Meddelar HR dig i sista minuten om nyanställningar, så att du måste skynda dig för att få allt klart? Är du osäker på vem som börjar, när de börjar eller vad de behöver under sin första dag? Slutar anställda utan att lämna tillbaka företagets utrustning, eller med programåtkomst fortfarande aktiv? Dränerar tidigare anställdas oanvända licenser i tysthet din IT-budget?
{{deeplink:158463:[Setyls programvara för hantering av IT-tillgångar och licenser]}} hjälper IT-team att lösa dessa vanliga utmaningar genom att skapa struktur och överblick över varje steg i medarbetarens livscykel.
Plattformens dedikerade arbetsflöden för introduktion och avslut ger dig kontroll och tydlighet genom hela processen för nyanställda, interna förflyttningar och avslut (JML) — och säkerställer att rätt tillgångar och åtkomster tilldelas och återtas vid rätt tidpunkt.
I denna djupgående genomgång utforskar vi hur Setyl automatiserar och förenklar processen för introduktion och avslut, minskar manuellt arbete och flaskhalsar, begränsar överdrivna IT-utgifter och skyddar mot säkerhets- och efterlevnadsrisker.
Översikt över funktionerna för introduktion och avslut
Setyls process för användarintroduktion: Tilldela utrustning och licenser
- Automatiserade introduktionsarbetsflöden som utlöses av integrationer med HR-system.
- Rollbaserade introduktionschecklistor för att tilldela rätt tillgångar och åtkomster.
- Automatiserad tilldelning av enheter och licenser genom inbyggda integrationer.
- Spårning av lagernivåer för att förebygga utrustningsbrist i sista minuten.
- Enkäter om IT-tillgångar och licenser för att bekräfta mottagandet av tillgångar och registrera godkännande av era policyer.
- Omfattande användarprofiler för att registrera alla tilldelningar, ändringar och dokument.
Setyls arbetsflöde för avslut av anställda: Återta tillgångar och återkalla åtkomster
- Automatiserade arbetsflöden för avslut som utlöses av synkroniseringar med HR-system.
- Komplett lista över tilldelade tillgångar och licenser för återtagning.
- Översikt över administratörsroller och ägarskap för att säkerställa korrekt överlämning.
- Användaraktivitetsdata för att identifiera oregistrerade licenser och prenumerationer.
Setyls process för användarintroduktion: Tilldela utrustning och licenser
Setyl hjälper IT-team att förbättra sin introduktionsprocess genom förbättrad automatisering, överblick och dokumentation. Plattformen säkerställer att varje ny anställd konsekvent får rätt IT-enheter, programvara och åtkomster från dag ett, vilket eliminerar flaskhalsar och förseningar samtidigt som den ger en smidig medarbetarupplevelse.
1. Automatiskt utlösta introduktionsarbetsflöden
Som en del av sitt omfattande utbud av integrationer erbjuder Setyl färdiga integrationer med över 50 HR- och IAM-system, inklusive BambooHR, HiBob, Workday, Okta med flera.
När ditt HR- eller driftteam lägger till en ny anställd och ett startdatum i ert HR- eller IAM-system flyttar Setyl automatiskt användaren till ett introduktionsstadium. Ditt team meddelas sedan omedelbart om den nya användaren, vilket eliminerar avdelningssilos och missade överlämningar.
2. Rollbaserade introduktionschecklistor
Med Setyl kan du skapa standardiserade mallar för IT-utrustning och programvaruåtkomst som är anpassade till specifika roller. Dessa mallar kan baseras på jobbtitel, avdelning, plats, senioritet eller en kombination av dessa, vilket hjälper dig att skapa en konsekvent företagspolicy för tilldelning av tillgångar och åtkomster.
Du kan till exempel skapa en mall för säljare i New York, designers baserade i Storbritannien eller chefer på huvudkontoret.
När du introducerar en anställd i Setyl tillämpar du helt enkelt den relevanta mallen. Då skapas en checklista över hårdvaru- och programvaruobjekt som personen bör få, så att du enkelt kan söka efter och tilldela tillgångar från de fördefinierade grupperna och ge nyanställda alla verktyg de behöver från dag ett.
3. Automatiserad tilldelning av enheter och licenser
Om tilldelningar av tillgångar redan registreras eller hanteras i ett annat system, såsom ditt MDM, RMM, IAM eller andra affärsapplikationer, kan du automatiskt hämta dessa uppgifter till Setyl utan behov av manuella åtgärder under introduktionen.
När en ny enhet upptäcks och importeras från ditt MDM eller RMM till Setyl kan den automatiskt tilldelas till den användare som finns registrerad i systemet. På samma sätt registreras och sparas informationen direkt i Setyl när en programvarulicens tilldelas i en plattform som Okta eller redan har tilldelats i någon av dina centrala affärsapplikationer.
4. Spårning av lagernivåer
Upprätthåll optimala lagernivåer och säkerställ att IT-utrustning alltid finns lättillgänglig när nya medarbetare ska introduceras med lageröversikt och aviseringar.
Setyl låter dig organisera tillgångar i anpassade grupper baserat på valfri kombination av attribut, från plats till enhetsspecifikation, för bättre överblick. Du kan sedan ställa in aviseringar som meddelar dig när nivåerna sjunker under ett fördefinierat tröskelvärde, så att du hinner beställa mer innan brist uppstår.
5. Enkäter om IT-tillgångar och licenser
När all relevant utrustning och programvaruåtkomst har tilldelats nya medarbetare under introduktionsprocessen kan du bekräfta mottagandet via Setyls inbyggda enkäter.
Enkäterna ber medarbetarna bekräfta att de har tagit emot de tillgångar och licenser som registrerats i Setyl samt godkänna din policy för godtagbar användning. Alla svar registreras i Setyl och förblir tillgängliga för revisioner eller framtida avslut av anställningar.
6. Omfattande användarprofiler
Dedikerade medarbetarprofiler säkerställer att all information om varje individ registreras och är lättillgänglig.
Detta omfattar tilldelade IT-tillgångar, licenser och administratörsroller, medarbetarens organisatoriska information, användarstatus (introduktion, avslut av anställning, aktiv, arkiverad), dokumentation och genomförda enkäter samt en logg över all aktivitet.
Setyls arbetsflöde för avslut av anställning: återlämning av tillgångar och återkallande av åtkomst
Setyl erbjuder ett effektivt sätt att återta hårdvarutillgångar och återkalla systemåtkomst för medarbetare som lämnar organisationen under processen för avslut av anställning. Detta strukturerade tillvägagångssätt för avslut av användares åtkomst bidrar till att verksamheten fungerar smidigt, stärker informationssäkerheten, underlättar revisionsberedskap och förhindrar onödiga IT-kostnader efter att en medarbetare har slutat.
1. Automatiskt utlösta arbetsflöden för avslut av anställning
Setyl meddelar dig så snart ett slutdatum har lagts till för en medarbetare i ditt integrerade HR- eller IAM-system.
Den medarbetare som lämnar organisationen flyttas sedan automatiskt till en avslutsfas, vilket uppmanar ditt team att vidta nödvändiga åtgärder utan att behöva vänta på ett ärende eller en manuell avisering från HR-teamet.
2. Fullständig lista över tilldelade tillgångar och licenser
Varje användarprofil visar en tydlig lista över alla tilldelade IT-tillgångar och licenser samt enkätsvar som bekräftar mottagandet.
Använd denna checklista för avslut av anställning för att identifiera utrustning som behöver återlämnas och licenser som behöver återkallas från den medarbetare som lämnar organisationen, och markera varje punkt när den är klar.
3. Översikt över administratörsroller och ägarskap
Varje affärsrelaterad eller teknisk administratörsroll som har tilldelats medarbetaren visas i dennes profil.
Under processen för avslut av anställning granskar du listan för att säkerställa att alla administratörsrättigheter i programvaror återkallas och att ägarskapet överförs korrekt.
4. Data om medarbetarens aktivitet
Granska data om medarbetarens senaste programvaruaktivitet för att identifiera oregistrerade licenser eller prenumerationer som också bör hanteras under processen för avslut av anställning.
Dessa data kan hämtas från anslutna SSO-, IAM-, IDP- och andra affärsapplikationer som upptäcker och importerar inloggningar och användaraktivitet till Setyl.
Delegera och samarbeta under processerna för introduktion och avslut av anställning
Vill du delegera uppgifter för introduktion och avslut av anställning till de mest relevanta teamen i din organisation?
Setyls tydliga gränssnitt och intuitiva design gör det enkelt för alla att använda plattformen, även för mindre tekniskt kunniga kollegor. Dessutom gör särskilda roller och behörigheter att du kan behålla kontrollen över vem som får åtkomst till specifika delar av plattformen.
Detta innebär att du kan dela och delegera uppgifter under onboarding- och offboardingprocessen till andra delar av organisationen — till exempel underplatser, HR- och driftteam eller avdelningschefer — samtidigt som du säkerställer att alla uppdateringar registreras på en centraliserad plattform.
Se Setyls programvara för onboarding och offboarding av anställda i praktiken
{{deeplink:158463:[Boka en demonstration av plattformen]:spotlight_onboarding_offboarding}} för att se Setyls processer för tilldelning och återlämning av tillgångar i praktiken och begära en provperiod för att uppleva plattformen själv.