Giver HR dig besked i sidste øjeblik om nye medarbejdere, så du skal skynde dig at få alt klar? Er du usikker på, hvem der starter, hvornår de starter, eller hvad de får brug for på dag et? Forlader medarbejdere virksomheden uden at returnere virksomhedens udstyr eller med softwareadgang stadig aktiv? Dræner fratrådte medarbejderes ubrugte licenser ubemærket dit IT-budget?
Setyls software til administration af IT-aktiver og licenser hjælper IT-teams med at løse disse almindelige udfordringer ved at skabe struktur og synlighed i alle faser af medarbejdernes livscyklus.
Platformens dedikerede arbejdsgange til introduktion og fratrædelse giver dig kontrol og overblik over hele processen for tiltrædelse, interne skift og fratrædelse (JML) — og sikrer, at de rigtige aktiver og den rigtige adgang tildeles og tilbagekaldes på det rigtige tidspunkt.
I denne dybdegående gennemgang undersøger vi, hvordan Setyl automatiserer og forenkler introduktions- og fratrædelsesprocessen, reducerer manuelt arbejde og flaskehalse, begrænser overforbrug på IT og beskytter mod sikkerheds- og compliance-risici.
Oversigt over funktioner til introduktion og fratrædelse
Setyls introduktionsproces for brugere: Tildeling af udstyr og licenser
- Automatiserede arbejdsgange til introduktion udløst af integrationer til HR-systemer.
- Introduktionstjeklister baseret på roller til tildeling af de korrekte aktiver og adgangsrettigheder.
- Automatiseret tildeling af enheder og licenser gennem indbyggede integrationer.
- Sporing af lagerniveauer for at forebygge mangel på udstyr i sidste øjeblik.
- Undersøgelser af IT-aktiver og licenser for at bekræfte modtagelsen af aktiver og indhente accept af jeres politikker.
- Omfattende brugerprofiler til registrering af alle tildelinger, ændringer og dokumenter.
Want to learn more about Setyl?
Setyls arbejdsgang for medarbejderes fratrædelse: Tilbagelevering af aktiver og tilbagekaldelse af adgang
- Automatiserede arbejdsgange ved fratrædelse udløst af synkroniseringer med HR-systemer.
- Komplet liste over tildelte aktiver og licenser til tilbagelevering.
- Overblik over administratorroller og ejerskab for at sikre korrekt overdragelse.
- Data om medarbejderaktivitet til identificering af uregistrerede licenser og abonnementer.
Setyls introduktionsproces for brugere: Tildeling af udstyr og licenser
Setyl hjælper IT-teams med at forbedre deres introduktionsproces gennem øget automatisering, synlighed og dokumentation. Platformen sikrer, at alle nye medarbejdere konsekvent modtager de rigtige IT-enheder, softwareprogrammer og adgang fra dag ét, hvilket eliminerer flaskehalse og forsinkelser og samtidig skaber en problemfri medarbejderoplevelse.
1. Automatisk udløste arbejdsgange til introduktion
Som en del af sit omfattende udvalg af integrationer tilbyder Setyl færdige integrationer til over 50 HR- og IAM-systemer, herunder BambooHR, HiBob, Workday, Okta og flere.
Når jeres HR- eller driftsteam tilføjer en ny medarbejder og en startdato i jeres HR- eller IAM-system, flytter Setyl automatisk brugeren til et introduktionsstadie. Jeres team får derefter øjeblikkeligt besked om den nye bruger, hvilket eliminerer siloer mellem afdelinger og oversete overdragelser.
2. Introduktionstjeklister baseret på roller
Med Setyl kan du oprette standardiserede skabeloner for IT-udstyr og softwareadgang, der er tilpasset bestemte roller. Disse skabeloner kan baseres på jobtitel, afdeling, lokation, anciennitet eller en kombination af disse faktorer, så du kan etablere en ensartet virksomhedspolitik for tildeling af aktiver og adgang.
Du kan for eksempel oprette en skabelon til salgsmedarbejdere i New York, designere med base i Storbritannien eller ledere på hovedkontoret.
Når du introducerer en medarbejder i Setyl, skal du blot anvende den relevante skabelon. Det genererer en tjekliste over hardware- og softwareelementer, som medarbejderen skal modtage, så du nemt kan søge efter og tildele aktiver fra de foruddefinerede grupper og give nye medarbejdere alle de værktøjer, de har brug for fra dag ét.
3. Automatiserede tildelinger af enheder og licenser
Hvis tildelinger af aktiver allerede er registreret eller allokeret i et andet system, såsom dit MDM, RMM, IAM eller andre forretningsapplikationer, kan du automatisk hente disse data ind i Setyl uden behov for manuel indgriben under introduktionen.
Når en ny enhed registreres og importeres fra dit MDM eller RMM til Setyl, kan den automatisk tildeles den bruger, der er registreret i systemet. På samme måde registreres oplysningerne øjeblikkeligt i Setyl, når en softwarelicens tildeles på en platform som Okta eller allerede er allokeret i nogle af dine vigtigste forretningsapplikationer.
4. Sporing af lagerbeholdningsniveauer
Oprethold optimale lagerbeholdningsniveauer, og sørg for, at IT-udstyr altid er klar til brug ved introduktion af nye medarbejdere med lageroverblik og advarsler.
Setyl giver dig mulighed for at organisere aktiver i brugerdefinerede grupper baseret på enhver kombination af attributter, fra placering til enhedsspecifikation, så du får et bedre overblik. Du kan derefter indstille advarsler, så du får besked, når niveauerne falder under en foruddefineret grænse, hvilket giver dig tid til at genbestille, før der opstår mangler.
5. Undersøgelser af IT-aktiver og licenser
Efter at have tildelt alt relevant udstyr og softwareadgang til nye medarbejdere under introduktionsprocessen kan du bekræfte modtagelsen gennem Setyls indbyggede undersøgelser.
Undersøgelserne beder medarbejderne bekræfte, at de har modtaget de aktiver og licenser, der er registreret i Setyl, samt acceptere din politik for acceptabel brug. Alle svar registreres i Setyl og forbliver tilgængelige til revisioner eller fremtidige fratrædelser.
6. Omfattende brugerprofiler
Dedikerede medarbejderprofiler sikrer, at alle oplysninger om den enkelte registreres og er let tilgængelige.
Dette omfatter tildelte IT-aktiver, licenser og administratorroller, medarbejderens organisatoriske oplysninger, brugerstatus (introduktion, fratrædelse, aktiv, arkiveret), dokumentation og gennemførte undersøgelser samt en log over alle aktiviteter.
Setyls arbejdsgang for medarbejderes fratrædelse: Tilbagelevering af aktiver og tilbagekaldelse af adgang
Setyl er en effektiv måde at få hardwareaktiver tilbage og tilbagekalde systemadgang for fratrædende medarbejdere under fratrædelsesprocessen. Denne strukturerede tilgang til medarbejderes fratrædelse hjælper driften med at forløbe problemfrit, styrker informationssikkerheden, understøtter revisionsberedskabet og forhindrer unødvendige IT-udgifter, efter en medarbejder er fratrådt.
1. Automatisk udløste arbejdsgange ved fratrædelse
Setyl giver dig besked, så snart der tilføjes en fratrædelsesdato for en medarbejder i dit integrerede HR- eller IAM-system.
Den fratrædende medarbejder flyttes derefter automatisk til en fratrædelsesfase, hvilket får dit team til at udføre de nødvendige handlinger uden at skulle vente på en sag eller en manuel meddelelse fra dit HR-team.
2. Komplet liste over tildelte aktiver og licenser
Hver brugerprofil viser en tydelig liste over alle tildelte IT-aktiver og licenser samt svar på undersøgelser, der bekræfter modtagelsen.
Brug denne fratrædelsestjekliste til at identificere udstyr, der skal returneres, og licenser, der skal tilbagekaldes fra den fratrædende medarbejder, og markér hvert punkt, efterhånden som det er gennemført.
3. Overblik over administratorroller og ejerskab
Alle forretningsmæssige eller tekniske administratorroller, der er tildelt medarbejderen, vises i dennes profil.
Under fratrædelsesprocessen skal du gennemgå listen for at sikre, at alle administratorrettigheder til software tilbagekaldes, og at ejerskabet overdrages korrekt.
4. Data om medarbejderens aktiviteter
Gennemgå de seneste data om medarbejderens softwareaktivitet for at identificere eventuelle uregistrerede licenser eller abonnementer, der også bør håndteres under fratrædelsen.
Disse data kan hentes fra forbundne SSO-, IAM- og IDP-systemer samt andre forretningsapplikationer, som registrerer og importerer login og brugeraktivitet til Setyl.
Deleger og samarbejd under dine introduktions- og fratrædelsesprocesser
Vil du delegere opgaver i forbindelse med introduktion og fratrædelse til de mest relevante teams i din organisation?
Setyls tydelige grænseflade og intuitive design gør det nemt for alle at bruge systemet, også for mindre teknisk kyndige kolleger. Derudover giver dedikerede roller og tilladelser dig mulighed for at bevare kontrollen over, hvem der kan få adgang til bestemte områder af platformen.
Det betyder, at du kan dele og uddelegere opgaver på tværs af onboarding- og offboardingprocessen til andre områder i din organisation — såsom underlokationer, HR- og driftsteams eller afdelingschefer — samtidig med at du sikrer, at alle opdateringer registreres på en centraliseret platform.
Se Setyls software til onboarding og offboarding af medarbejdere i aktion
Book en demo af platformen for at se Setyls processer til tildeling og tilbagelevering af aktiver live og anmode om en prøveperiode for at opleve platformen på egen hånd.
