Teknik, teamarbete och förtroende: frågor och svar om IT-optimering med Sanjay Gidwani
Inom IT är resursoptimering grunden för effektivitet och innovation. Att balansera infrastruktur, människor och processer är avgörande för att IT-organisationer ska kunna blomstra och skapa ett konsekvent värde. Hur kan IT-ledare säkerställa att varje resurs utnyttjas till sin fulla potential? Hur samspelar principerna för modern infrastruktur med humankapital och strömlinjeformade processer för att säkerställa att IT-avdelningar är agila, robusta och framåtblickande? Min intervju med Copados COO Sanjay Gidwani kommer att besvara dessa frågor.
Innan vi går vidare, kan du berätta om din bakgrund?
Jag har ofta sagt att jag omfamnar det faktum att jag tillhör ”Oregon Trail”-generationen. Framväxten av persondatorer och teknik i skärningspunkten med våra liv under mina formativa år har verkligen format den jag är i dag. Mina föräldrar bidrog till detta genom att stödja mina intressen. Jag minns när de tog hem en tidig Apple-dator. Jag fascinerades av vad man kunde göra med den.
Detta var en viktig drivkraft som ledde mig till DePaul University i Chicago, vilket inte bara hjälpte mig att uppskatta komplexiteten i att leverera företagsapplikationer, utan också utvecklade mig personligen genom att jag träffade min fru, Karla. Vi har varit gifta i 15 år och har två fantastiska döttrar, Asha och Karina.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Yrkesmässigt hjälpte min tid på Model Metrics och Salesforce mig att accelerera min karriärutveckling, eftersom den fick mig att inse att man kan ha världens bästa teknik, men om den inte löser ett problem och inte är användbar spelar det ingen roll.
Låt oss prata om hur ni optimerar IT-resurser. Hur bedömer ni det aktuella tillståndet för er IT-infrastruktur? Vilka mätvärden använder ni för att mäta dess effektivitet?
Copado använder ett modernt förhållningssätt till IT-verktyg för företag. Vi är helt SaaS-baserade och är därför inte beroende av traditionell IT-infrastruktur. Detta gör att vi kan ha ett dynamiskt förhållningssätt till IT och arbeta på distans utan hinder. Många av de mätvärden som är vanliga inom traditionell infrastruktur är inte tillämpliga. Våra framgångsmått baseras på hur nöjda våra medarbetare är med teknikupplevelsen och det stöd de får.
Hur prioriterar och fördelar ni resurser för uppgraderingar av maskinvara och programvara för att maximera prestandan?
Ur ett IT-uppgraderingsperspektiv fokuserar vi på säkerhet. Vi värdesätter säkerhet för våra kunder när det gäller vår maskinvara och programvara. Om vi måste acceptera en viss prestandaförsämring eftersom vi behöver utvärdera säkerhetspåverkan ytterligare, är det okej för oss. Jag känner till vissa företag som inte tillhandahåller bärbara datorer åt sina anställda, och jag anser att det utsätter kunddata för risker.
Vilka säkerhetsåtgärder finns på plats för att skydda er IT-infrastruktur samtidigt som ni optimerar dess prestanda?
Vi har stark kontroll över identitet och åtkomst. Detta fyller en dubbel funktion genom att skydda vår kritiska infrastruktur mot hotaktörer och strikt reglera vem som kan göra ändringar i produktionen. Genom att dessutom standardisera på en specifik plattform kan vi använda inbyggda verktyg för att bidra till att skydda infrastrukturen. Slutligen ger loggning som används för övervakning oss ytterligare ett säkerhetslager.
Vilka strategier använder ni för att främja professionell utveckling och kontinuerligt lärande inom ert IT-team?
Vi uppmuntrar alltid vårt team att skaffa nya färdigheter. Nyligen fick en helpdeskmedarbetare stödja vårt plattformsteam, som arbetar med Salesforce. Detta gav vår helpdeskmedarbetare möjlighet att lära sig ny teknik och utveckla sina färdigheter inom Salesforce. Så småningom tog personen sin Salesforce-administratörscertifiering och är nu intresserad av fler områden inom plattformen.
Vi främjar kontinuerligt lärande inom teamet genom att ge människor unika problem att lösa och något annorlunda att arbeta med med några månaders mellanrum. Det kan vara ett nytt verksamhetsområde eller en ny teknik. Det hjälper vårt team att utveckla sina karriärer och ger dem erfarenhet av något annorlunda.
Kan du ge exempel på hur tvärfunktionellt samarbete har bidragit till resursoptimering på er IT-avdelning?
Ett av de tidiga besluten vi fattade på Copado var att Salesforce skulle vara en primär plattform för hur vi hanterar vår verksamhet. För att få detta att fungera i alla team behövde vi se till att vi hade verksamhetsledarnas stöd. Vi visste att detta tillvägagångssätt skulle säkerställa att vi prioriterade de resurser som kunde ha störst inverkan på organisationen, så vi skapade ett tvärfunktionellt team för att diskutera och prioritera.
Jag anser att nyckeln till framgång är den kultur som ledaren skapar för att ge ett team möjlighet att fatta rätt beslut för verksamheten.
Hur säkerställer ni att era IT-processer är anpassade till verksamhetens mål och bidrar till organisationens övergripande effektivitet?
Inom IT har vi ett team som ansvarar för verksamhetsarkitektur. Det omfattar verksamhetsanalytiker (BAs) och funktionsarkitekter. Verksamhetsanalytikerna representerar verksamheten och arbetar mycket nära våra intressenter för att samla in krav och förstå verksamhetens behov. Denna struktur hjälper oss att upprätthålla samsyn mellan intressenter och verksamhetsmål.
Vi har nyligen etablerat en styrgrupp som sammanträder varannan vecka med viktiga intressenter från verksamheten inom våra avdelningar, såsom försäljning och intäktsverksamhet, ekonomi, kundframgång, allianser, support och produkt.
Detta hjälper oss att anpassa oss till våra verksamhetsmål genom att förstå vilka behov verksamheten har. Vi har också en färdplan som vi underhåller och delar med verksamheten varje kvartal. På senare tid har vi dessutom kunnat kommunicera eventuella ändringar i färdplanen varje månad.
Vilka är era fem tips för att optimera IT-resurser genom infrastruktur, personal och processer?
1. Förstå vad verksamheten försöker uppnå. Det borde vara självklart, men enligt min erfarenhet fascineras IT-team av tekniken och inte av verksamhetens behov. Ju mer du ser dig själv som en möjliggörare av verksamhetens mål, desto effektivare blir du när det gäller IT-resurser, infrastruktur, personal och processer.
En sak jag brukar säga till teamet är att vi finns här för att betjäna verksamheten och att vi måste ta ansvar för deras mål och mätvärden.
2. Skapa en liten yta för produktivitet. Verksamhetsgrupper älskar verktyg. De letar alltid efter något som kan hjälpa dem att snabbare utföra det de förväntas göra, vilket är något positivt. Men ju fler verktyg du har, desto större blir den yta du behöver hantera, vilket ökar kostnaderna genom mer administration och behov av fler kompetenser.
Ta fram en plan tillsammans med verksamheten för 3-4 nyckelplattformar som du kan använda för att täcka 80-90% av verksamhetens behov. Du kan alltid fylla luckor med mindre verktyg eller anpassade integrationer.
3. Arbeta smartare med den personal du har. Den nuvarande AI-trenden ger oss en fantastisk möjlighet att demokratisera specialiseringen av roller. Fundera på hur AI kan förstärka styrkorna hos personer i verksamheten. På Copado har vi integrerat vissa AI-lösningar i vårt arbete. Det har hjälpt oss att leverera mer effektivt.
4. Mät kvoten mellan trivsel och användning. Jag har sagt det här tidigare, men om användarna är nöjda och tar verktyget i bruk är det det optimala scenariot. Genom att fråga användarna hur nöjda de är med ett verktyg eller en programvara får man bekräftelse på att verktyget inte bara fungerar, utan att människor också ser det som en tillgång i sitt arbete.
5. Ge ditt team befogenheter. För att framgångsrikt ge teamet befogenheter måste ledare låta sina medarbetare ta ansvar för aktiviteter. De kan misslyckas, men det är då ledarna behöver hjälpa till, ge stöd och återkoppling. När ansvarstagandet är etablerat kan vi se magin uppstå genom lagarbete.
Lagarbete bygger på det förtroende varje teammedlem har för sina kollegor när det gäller att fullgöra sina ansvarsområden. Denna tillit gör att alla kan koncentrera sig fullt ut på sina uppgifter, trygga i vetskapen om att de andra gör detsamma. Som ett resultat kan teammedlemmarna fördjupa sig i sitt arbete utan att behöva oroa sig för kollegornas prestationer. Denna kultur av ömsesidigt förtroende och fokuserade insatser är avgörande för att använda resurser, infrastruktur, personal och processer så effektivt som möjligt.
Hur anpassar ni era strategier för optimering av IT-resurser för att ta hänsyn till tekniska framsteg och branschtrender?
Vi måste fortsätta att utvärdera trenderna för att säkerställa att vi kontinuerligt optimerar. Vi anser att AI är en viktig komponent för att stödja våra team i att eliminera manuella och monotona uppgifter. Vårt mål som företag är att se till att den mänskliga hjärnan fokuserar på de mest komplexa problemen.
Vill du läsa mer?
Att optimera resurser, infrastruktur, personal och processer handlar inte bara om tekniska framsteg, utan också om att främja en kultur av förtroende, kontinuerligt lärande och tvärfunktionellt samarbete. Sanjays insikter från hans resa före och fram till Copado lyfter fram betydelsen av att anpassa IT-strategier till verksamhetens mål för att driva effektivitet och innovation.
Läs fler frågor och svar från vår gemenskap genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev och följa oss i sociala medier.
