteyksiä olemassa oleviin sähköpostiohjelmiin ja liiketoimintasovelluksiin, mikä helpottaa saumatonta tiedonsiirtoa ja työnkulkujen integrointia.
- Automaattinen tietojen luokittelu: Luokittelee sähköpostiviestit sisällön perusteella, mikä helpottaa tietyntyyppisten viestien hallintaa ja hakemista tarpeen mukaan.
Hyödyt
Sähköpostien arkistointiohjelmiston käyttöönotto tarjoaa useita hyötyjä tiimillesi ja yrityksellesi. Tässä muutamia etuja, joita voit odottaa:
- Parantunut vaatimustenmukaisuus: Varmistaa oikeudellisten ja sääntelyvaatimusten täyttymisen hallitsemalla tietojen säilytystä ja tarjoamalla sähköisen tiedonhaun ominaisuuksia.
- Tehokas tietojen haku: Nopeuttaa tiettyjen sähköpostiviestien löytämistä ja käyttöä kehittyneiden haku- ja palautusominaisuuksien avulla.
- Parannettu turvallisuus: Suojaa arkaluonteisia tietoja turvallisuustoimilla, kuten sähköpostin salauspalveluilla ja käyttöoikeuksien hallinnalla.
- Kustannussäästöt: Vähentää tallennuskustannuksia käyttämällä skaalautuvia tallennusratkaisuja, jotka kasvavat tietotarpeidesi mukana.
- Toiminnan jatkuvuus: Säilyttää tärkeiden viestien käyttömahdollisuuden myös palvelinkatkosten tai tietojen menettämiseen johtavien häiriöiden aikana.
- Tuottavuuden kasvu: Vapauttaa IT-resursseja automatisoimalla tietojen luokittelua ja säilytyskäytäntöjä, jolloin tiimisi voi keskittyä muihin tehtäviin.
- Läpinäkyvyys ja vastuullisuus: Tarjoaa tarkastusketjuja käyttäjien toiminnan seuraamiseen ja arkistoitujen sähköpostiviestien vastuullisen käsittelyn varmistamiseen.
Kustannukset & hinnoittelu
Sähköpostien arkistointiohjelmiston valinta edellyttää saatavilla olevien hinnoittelumallien ja suunnitelmien ymmärtämistä. Kustannukset vaihtelevat ominaisuuksien, tiimin koon, lisäosien ja muiden tekijöiden perusteella. Alla oleva taulukko sisältää yhteenvedon sähköpostien arkistointiohjelmistoratkaisuissa yleisesti käytetyistä suunnitelmista, niiden keskimääräisistä hinnoista ja tyypillisistä ominaisuuksista:
Sähköpostien arkistointiohjelmistojen suunnitelmien vertailutaulukko
| Suunnitelman tyyppi | Keskimääräinen hinta | Yleiset ominaisuudet |
|---|---|---|
| Suunnitelman tyyppiIlmainen suunnitelma | Keskimääräinen hinta$0 | Yleiset ominaisuudetPerustason sähköpostien tallennus, rajoitetut hakuominaisuudet ja vähäinen tuki. |
| Suunnitelman tyyppiHenkilökohtainen suunnitelma | Keskimääräinen hinta$5-$25/user/month | Yleiset ominaisuudetParannettu haku ja palautus, perustason vaatimustenmukaisuuden tuki ja tietojen varmuuskopiointivaihtoehdot. |
| Suunnitelman tyyppiYrityssuunnitelma | Keskimääräinen hinta$25-$50/user/month | Yleiset ominaisuudetKehittynyt sähköinen tiedonhaku, mukautettavat säilytyskäytännöt, turvallisuustoimet ja integrointivaihtoehdot. |
| Suunnitelman tyyppiSuuryrityssuunnitelma | Keskimääräinen hinta$50-$100/user/month | Yleiset ominaisuudetRajoittamaton tallennustila, kattavat vaatimustenmukaisuuden ominaisuudet, tarkastusketjut, kehittyneet turvallisuustoimet ja laajat mukautusvaihtoehdot. |
Sähköpostin arkistointiohjelmiston usein kysytyt kysymykset
Tässä on vastauksia sähköpostin arkistointiohjelmistoa koskeviin yleisiin kysymyksiin:
Miten sähköpostin arkistointiohjelmisto varmistaa säädöstenmukaisuuden?
Sähköpostin arkistointiohjelmisto auttaa tiimiäsi noudattamaan säädöksiä säilyttämällä sähköpostit automaattisesti määritettyjen käytäntöjen mukaisesti. Se tarjoaa sähköisen tiedonhaun työkaluja, joiden avulla voit tarvittaessa hakea ja viedä sähköposteja oikeudellisia tarkoituksia varten. Ohjelmisto ylläpitää myös tarkastusjälkiä käytön ja muutosten seuraamiseksi, mikä varmistaa läpinäkyvyyden.
Voiko sähköpostin arkistointiohjelmiston integroida nykyiseen sähköpostijärjestelmääni?
Kyllä, useimmat sähköpostin arkistointiratkaisut voidaan integroida suosittuihin sähköpostijärjestelmiin, kuten Microsoft 365:een, Gmailiin ja muihin järjestelmiin. Integraation ansiosta voit arkistoida sähköpostit muuttamatta nykyisiä asetuksiasi. Tarkista ennen ostamista yhteensopivuus nykyisen sähköpostiohjelmasi kanssa varmistaaksesi sujuvan siirtymisen.
Mitä arkistoiduille sähköposteille tapahtuu, jos vaihdamme palveluntarjoajaa?
Jos vaihdat palveluntarjoajaa, voit yleensä viedä arkistoidut sähköpostit ja tuoda ne uuteen järjestelmään. Monet palveluntarjoajat tarjoavat työkaluja tämän siirtoprosessin helpottamiseksi. On tärkeää varmistaa, että uusi palveluntarjoajasi tukee onnistuneeseen siirtoon tarvittavia muotoja ja menetelmiä.
Miten sähköpostin arkistointiohjelmisto käsittelee tietoturvaa?
Sähköpostin arkistointiohjelmisto käyttää yleensä salausta tietojesi suojaamiseen sekä siirron aikana että tallennettuina. Käyttöoikeuksien hallinnan avulla varmistetaan, että vain valtuutetut käyttäjät voivat tarkastella arkistoituja sähköposteja tai muokata niitä. On tärkeää tarkistaa palveluntarjoajan tietoturvatoimet ja varmistaa, että ne täyttävät organisaatiosi vaatimukset.
Voiko arkistosta hakea tiettyjä sähköposteja?
Kyllä, sähköpostin arkistointiohjelmisto sisältää hakutoimintoja, joiden avulla löydät tietyt sähköpostit nopeasti. Voit käyttää hakua rajataksesi tuloksia avainsanojen, päivämääräalueiden tai muiden kriteerien perusteella. Tämä ominaisuus on hyödyllinen tärkeän viestinnän löytämiseen ilman, että sinun tarvitsee käydä tuhansia sähköposteja manuaalisesti läpi.