Kokeneet johtajat, joita turhauttaa ketteryyden omaksuminen teknologiatiimeissä, ottavat usein yhteyttä minuun. Yleisin kuulemani valitus on: ”Haluan vain tietää, milloin se valmistuu. Ennen ketteryyttä sain tietää sen – miksi epävarmuutta on nyt niin paljon enemmän?”
Minulla on hyviä ja huonoja uutisia. Hyvä uutinen on, että epävarmuutta on nyt vähemmän kuin ennen. Huono uutinen on, että olemassa oleva epävarmuus on kaikkien nähtävillä ja siihen on puututtava, mikä lisää jälleen yhden asian heidän loputtoman tehtävälistansa jatkoksi.
Epävarmuuden tuominen avoimesti esiin ei ole pelkästään huono uutinen. Se tarjoaa mahdollisuuksia niille, jotka ovat valmistautuneet. Niin kauan kuin epävarmuus on piilossa, sitä ei voi ymmärtää, tunnistaa tai ratkaista. Nyt kun se on kaikkien nähtävissä, sen kanssa voidaan toimia.
On kaksi syytä siihen, miksi epävarmuus tuntuu nyt erilaiselta: ensimmäinen on se, miten ketterät työskentelytavat käsittelevät epävarmuutta; toinen on se, miten aiemmat työskentelytavat eivät sitä tehneet.
Ketteryys on ratkaisevassa asemassa teknologiatuotteiden epävarmuuden hallinnan muuttamisessa. Jatka lukemista ja tutustu käytännön tapoihin hyödyntää ketteryyttä tehokkuuden ja projektien tulosten parantamiseksi.
Epävarmuuden hallitseminen ketteryyden avulla
Ketterät periaatteet soveltuvat erinomaisesti epävarmuuden hallintaan ja vähentämiseen. Niiden ennakoiva käyttöönotto tuo epävarmuudet esiin ja vähentää niitä, mikä varmistaa, että sidosryhmät pysyvät aina ajan tasalla ja yllätyksiltä vältytään. Tämä lähestymistapa antaa tiimeille mahdollisuuden käsitellä epävarmuuksia avoimesti ja tiedottaa asianmukaisille tahoille nopeasti. Tämän ansiosta ylemmät johtajat saavat selkeämmän käsityksen olemassa olevista epävarmuuksista samaan aikaan tiimiensä kanssa.
Kun tiimit kohtaavat epävarmuuden suoraan, ne pystyvät hallitsemaan sitä tehokkaammin. Saattaa vaikuttaa siltä, että epävarmuus lisääntyy, mutta todellisuudessa sitä vähennetään jatkuvasti ja tehdään näkyvämmäksi. Tämä näkyvyys voi johtaa kognitiiviseen vinoumaan, jossa yliarvioimme usein kohtaamiemme asioiden yleisyyden (tätä kutsutaan saatavuusvinoumaksi).
Toistuva epävarmuuden käsittely voi vääristää johtajien käsityksiä sen laajuudesta. Odotusten mukauttaminen tämän ymmärryksen perusteella auttaa johtajia arvostamaan epävarmuuden käsittelyn todellista vaikutusta työprosesseihin.
Have an account? Log In
Miten perinteiset työskentelytavat käsittelevät epävarmuutta
Ohjelmistoprojekteissa epävarmuus kuuluu asiaan. Kyse on jatkuvasta luovasta prosessista. Tämä tarkoittaa jatkuvaa oppimista siitä, mitä asiakkaat haluavat, ja sen selvittämistä, kuinka kauan asioiden tekeminen kestää. Kun määritämme koko projektin laajuuden, budjetin ja aikataulun etukäteen, emme jätä tilaa näille tuntemattomille tekijöille. Tämä jäykkyys johtaa ongelmiin, sillä johtajat näkevät usein ilmauksen ”emme tienneet” tekosyynä, mikä vähentää halua keskustella epävarmuuksista avoimesti.
Tämä luo väärän hallinnan tunteen. Tiimit teeskentelevät olevansa varmoja täyttääkseen johtajien odotukset, vaikka todellisuudessa näin ei ole. Kaikki osallistuvat tähän kuvitelmaan ja välttelevät todellisia ongelmia.
On olemassa toinenkin psykologinen vaikutus, joka voimistaa kaiken edellä mainitun vaikutusta — ketterien menetelmien käyttöönotto, jotka ovat uusia ja erilaisia, aiheuttaa epämukavuutta, koska suosimme tuttua. Tämä ilmenee usein ruusunpunaisten muistojen muodossa menneisyydestä, jolloin romantisoimme aiempaa juuri siksi, että se on vastakohta nykyhetkelle.
Todellisuudessa projekteja ei aina toimitettu ajoissa, budjetin puitteissa tai täysin määritellyssä laajuudessa. Uusia lähestymistapoja on helpompi kritisoida kuin arvioida menneitä kokemuksiamme rehellisesti.
Ohjelmistokehitys on pohjimmiltaan arvaamatonta. Kun johtajat vaativat teknisiltä tiimeiltä varmuutta suurissa projekteissa, se osoittaa, ettei alan luontaista vaihtelevuutta ymmärretä. Se viestii myös, ettei näiden epävarmuuksien tunnustaminen ole hyväksyttävää. Tämä asettaa tiimit hankalaan tilanteeseen ja saa ne salaamaan totuuden. Tämän seurauksena kaikki kärsivät — tiimi, johtajat ja liiketoiminta.
Johtajat voivat kuitenkin toteuttaa käytännön toimia tämän epävarmuuden vähentämiseksi.
Älä pyydä tiimejä tekemään useita asioita samanaikaisesti
Usean asian tekeminen samanaikaisesti tuntuu tyydyttävältä. Se saa meidät ajattelemaan, että käytämme aikamme parhaalla mahdollisella tavalla, pitää meidät haastettuina ja antaa tunteen edistymisestä. Valitettavasti tästä tyydytyksestä huolimatta usean asian tekeminen samanaikaisesti on tehotonta ja epäkäytännöllistä. Luonteensa vuoksi se tarkoittaa useiden asioiden työstämistä yhtä aikaa, mikä hidastaa ensimmäisenä listalla olevan asian valmistumista.
Kuvitellaan, että sinulla on kolme tehtävää. Jokaisen suorittaminen kestää viikon. Kun teet niitä samanaikaisesti, jokainen tehtävä valmistuu kolmessa viikossa. Kukaan ei saa haluamaansa ennen kuin kolme viikkoa on kulunut.
Kun keskityt yhteen tehtävään kerrallaan, ensimmäisen viikon lopussa yksi asia on toimitettu. Ainakin yksi henkilö tai tiimi on tyytyväinen. Toisen viikon lopussa toinen asia on toimitettu ja toinen henkilö on tyytyväinen. Kolmannen viikon lopussa kaikki on toimitettu. Vain yksi henkilö on joutunut odottamaan kolme viikkoa saadakseen haluamansa.
Toisin sanoen yhteen tehtävään kerrallaan keskittyminen säästää käytännössä kolme viikkoa. Usean asian tekeminen samanaikaisesti tuhlaa aikaa!
Auta tiimejä tunnistamaan ja käsittelemään epävarmuutta
Voit siirtää huomion pois aikatauluista esittämällä kysymyksiä, jotka auttavat tuomaan epävarmuuden esiin. Älä keskity määräaikoihin, vaan kysy epävarmuuksia paljastavia kysymyksiä. Tiedustele esimerkiksi heidän luottamustaan määräajan saavuttamiseen: "Kuinka varma olet siitä, että tämä valmistuu ajoissa?" Selvitä sitten tarkemmin varovaisempi arvio: "Millainen aikataulusi olisi, jos tavoitteena olisi 95 prosentin varmuus?" Tunnista lopuksi suurimmat epävarmuustekijät ja keskustele keinoista niiden vähentämiseksi.
Siirrä huomio jäykistä aikatauluista työn arvokkaiden mutta vaihtelevien osa-alueiden hallintaan.
Palkitse avoimuudesta
Tietämättömyyden myöntäminen vaatii tiettyä haavoittuvuutta. Jotta tiimit voisivat oppia toisiltaan, niiden on oltava valmiita myöntämään, mitä ne eivät tiedä. Jotta ne tuntisivat olonsa mukavaksi kertoessaan sinulle epävarmuudestaan eli tietämättömyyden alueistaan, niiden on ymmärrettävä, ettei tietämättömyydestä koskaan rangaista. Tietämättömyyden myöntäminen on ensimmäinen askel oppimiseen.
Tiimin tulisi kannustaa ihmisiä työskentelemään asioiden parissa, joita he eivät ymmärrä, ja hyödyntämään niiden osaamista ja tietoa, jotka ymmärtävät niitä. Kun he kertovat sinulle, etteivät tiedä jotakin, kiitä heitä. Kun jokin menee pieleen, käsittele sitä mahdollisuutena oppia ja kehittyä, älä tilaisuutena syyttää. Kannusta ihmisiä kaikin tavoin olemaan avoimempia, luottavaisempia ja haavoittuvampia.
More Articles
Vahvista tiedon jakamista ja yhteistyötä
Ohjelmistoprojektien epävarmuus ei liity pelkästään työn luonteeseen, vaan myös tiimin dynamiikkaan. Usein kriittinen tieto on yhden henkilön hallussa, mikä aiheuttaa epävarmuutta hänen saatavuudestaan. Mitä tapahtuu, jos hän sairastuu tai lähtee? Yleensä eniten tietoa omaavat henkilöt saavat paitsi kiinnostavimmat tehtävät myös vaikutusvaltaa siihen, miten muut työt jaetaan tiimille.
Toimi näin:
- Siirrä painopiste yksittäisten tiedonhaltijoiden palkitsemisesta tiedon jakamisen kannustamiseen;
- Juhlistakaa tärkeän tiedon jakamista esimerkiksi epämuodollisissa lounastilaisuuksissa;
- Kannusta tiimin jäseniä valitsemaan itse työnsä ja ottamaan tarvittaessa muut mukaan;
- Älä painosta tiimejä kiirehtimään – kun tiimit kiirehtivät, työ keskittyy helposti muutamille, jo ennestään paljon tietäville henkilöille;
- Tavoittele tiimityötä ja rakenna samalla yhteyksiä sekä vahvista niitä.
Edistä käytäntöjä, kuten pariohjelmointia ja mob-ohjelmointia sekä yhteistä ongelmanratkaisua. Muokkaa ylennyskriteerejä niin, että niissä arvostetaan tiimityötä, tiedon jakamista, avoimuutta ja opettamista. Jokainen askel kohti tätä uutta lähestymistapaa auttaa parantamaan koko prosessia.
Kannusta tiimiä ottamaan johto mukaan
Tiimin kannustaminen ottamaan johto mukaan on ratkaisevan tärkeää. Tiimit epäröivät usein kertoa huonoja uutisia johdolle, koska ne pelkäävät kielteisiä reaktioita. Ne saattavat kaunistella ongelmia (eli luoda vesimelonimittareita) tai toivoa, ettei niitä huomata. Huono reagointi huonoihin uutisiin varmistaa kuitenkin vain sen, että pysyt tietämättömänä todellisista ongelmista.
Epävarmuuden vähentäminen tarkoittaa sen kohtaamista. On tärkeää, että tiimisi tuntee olonsa mukavaksi kertoessaan vastoinkäymisistä tai muutoksista ja tietää saavansa rakentavaa tukea. Eikä tukea pidä saada vain sinulta, vaan kaikilta johtoryhmän jäseniltä. Sinun tulee myös auttaa heitä rakentavasti käsittelemään tilannetta. Tämän lähestymistavan ei pitäisi tulla vain sinulta, vaan kaikilta johtoryhmän jäseniltä. Asiakasprojekteissa työskenneltäessä ohjelmistotiimien on tärkeää tehdä yhteistyötä asiakasrajapinnassa työskentelevien tiimien ja myös niiden johtajien kanssa. Tämä tarkoittaa edistymisestä, haasteista ja onnistumisista keskustelemista avoimesti.
Saavuttaakseen ennakoitavampia tuloksia johtajien tulisi keskittyä epävarmuuden vähentämiseen.
- Lopeta useiden pyyntöjen käsitteleminen samanaikaisesti,
- Tunnista epävarmuuden alueet ja puutu niihin,
- Edistä avoimuutta, tiedon jakamista ja yhteistyötä,
- Kannusta tiimiä tuomaan ongelmat johdon tietoon.
Vaikka he eivät ehkä tietäisi projektin tarkkaa toimitusaikaa, on olennaista varmistaa, että he työskentelevät oikeiden asioiden parissa parhaalla mahdollisella tavalla. Tarvittaessa johtajat voivat vähentää laajuutta, ratkaista konflikteja tai palkata lisää työntekijöitä pitkän aikavälin hyötyjen saavuttamiseksi. Tämä lähestymistapa johtaa parempiin suhteisiin ja tuloksiin sekä tyytyväisempään ja tehokkaampaan tiimiin.
Hyödynnä ketteryyden voimaa johtamisessa. Tilaa uutiskirjeemme ja saat ainutlaatuisia näkemyksiä, edistyksellisiä strategioita ja tosielämän tarinoita siitä, miten huippuluokan teknologiajohtajat hallitsevat ketteryyden.
