Ilmoittaako HR sinulle uusista työntekijöistä viime hetkellä, jolloin joudut kiirehtimään kaiken valmiiksi? Oletko epävarma siitä, kuka liittyy tiimiin, milloin ja mitä hän tarvitsee ensimmäisenä päivänä? Lähtevätkö työntekijät palauttamatta yrityksen laitteita tai jääkö heidän ohjelmistokäyttöoikeutensa edelleen aktiiviseksi? Kuluttavatko lähtijöiden käyttämättömät lisenssit huomaamatta IT-budjettiasi?
{{deeplink:158463:[Setylin IT-omaisuuden ja lisenssien hallintaohjelmisto]}} auttaa IT-tiimejä ratkaisemaan nämä yleiset haasteet tuomalla rakennetta ja näkyvyyttä työntekijän elinkaaren jokaiseen vaiheeseen.
Alustan työntekijöille tarkoitetut perehdytys- ja työsuhteen päättämisen työnkulut antavat sinulle hallinnan ja selkeyden koko liittyjä–siirtyjä–lähtijäprosessiin (JML) — varmistaen, että oikeat laitteet ja käyttöoikeudet määritetään ja palautetaan oikeaan aikaan.
Tässä ominaisuuksien perusteellisessa katsauksessa tarkastelemme, miten Setyl automatisoi ja yksinkertaistaa perehdytys- ja työsuhteen päättämisprosessia, vähentää manuaalista työtä ja pullonkauloja, pienentää IT:n ylimääräisiä kustannuksia sekä suojaa tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusriskeiltä.
Yleiskatsaus perehdytys- ja työsuhteen päättämisen ominaisuuksiin
Setylin käyttäjän perehdytysprosessi: laitteiden ja lisenssien määrittäminen
- Automatisoidut perehdytyksen työnkulut , jotka käynnistyvät HR-järjestelmäintegraatioiden kautta.
- Roolipohjaiset perehdytyksen tarkistuslistat oikeiden laitteiden ja käyttöoikeuksien määrittämistä varten.
- Automatisoidut laitteiden ja lisenssien määrittämiset natiivien integraatioiden avulla.
- Varastotason seuranta viime hetken laitepulien ehkäisemiseksi.
- IT-omaisuutta ja lisenssejä koskevat kyselyt omaisuuden vastaanottamisen vahvistamiseksi ja käytäntöjesi hyväksymisen tallentamiseksi.
- Kattavat käyttäjäprofiilit kaikkien määrittämisten, muutosten ja asiakirjojen tallentamiseen.
Setylin työntekijän työsuhteen päättämisen työnkulku: omaisuuden palauttaminen ja käyttöoikeuksien poistaminen
- Automatisoidut työsuhteen päättämisen työnkulut, jotka käynnistyvät HR-järjestelmän synkronoinneista.
- Täydellinen luettelo määritetyistä laitteista ja lisensseistä palauttamista varten.
- Ylläpitäjän roolien ja omistajuuden yleiskatsaus asianmukaisen luovutuksen varmistamiseksi.
- Työntekijän toimintatiedot rekisteröimättömien lisenssien ja tilausten tunnistamiseksi.
Setylin käyttäjän perehdytysprosessi: laitteiden ja lisenssien määrittäminen
Setyl auttaa IT-tiimejä parantamaan perehdytysprosessiaan tehostetun automaation, näkyvyyden ja dokumentoinnin avulla. Alusta varmistaa, että jokainen uusi työntekijä saa johdonmukaisesti oikeat IT-laitteet, ohjelmistot ja käyttöoikeudet ensimmäisestä päivästä alkaen. Näin pullonkaulat ja viivästykset poistuvat ja työntekijöille tarjotaan sujuva käyttökokemus.
1. Automaattisesti käynnistyvät perehdytyksen työnkulut
Osana laajaa integraatiovalikoimaansa Setyl tarjoaa valmiit integraatiot yli 50 HR- ja IAM-järjestelmään, kuten BambooHR:ään, HiBob:iin, Workdayhin ja Oktaan.
Kun HR- tai operatiivinen tiimisi lisää uuden työntekijän ja liittymispäivän HR- tai IAM-järjestelmääsi, Setyl siirtää käyttäjän automaattisesti perehdytysvaiheeseen. Tiimillesi ilmoitetaan uudesta käyttäjästä välittömästi, mikä poistaa osastojen väliset siilot ja väliin jäävät luovutukset.
2. Roolipohjaiset perehdytyksen tarkistuslistat
Setylin avulla voit luoda tiettyihin rooleihin mukautettuja standardoituja IT-laite- ja ohjelmistokäyttöoikeusmalleja. Mallit voivat perustua tehtävänimikkeeseen, osastoon, sijaintiin, asemaan tai näiden yhdistelmään. Näin voit luoda johdonmukaisen yrityskäytännön omaisuuden ja käyttöoikeuksien määrittämistä varten.
Voit esimerkiksi luoda mallin New Yorkissa työskenteleville myyntityöntekijöille, Yhdistyneessä kuningaskunnassa työskenteleville suunnittelijoille tai pääkonttorin johtajille.
Kun perehdytät työntekijän Setylissä, käytä vain asiaankuuluvaa mallia. Se luo luettelon laite- ja ohjelmistokohteista, jotka työntekijän tulisi saada, joten voit helposti etsiä ja määrittää omaisuutta ennalta määritetyistä ryhmistä sekä tarjota uusille työntekijöille kaikki heidän tarvitsemansa työkalut heti ensimmäisestä päivästä alkaen.
3. Laitteiden ja käyttöoikeuksien automaattinen kohdistaminen
Jos laitteiden kohdistukset on jo tallennettu tai määritetty toisessa järjestelmässä, kuten MDM-, RMM-, IAM- tai muissa liiketoimintasovelluksissasi, voit tuoda nämä tiedot automaattisesti Setyliin ilman manuaalisia toimenpiteitä perehdytyksen aikana.
Kun uusi laite havaitaan ja tuodaan MDM- tai RMM-järjestelmästä Setyliin, se voidaan kohdistaa automaattisesti kyseiseen järjestelmään tallennetulle käyttäjälle. Vastaavasti kun ohjelmistolisenssi kohdistetaan Okta-kaltaisessa alustassa tai se on jo määritetty joissakin keskeisissä liiketoimintasovelluksissasi, tieto tallennetaan välittömästi Setyliin.
4. Varastotasojen seuranta
Pidä varastotasot optimaalisina ja varmista, että IT-laitteet ovat aina helposti saatavilla uusia työntekijöitä perehdytettäessä varaston näkyvyyden ja hälytysten avulla.
Setylin avulla voit järjestää laitteet mukautettuihin ryhmiin minkä tahansa ominaisuusyhdistelmän perusteella sijainnista laitteen teknisiin tietoihin, mikä helpottaa kokonaisuuden hallintaa. Voit sen jälkeen määrittää hälytykset ilmoittamaan, kun määrät laskevat ennalta määritetyn raja-arvon alapuolelle, jolloin ehdit tehdä uuden tilauksen ennen kuin puutetta syntyy.
5. IT-laitteita ja käyttöoikeuksia koskevat kyselyt
Kun kaikki asiaankuuluvat laitteet ja ohjelmistojen käyttöoikeudet on kohdistettu uusille työntekijöille perehdytysprosessin aikana, voit vahvistaa vastaanoton Setylin sisäänrakennettujen kyselyiden avulla.
Kyselyissä työntekijöitä pyydetään vahvistamaan, että he ovat vastaanottaneet Setyliin rekisteröidyt laitteet ja käyttöoikeudet, sekä hyväksymään hyväksyttävää käyttöä koskevan käytäntösi. Kaikki vastaukset tallennetaan Setyliin, ja ne ovat käytettävissä tarkastuksia tai tulevaa työsuhteen päättämistä varten.
6. Kattavat käyttäjäprofiilit
Erilliset työntekijäprofiilit varmistavat, että kaikki kuhunkin henkilöön liittyvät tiedot tallennetaan ja ovat helposti saatavilla.
Näihin kuuluvat kohdistetut IT-laitteet, käyttöoikeudet ja järjestelmänvalvojan roolit, työntekijän organisaatiotiedot, käyttäjän tila (perehdytys, työsuhteen päättäminen, aktiivinen, arkistoitu), dokumentaatio ja täytetyt kyselyt sekä loki kaikista toiminnoista.
Setylin työntekijän työsuhteen päättämisen työnkulku: laitteiden palauttaminen ja käyttöoikeuksien poistaminen
Setyl tarjoaa tehokkaan tavan palauttaa laitteet ja poistaa järjestelmien käyttöoikeudet työntekijöiltä, joiden työsuhde päättyy, työsuhteen päättämisprosessin aikana. Tämä jäsennelty lähestymistapa työntekijän käyttäjätilien sulkemiseen auttaa toimintojen sujuvuudessa, vahvistaa tietoturvaa, tukee auditointeihin valmistautumista ja ehkäisee tarpeettomia IT-kuluja työntekijän lähdettyä.
1. Automaattisesti käynnistyvät työsuhteen päättämisen työnkulut
Setyl ilmoittaa sinulle heti, kun työntekijän lähtöpäivä lisätään integroituun HR- tai IAM-järjestelmääsi.
Lähtevä työntekijä siirretään sen jälkeen automaattisesti työsuhteen päättämisen vaiheeseen, mikä kehottaa tiimiäsi suorittamaan tarvittavat toimet ilman, että sinun tarvitsee odottaa pyyntöä tai HR-tiimisi manuaalista ilmoitusta.
2. Täydellinen luettelo kohdistetuista laitteista ja käyttöoikeuksista
Jokaisessa käyttäjäprofiilissa näkyy selkeä luettelo kaikista kohdistetuista IT-laitteista ja käyttöoikeuksista sekä vastaanoton vahvistavista kyselyvastauksista.
Tunnista tämän työsuhteen päättämisen tarkistuslistan avulla palautettavat laitteet ja työntekijältä poistettavat käyttöoikeudet sekä merkitse jokainen kohta tehdyksi sen valmistuttua.
3. Järjestelmänvalvojan roolien ja omistajuuksien yleiskatsaus
Jokainen työntekijälle kohdistettu liiketoiminta- tai tekninen järjestelmänvalvojan rooli näkyy hänen profiilissaan.
Tarkista luettelo työsuhteen päättämisprosessin aikana varmistaaksesi, että kaikki ohjelmistojen järjestelmänvalvojan oikeudet poistetaan ja omistajuus siirretään asianmukaisesti.
4. Työntekijän aktiivisuustiedot
Tarkastele työntekijän viimeaikaisia ohjelmistojen käyttöä koskevia tietoja tunnistaaksesi mahdolliset rekisteröimättömät käyttöoikeudet tai tilaukset, jotka on myös käsiteltävä työsuhteen päättämisen yhteydessä.
Nämä tiedot voidaan tuoda yhdistetyistä SSO-, IAM-, IDP- ja muista liiketoimintasovelluksista, jotka havaitsevat kirjautumiset ja käyttäjätoiminnot ja tuovat ne Setyliin.
Delegoi ja tee yhteistyötä perehdytys- ja työsuhteen päättämisprosesseissa
Haluatko delegoida perehdytys- ja työsuhteen päättämisen tehtävät organisaatiosi parhaiten soveltuville tiimeille?
Setylin selkeä käyttöliittymä ja intuitiivinen rakenne tekevät sen käytöstä helppoa kaikille, myös vähemmän teknisille kollegoille. Lisäksi erillisten roolien ja käyttöoikeuksien avulla voit säilyttää hallinnan siihen, ketkä voivat käyttää alustan tiettyjä osa-alueita.
Tämä tarkoittaa, että voit jakaa ja delegoida tehtäviä perehdytys- ja työsuhteen päättämisprosessin aikana organisaatiosi muille osa-alueille — kuten toimipaikoille, henkilöstö- ja operatiivisille tiimeille tai osastopäälliköille — samalla varmistaen, että kaikki päivitykset tallennetaan keskitetylle alustalle.
Katso Setylin työntekijöiden perehdytys- ja työsuhteen päättämisohjelmisto käytännössä
{{deeplink:158463:[Varaa alustan esittely]:spotlight_onboarding_offboarding}} nähdäksesi Setylin laitteiden osoittamis- ja palautusprosessit käytännössä sekä pyytääksesi kokeilua, jotta voit tutustua alustaan itse.
