Brengt HR je pas op het laatste moment op de hoogte van nieuwe medewerkers, waardoor je moet haasten om alles klaar te zetten? Weet je niet zeker wie er begint, wanneer dat gebeurt of wat die persoon op de eerste dag nodig heeft? Vertrekken medewerkers zonder bedrijfsmiddelen terug te brengen, of blijft hun softwaretoegang actief? Laten ongebruikte licenties van vertrokken medewerkers je IT-budget ongemerkt leeglopen?
De {{deeplink:158463:[Setyl-software voor IT-beheer van bedrijfsmiddelen en licenties]}} helpt IT-teams deze veelvoorkomende uitdagingen op te lossen door structuur en inzicht te bieden in elke fase van de levenscyclus van medewerkers.
De speciale werkstromen voor de indiensttreding en uitdiensttreding van medewerkers geven je controle en duidelijkheid over het volledige proces van indiensttreding, functiewijziging en uitdiensttreding (JML) — zodat de juiste bedrijfsmiddelen en toegangsrechten op het juiste moment worden toegewezen en ingenomen.
In deze uitgebreide analyse van de functies bekijken we hoe Setyl het proces van indiensttreding en uitdiensttreding automatiseert en vereenvoudigt, handmatig werk en knelpunten vermindert, te hoge IT-uitgaven terugdringt en bescherming biedt tegen beveiligings- en compliancerisico’s.
Overzicht van functies voor indiensttreding en uitdiensttreding
Het proces voor de indiensttreding van Setyl-gebruikers: apparatuur en licenties toewijzen
- Geautomatiseerde werkstromen voor indiensttreding die worden gestart door integraties met HR-systemen.
- Checklists voor indiensttreding op basis van rollen om de juiste bedrijfsmiddelen en toegangsrechten toe te wijzen.
- Geautomatiseerde toewijzing van apparaten en licenties via geïntegreerde koppelingen.
- Het bijhouden van voorraadniveaus om tekorten aan apparatuur op het laatste moment te voorkomen.
- Enquêtes over IT-bedrijfsmiddelen en licenties om de ontvangst van bedrijfsmiddelen te bevestigen en instemming met je beleid vast te leggen.
- Uitgebreide gebruikersprofielen om alle toewijzingen, wijzigingen en documentatie vast te leggen.
De werkstroom voor de uitdiensttreding van Setyl-medewerkers: bedrijfsmiddelen innemen en toegang intrekken
- Geautomatiseerde werkstromen voor uitdiensttreding die worden gestart door synchronisaties met HR-systemen.
- Volledige lijst van toegewezen bedrijfsmiddelen en licenties om in te nemen.
- Overzicht van beheerdersrollen en eigenaarschap om een correcte overdracht te garanderen.
- Activiteitsgegevens van medewerkers om niet-geregistreerde licenties en abonnementen te identificeren.
Het proces voor de indiensttreding van Setyl-gebruikers: apparatuur en licenties toewijzen
Setyl helpt IT-teams hun proces voor indiensttreding te verbeteren door meer automatisering, inzicht en registratie. Het platform zorgt ervoor dat elke nieuwe medewerker vanaf de eerste dag consequent de juiste IT-apparaten, software en toegangsrechten ontvangt. Zo worden knelpunten en vertragingen voorkomen en wordt een soepele medewerkerservaring geboden.
1. Automatisch gestarte werkstromen voor indiensttreding
Als onderdeel van het uitgebreide aanbod aan integraties biedt Setyl kant-en-klare integraties met meer dan 50 HR- en IAM-systemen, waaronder BambooHR, HiBob, Workday, Okta en meer.
Wanneer je HR- of operationele team een nieuwe medewerker en een startdatum toevoegt aan je HR- of IAM-systeem, verplaatst Setyl die gebruiker automatisch naar een fase van indiensttreding. Je team ontvangt vervolgens direct een melding over de nieuwe gebruiker, waardoor afdelingssilo’s en gemiste overdrachten worden voorkomen.
2. Checklists voor indiensttreding op basis van rollen
Met Setyl kun je gestandaardiseerde sjablonen maken voor IT-apparatuur en softwaretoegang, afgestemd op specifieke rollen. Deze sjablonen kunnen worden gebaseerd op functietitel, afdeling, locatie, anciënniteit of een combinatie hiervan. Zo stel je een consistent bedrijfsbeleid op voor de toewijzing van bedrijfsmiddelen en toegangsrechten.
Je kunt bijvoorbeeld een sjabloon maken voor verkoopmedewerkers in New York, ontwerpers in het VK of directieleden op het hoofdkantoor.
Wanneer je een medewerker in Setyl laat beginnen, pas je eenvoudig het relevante sjabloon toe. Er wordt dan een checklist met hardware- en software-items gegenereerd die de medewerker moet ontvangen. Zo kun je eenvoudig bedrijfsmiddelen zoeken en toewijzen vanuit de vooraf gedefinieerde groepen en nieuwe medewerkers vanaf de eerste dag voorzien van alle benodigde hulpmiddelen.
3. Geautomatiseerde toewijzing van apparaten en licenties
Als toewijzingen van IT-middelen al in een ander systeem zijn geregistreerd of toegewezen, zoals je MDM, RMM, IAM of andere bedrijfsapplicaties, kun je deze gegevens automatisch naar Setyl ophalen, zonder dat tijdens het introductieproces handmatige tussenkomst nodig is.
Wanneer een nieuw apparaat wordt gedetecteerd en vanuit je MDM of RMM naar Setyl wordt geïmporteerd, kan het automatisch worden toegewezen aan de gebruiker die in dat systeem staat geregistreerd. Ook wanneer een softwarelicentie wordt toegewezen in een platform zoals Okta of al is toegewezen in een van je belangrijke bedrijfsapplicaties, wordt die informatie direct vastgelegd en geregistreerd in Setyl.
4. Voorraadniveaus bijhouden
Houd optimale voorraadniveaus aan en zorg ervoor dat IT-apparatuur altijd direct beschikbaar is voor het laten beginnen van nieuwe medewerkers met voorraadzichtbaarheid en waarschuwingen.
Met Setyl kun je IT-middelen organiseren in aangepaste groepen, gebaseerd op elke combinatie van kenmerken, van locatie tot apparaatspecificatie, voor een duidelijker overzicht. Vervolgens kun je waarschuwingen instellen om een melding te ontvangen wanneer de niveaus onder een vooraf bepaalde drempel komen, zodat je tijd hebt om bij te bestellen voordat tekorten ontstaan.
5. Enquêtes over IT-middelen en licenties
Nadat je tijdens het introductieproces alle relevante apparatuur en softwaretoegang aan nieuwe medewerkers hebt toegewezen, kun je de ontvangst bevestigen via de ingebouwde enquêtes van Setyl.
In de enquêtes wordt medewerkers gevraagd te bevestigen dat zij de in Setyl geregistreerde IT-middelen en licenties hebben ontvangen en akkoord te gaan met je beleid voor aanvaardbaar gebruik. Alle antwoorden worden in Setyl geregistreerd en blijven toegankelijk voor audits of toekomstige uitdiensttreding.
6. Uitgebreide gebruikersprofielen
Toegewijde werknemersprofielen zorgen ervoor dat alle informatie over elke persoon wordt geregistreerd en eenvoudig toegankelijk is.
Dit omvat toegewezen IT-middelen, licenties en beheerdersrollen, organisatorische informatie over de medewerker, gebruikersstatus (introductieproces, uitdiensttreding, actief, gearchiveerd), documentatie en ingevulde enquêtes, en een logboek van alle activiteiten.
De uitdiensttredingsworkflow voor medewerkers van Setyl: IT-middelen terughalen en toegang intrekken
Setyl biedt een effectieve manier om hardware terug te vorderen en systeemtoegang van vertrekkende medewerkers in te trekken tijdens het uitdiensttredingsproces. Deze gestructureerde aanpak van de uitdiensttreding van gebruikers helpt processen soepel te laten verlopen, versterkt de informatiebeveiliging, ondersteunt auditgereedheid en voorkomt onnodige IT-uitgaven nadat een medewerker uit dienst is gegaan.
1. Automatisch geactiveerde workflows voor uitdiensttreding
Setyl stelt je op de hoogte zodra er in je geïntegreerde HR- of IAM-systeem een vertrekdatum voor een medewerker wordt toegevoegd.
De vertrekkende medewerker wordt vervolgens automatisch naar een fase van uitdiensttreding verplaatst, waardoor je team de nodige acties kan uitvoeren zonder te hoeven wachten op een ticket of handmatige melding van je HR-team.
2. Volledige lijst van toegewezen IT-middelen en licenties
Elk gebruikersprofiel toont een duidelijke lijst van alle toegewezen IT-middelen en licenties, samen met enquêtereacties die de ontvangst bevestigen.
Gebruik deze checklist voor uitdiensttreding om te bepalen welke apparatuur moet worden teruggebracht en welke licenties bij de vertrekkende medewerker moeten worden ingetrokken, en vink elk item af zodra het is voltooid.
3. Overzicht van beheerdersrollen en eigenaarschap
Elke zakelijke of technische beheerdersrol die aan de medewerker is toegewezen, wordt in diens profiel weergegeven.
Controleer tijdens het uitdiensttredingsproces de lijst om ervoor te zorgen dat alle beheerdersrechten voor software worden ingetrokken en het eigenaarschap correct wordt overgedragen.
4. Activiteitsgegevens van medewerkers
Controleer recente activiteitsgegevens van medewerkers in software om eventuele ongeregistreerde licenties of abonnementen te identificeren die ook tijdens de uitdiensttreding moeten worden aangepakt.
Deze gegevens kunnen worden opgehaald uit gekoppelde SSO-, IAM-, IDP- en andere bedrijfsapplicaties die aanmeldingen en gebruikersactiviteiten detecteren en in Setyl importeren.
Delegeer en werk samen tijdens je introductie- en uitdiensttredingsprocessen
Wil je taken voor het laten beginnen en uit dienst laten treden van medewerkers delegeren aan de meest relevante teams binnen je organisatie?
De duidelijke interface en intuïtieve vormgeving van Setyl maken het platform gebruiksvriendelijk voor iedereen, ook voor minder technische collega's. Daarnaast zorgen specifieke rollen en machtigingen ervoor dat je controle houdt over wie toegang heeft tot specifieke onderdelen van het platform.
Dit betekent dat je taken binnen het proces van indiensttreding en uitdiensttreding kunt delen met en delegeren aan andere onderdelen van je organisatie — zoals sublocaties, HR- en operationele teams of afdelingshoofden — terwijl je ervoor zorgt dat alle updates worden vastgelegd op een gecentraliseerd platform.
Bekijk de software van Setyl voor indiensttreding en uitdiensttreding van medewerkers in actie
{{deeplink:158463:[Boek een demonstratie van het platform]:spotlight_onboarding_offboarding}} om de processen van Setyl voor het toewijzen en terugvorderen van bedrijfsmiddelen live te bekijken en vraag een proefperiode aan om het platform zelf te ervaren.