Införandet av AI gick snabbare än de flesta organisationer hade förväntat sig.
Ett team börjar använda ChatGPT, ett annat ansluter en AI-kodningsassistent och snart förlitar sig medarbetarna på AI-verktyg som IT aldrig har godkänt eller ens känt till.
Det betyder inte att AI-införandet har misslyckats. Det betyder att styrningen måste komma ikapp.
Den här guiden visar hur du kan styra skugg-AI bland dina medarbetare med Devs.ai, så att medarbetarna kan fortsätta använda AI samtidigt som organisationen behåller den insyn, säkerhet och kontroll som krävs för att stödja användningen.
Är det värt att styra skugg-AI bland dina medarbetare?
Ja, eftersom dina medarbetare redan använder AI.
Vid det här laget är frågan inte om människor bör använda AI. Frågan är om de använder verktyg som du faktiskt kan se och hantera.
Att blockera ChatGPT eller andra AI-verktyg löser sällan problemet. Det får vanligtvis medarbetarna att använda personliga konton och appar som inte har godkänts, vilket ger IT ännu sämre insyn.
Det är där den verkliga risken börjar.
Kunddata, avtal, källkod och interna dokument kan hamna i AI-verktyg utanför din kontroll, utan något granskningsspår, några åtkomstkontroller eller något sätt att förstå hur AI används i verksamheten.
I stället för att försöka stoppa AI-införandet bör du ge medarbetarna en plats där de kan använda AI på ett säkert sätt.
Hur kan Devs.ai hjälpa till att styra dina medarbetares användning av skugg-AI?
Devs.ai hjälper till genom att samla de AI-modeller som dina team redan använder i en säker miljö, samtidigt som IT får den insyn och de kontroller som krävs för att hantera dem.
Ge medarbetarna en godkänd plats där de kan använda AI
Människor använder ofta AI-verktyg som inte har godkänts eftersom de behöver en specifik modell för sitt arbete.
Devs.ai samlar över 50 modeller, däribland OpenAI, Claude, Gemini, Meta och Cohere, på en och samma plattform. I stället för att växla mellan olika AI-verktyg kan medarbetarna fortsätta använda de modeller de föredrar utan att lämna organisationens miljö.
Medarbetarna kan också skapa AI-appar och agenter samtidigt som de på ett säkert sätt utnyttjar företagets kunskap från Devs.ai. Därmed får IT bättre insyn i AI-aktiviteten och kan tillämpa styrning mer konsekvent i hela organisationen.
Styr åtkomst och AI-användning mellan olika team
Alla medarbetare behöver inte åtkomst till samma modeller, data eller AI-appar.
Devs.ai låter IT definiera vem som får åtkomst till vad genom rollbaserade behörigheter, godkännandeflöden och centraliserad hantering. Alla AI-appar eller agenter kan granskas innan de görs tillgängliga i organisationen, vilket hjälper till att hålla AI-användningen i linje med era interna policyer.
Övervaka aktivitet och hantera AI-utgifter
Du kan inte styra det du inte kan se. Devs.ai tillhandahåller chattloggar, användningsspårning och kostnadsinsyn, så att IT kan övervaka hur AI används bland medarbetarna.
Teamen kan också välja rätt modell för uppgiften utan att hantera flera prenumerationer eller leverantörsavtal, vilket gör det enklare att balansera kapacitet, styrning och kostnad från en och samma plattform.
Så styr du skugg-AI i Devs.ai
Använd stegen nedan för att konfigurera Devs.ai och skapa en säker och styrd AI-miljö för dina medarbetare.
Förutsättningar och krav för konfiguration
Innan du börjar ska du se till att du har:
- Administratörsåtkomst till din Devs.ai-arbetsyta.
- En lista över de AI-verktyg som dina team använder för närvarande.
- Din organisations identitetsleverantör för SSO.
- De datakällor som du vill att medarbetarna ska få åtkomst till, till exempel Google Drive eller SharePoint.
- En enkel policy för AI-användning som definierar vilka team som ska ha åtkomst till vilka modeller och data.
Steg
Steg 1: Förstå hur dina team använder AI
Börja med att identifiera vilka AI-verktyg medarbetarna redan använder och vad de använder dem till. Det ger dig en utgångspunkt innan du introducerar Devs.ai och hjälper dig att förstå vilka modeller och arbetsflöden du behöver stödja.
Steg 2: Konfigurera din arbetsyta och användaråtkomst
Konfigurera din Devs.ai-arbetsyta genom att ansluta din identitetsleverantör och tilldela användarroller.
Det gör att medarbetarna kan logga in med befintliga företagskonton samtidigt som varje team endast får åtkomst till de modeller, data och funktioner de behöver.
Devs.ai stöder autentisering för företag, rollbaserade åtkomstkontroller och behörighetsmedveten åtkomst till anslutna datakällor.
Steg 3: Anslut dina datakällor
Anslut de affärsdata som dina team redan arbetar med, till exempel Google Drive eller SharePoint. Det gör att medarbetarna kan använda AI med företagets kunskap samtidigt som befintliga behörigheter respekteras, så att användarna endast får åtkomst till innehåll som de redan har behörighet att se.
Steg 4: Bestäm vilka modeller varje team kan använda
Olika team har olika AI-behov. Ge medarbetarna åtkomst till de modeller som passar deras arbete, samtidigt som styrningen förblir konsekvent i hela organisationen.
Det bidrar till att minska onödiga kostnader och uppmuntrar teamen att hålla sig inom din godkända AI-miljö i stället för att använda externa verktyg.
Steg 5: Granska AI-appar innan de delas
Om dina team bygger AI-appar eller agenter bör du införa en granskningsprocess innan de görs tillgängliga för alla andra.
Det bidrar till att säkerställa att apparna uppfyller dina krav på säkerhet, efterlevnad och intern styrning innan de införs i hela organisationen.
(Om din implementering använder Devs.ai:s styrda publiceringsflöde är det här du aktiverar det.)
Steg 6: Rulla ut Devs.ai i hela organisationen
När din arbetsyta är konfigurerad introducerar du Devs.ai som den godkända platsen för AI-arbete.
Ge medarbetarna åtkomst till de modeller de redan använder, tillhandahåll vägledning vid introduktionen och gör det enkelt att logga in med befintliga företagskonton.
Det är användningen som minskar skugg-AI. Om medarbetarna föredrar den godkända plattformen är det mycket mindre sannolikt att de återgår till otillåtna verktyg.
Steg 7: Övervaka användningen och förfina dina policyer
Styrning är inte en engångskonfiguration.
Granska regelbundet AI-användning, granskningsloggar och kostnader för att förstå hur teamen använder AI. När nya användningsområden uppstår kan du justera behörigheter, ansluta ytterligare datakällor eller uppdatera dina AI-policyer för att hålla jämna steg med organisationen.
Devs.ai tillhandahåller granskningsspår, insyn i användningen och styrningskontroller som stöd för löpande tillsyn.
Så ser framgång ut när skugg-AI styrs med Devs.ai
Framgång innebär inte att medarbetarna slutar använda AI. Det innebär att de använder AI i en arbetsyta som organisationen kan hantera. Med insyn i AI-aktiviteter och centraliserade kontroller kan IT stödja AI-användningen utan att förlora överblicken.
Det ger organisationen en grund för att införa AI i stor skala.
När verksamhetens behov förändras kan du tryggt introducera nya modeller, stödja nya arbetsflöden och upprätthålla en konsekvent styrning utan att bromsa teamen.
Misstag att undvika och bästa praxis för styrning av skugg-AI
Undvik dessa vanliga misstag och följ dessa bästa metoder för att hjälpa medarbetarna att använda AI på ett säkert sätt, samtidigt som styrningen förblir effektiv i hela organisationen.
Ge alla samma AI-åtkomst
Alla medarbetare behöver inte åtkomst till samma AI-modeller, affärsdata eller AI-appar.
Granska behörigheterna utifrån varje teams ansvarsområden och ge endast åtkomst till de resurser de behöver. Det bidrar till att minska onödig exponering samtidigt som AI förblir användbart i det dagliga arbetet.
Håll din policy för AI-användning praktisk
Policyer bör hjälpa medarbetare att fatta bättre beslut, inte avskräcka dem från att använda godkända AI-verktyg. Förklara tydligt vilka data som får delas, vilka AI-användningsområden som är godtagbara och när mänsklig granskning krävs för AI-genererat innehåll.
Att förbise anslutna datakällor
Att ansluta företagets data till AI förbättrar produktiviteten, men bara om befintliga behörigheter respekteras. Innan ni lägger till delade enheter eller kunskapsbaser bör ni bekräfta att medarbetare endast kan hämta information som de redan har behörighet att komma åt.
Granska nya AI-appar innan bredare användning
När team börjar skapa AI-appar eller AI-agenter bör ni införa en enkel granskningsprocess innan ni gör dem tillgängliga i hela organisationen. Detta bidrar till att upprätthålla konsekventa standarder för säkerhet, styrning och kvalitet när AI-användningen ökar.
Mäta framgång utifrån verktygsbegränsningar
Målet med styrning av skugg-AI är inte att blockera flest verktyg. Det är att skapa en miljö där medarbetare kan arbeta produktivt utan att lämna de godkända systemen.
Mät framgång utifrån synlighet, ansvarsfull AI-användning och hur effektivt team kan slutföra sitt arbete inom er styrda miljö.
Sammanfattning
Lycka till när ni börjar styra användningen av skugg-AI i hela organisationen. Målet är att ge medarbetare en säker plats att använda AI på, samtidigt som ni behåller den insyn och kontroll som ert team behöver.
Om du vill veta mer kan du besöka deras hemsida för att se hur vi samlar AI-modeller, företagsdata och styrning i en och samma arbetsyta.
När du är redo att komma igång guidar deras dokumentation dig genom hur du konfigurerar din arbetsyta, ansluter datakällor och ställer in AI-styrning för dina team.
Vanliga frågor
Vad är skugg-AI?
Skugg-AI är alla AI-verktyg som medarbetare använder i arbetet utan godkännande eller tillsyn från IT-avdelningen. Detta gör det svårare att hantera datasäkerhet, efterlevnad och AI-användning i hela organisationen.
Kan vi inte bara blockera AI-verktyg i stället?
Att blockera AI-verktyg leder ofta till att medarbetare använder personliga konton och andra otillåtna tjänster. Att tillhandahålla en godkänd AI-arbetsyta är vanligtvis ett effektivare sätt att styra AI-användningen.
Varför är det viktigt att tillhandahålla flera AI-modeller?
Olika team har olika AI-behov. Genom att ge tillgång till flera modeller i en och samma styrda arbetsyta minskar behovet för medarbetare att använda externa AI-verktyg.
Hur skyddar Devs.ai företagets data?
Devs.ai uppger att kundernas uppmaningar, filer och utdata används inte för att träna externa AI-modeller enligt företagets företagsavtal. Läs den senaste dokumentationen för information som gäller specifikt för din organisations plan.
Vem bör ansvara för styrningen av skugg-AI?
IT- och säkerhetsteamen leder vanligtvis styrningen av skugg-AI genom att hantera åtkomst, policyer och tillsyn. Företagsledare bör också bidra till att identifiera de AI-verktyg och arbetsflöden som deras team behöver.