Hoe je schaduw-AI binnen je hele personeelsbestand beheert met Devs.ai

De invoering van AI ging sneller dan de meeste organisaties hadden verwacht. 

Het ene team begint ChatGPT te gebruiken, een ander koppelt een AI-codeerassistent en al snel vertrouwen medewerkers op AI-tools die IT nooit heeft goedgekeurd of waarvan IT niet eens wist dat ze bestonden.

Dat betekent niet dat de invoering van AI is mislukt. Het betekent dat het beheer moet worden bijgewerkt. 

Deze handleiding laat zien hoe je schaduw-AI binnen je personeelsbestand beheert met Devs.ai, zodat medewerkers AI kunnen blijven gebruiken terwijl je organisatie de benodigde zichtbaarheid, beveiliging en controle behoudt om dit te ondersteunen.

Is het de moeite waard om schaduw-AI binnen je personeelsbestand te beheren?

Ja, omdat je medewerkers AI al gebruiken.

Op dit punt is de vraag niet of mensen AI zouden moeten gebruiken. De vraag is of ze tools gebruiken die je daadwerkelijk kunt zien en beheren. 

Het blokkeren van ChatGPT of andere AI-tools lost het probleem zelden op. Meestal worden medewerkers hierdoor naar persoonlijke accounts en niet-goedgekeurde apps geduwd, waardoor IT nog minder zicht heeft op het gebruik.

Daar begint het echte risico. 

Klantgegevens, contracten, broncode en interne documenten kunnen terechtkomen in AI-tools buiten je controle, zonder audittrail, toegangscontroles of een manier om te begrijpen hoe AI binnen de organisatie wordt gebruikt.

Probeer de invoering van AI niet te stoppen, maar geef medewerkers één plek waar ze AI veilig kunnen gebruiken. 

Hoe kan Devs.ai helpen bij het beheren van het gebruik van schaduw-AI door je personeelsbestand?

Devs.ai helpt door de AI-modellen die je teams al gebruiken samen te brengen in één beveiligde omgeving en IT tegelijkertijd de benodigde zichtbaarheid en controle te bieden om deze te beheren.

Geef medewerkers één goedgekeurde plek om AI te gebruiken

Mensen gebruiken vaak niet-goedgekeurde AI-tools omdat ze voor hun werk een specifiek model nodig hebben. 

Devs.ai brengt meer dan 50 modellen, waaronder OpenAI, Claude, Gemini, Meta en Cohere, samen in één platform. In plaats van tussen verschillende AI-tools te wisselen, kunnen medewerkers de modellen blijven gebruiken die hun voorkeur hebben zonder de omgeving van je organisatie te verlaten.

Medewerkers kunnen ook AI-apps maken en agenten terwijl ze veilig gebruikmaken van bedrijfskennis vanuit Devs.ai. Hierdoor heeft IT meer zicht op AI-activiteiten en kan het beheer consistenter binnen de organisatie worden toegepast. 

Beheer toegang en AI-gebruik binnen teams

Niet elke medewerker heeft toegang nodig tot dezelfde modellen, gegevens of AI-apps. 

Met Devs.ai kan IT bepalen wie toegang heeft tot wat via rolgebaseerde machtigingen, goedkeuringsworkflows en gecentraliseerd beheer. Elke AI-app of agent kan worden beoordeeld voordat deze binnen de organisatie beschikbaar wordt gesteld, zodat het AI-gebruik in overeenstemming blijft met je interne beleidsregels.

Monitor activiteiten en beheer AI-uitgaven

Je kunt niet beheren wat je niet kunt zien. Devs.ai biedt chatlogs, gebruikstracking en inzicht in kosten, zodat IT kan monitoren hoe AI binnen het personeelsbestand wordt gebruikt.

Teams kunnen ook het juiste model voor de taak kiezen zonder meerdere abonnementen of leverancierscontracten te beheren, waardoor het eenvoudiger wordt om mogelijkheden, beheer en kosten vanuit één platform in balans te brengen.

Zo beheer je schaduw-AI in Devs.ai

Gebruik de onderstaande stappen om Devs.ai te configureren en een beveiligde, beheerde AI-omgeving voor je personeelsbestand te creëren.

Vereisten en installatievoorwaarden

Voordat je begint, moet je beschikken over:

• Beheerdersrechten voor je Devs.ai-werkruimte.
• Een lijst met de AI-tools die je teams momenteel gebruiken.
• De identiteitsprovider van je organisatie voor SSO.
• De gegevensbronnen waartoe je medewerkers toegang wilt geven, zoals Google Drive of SharePoint.
• Een eenvoudig AI-gebruiksbeleid waarin wordt bepaald welke teams toegang moeten hebben tot welke modellen en gegevens.

Stappen

Stap 1: Begrijp hoe je teams AI gebruiken

Begin met het vaststellen welke AI-tools medewerkers al gebruiken en waarvoor ze die gebruiken. Dit geeft je een uitgangspunt voordat je Devs.ai introduceert en helpt je te begrijpen welke modellen en werkprocessen je moet ondersteunen.

Stap 2: Je werkruimte en gebruikerstoegang instellen

Configureer je Devs.ai-werkruimte door je identiteitsprovider te koppelen en gebruikersrollen toe te wijzen. 

Hierdoor kunnen medewerkers inloggen met bestaande bedrijfsaccounts, terwijl elk team alleen toegang heeft tot de modellen, gegevens en functies die het nodig heeft. 

Devs.ai ondersteunt bedrijfsauthenticatie, toegangscontroles op basis van rollen en toestemmingsbewuste toegang tot verbonden gegevensbronnen.

Stap 3: Je gegevensbronnen koppelen

Koppel de bedrijfsgegevens waarmee je teams al werken, zoals Google Drive of SharePoint. Hierdoor kunnen medewerkers AI gebruiken met bedrijfskennis, waarbij bestaande toestemmingen worden gerespecteerd. Gebruikers krijgen daardoor alleen toegang tot inhoud die ze al mogen zien.

Stap 4: Bepalen welke modellen elk team kan gebruiken

Verschillende teams hebben verschillende AI-behoeften. Geef medewerkers toegang tot de modellen die passen bij hun werk, terwijl je de governance binnen de hele organisatie consistent houdt. 

Dit helpt onnodige uitgaven te beperken en moedigt teams aan om binnen je goedgekeurde AI-omgeving te blijven in plaats van externe tools te gebruiken.

Stap 5: AI-apps beoordelen voordat ze worden gedeeld

Als je teams AI-apps of agents bouwen, stel dan een beoordelingsproces in voordat je ze voor iedereen beschikbaar maakt. 

Dit helpt ervoor te zorgen dat apps voldoen aan je vereisten op het gebied van beveiliging, compliance en interne governance voordat ze binnen de hele organisatie worden gebruikt. 

(Als je implementatie gebruikmaakt van de beheerde publicatieworkflow van Devs.ai, schakel je die hier in.)

Stap 6: Devs.ai in de hele organisatie uitrollen

Wanneer je werkruimte is geconfigureerd, introduceer je Devs.ai als de goedgekeurde plek voor AI-werk. 

Geef medewerkers toegang tot de modellen die ze al gebruiken, bied begeleiding bij de introductie en maak het eenvoudig om in te loggen met bestaande bedrijfsaccounts. 

Adoptie is wat schaduw-AI vermindert. Als medewerkers de voorkeur geven aan het goedgekeurde platform, is de kans veel kleiner dat ze terugkeren naar niet-goedgekeurde tools.

Stap 7: Gebruik monitoren en je beleid verfijnen

Governance is geen eenmalige instelling. 

Bekijk regelmatig het AI-gebruik, auditlogboeken en uitgaven om te begrijpen hoe teams AI gebruiken. Pas naarmate nieuwe gebruiksscenario's ontstaan de toestemmingen aan, koppel aanvullende gegevensbronnen of werk je AI-beleid bij om gelijke tred te houden met de organisatie. 

Devs.ai biedt audittrailgegevens, inzicht in gebruik en governancecontroles ter ondersteuning van voortdurend toezicht.

Hoe succes eruitziet bij het beheren van schaduw-AI met Devs.ai

Succes betekent niet dat medewerkers stoppen met het gebruik van AI. Het betekent dat ze AI gebruiken in een werkruimte die je organisatie kan beheren. Met inzicht in AI-activiteiten en gecentraliseerde controles kan IT AI-adoptie ondersteunen zonder het toezicht te verliezen.

Dat geeft je organisatie een basis om AI op grote schaal te implementeren.

Wanneer bedrijfsbehoeften veranderen, kun je vol vertrouwen nieuwe modellen introduceren, nieuwe werkprocessen ondersteunen en consistente governance handhaven zonder teams te vertragen.

Te vermijden fouten en beste praktijken voor governance rond schaduw-AI

Vermijd deze veelvoorkomende fouten en volg deze beste praktijken om medewerkers te helpen AI veilig te gebruiken, terwijl je governance binnen je hele organisatie effectief houdt.

Iedereen dezelfde AI-toegang geven

Niet elke medewerker heeft toegang nodig tot dezelfde AI-modellen, bedrijfsgegevens of AI-apps. 

Beoordeel toestemmingen op basis van de verantwoordelijkheden van elk team en verleen alleen toegang tot de bronnen die ze nodig hebben. Dit helpt onnodige blootstelling te beperken en houdt AI bruikbaar voor het dagelijkse werk.

Houd je AI-gebruiksbeleid praktisch

Beleidsregels moeten medewerkers helpen betere beslissingen te nemen en hen er niet van weerhouden goedgekeurde AI-tools te gebruiken. Leg duidelijk uit welke gegevens mogen worden gedeeld, welke AI-toepassingen zijn toegestaan en wanneer menselijke controle vereist is voor door AI gegenereerde content.

Verbonden gegevensbronnen over het hoofd zien

Het verbinden van bedrijfsgegevens met AI verbetert de productiviteit, maar alleen als bestaande machtigingen worden gerespecteerd. Controleer voordat u gedeelde schijven of kennisbanken toevoegt of medewerkers alleen informatie kunnen ophalen waartoe ze al gemachtigd zijn.

Nieuwe AI-apps beoordelen voordat ze breder worden ingezet

Wanneer teams AI-apps of agents beginnen te maken, moet u een eenvoudig beoordelingsproces instellen voordat u deze organisatiebreed beschikbaar maakt. Zo blijven consistente normen voor beveiliging, governance en kwaliteit gehandhaafd naarmate het gebruik van AI groeit.

Succes meten aan de hand van toolbeperkingen

Het doel van Shadow AI-governance is niet om de meeste tools te blokkeren. Het gaat erom een omgeving te creëren waarin medewerkers productief kunnen werken zonder goedgekeurde systemen te verlaten. 

Meet succes aan de hand van zichtbaarheid, verantwoord AI-gebruik en hoe effectief teams hun werk binnen uw beheerde omgeving kunnen uitvoeren.

Afronding

Veel succes met het beheren van Shadow AI binnen uw organisatie. Het doel is medewerkers een veilige plek te bieden om AI te gebruiken en tegelijkertijd de zichtbaarheid en controle te behouden die uw team nodig heeft.

Als u meer wilt weten, gaat u naar hunhomepage om te zien hoe we AI-modellen, bedrijfsgegevens en governance samenbrengen in één werkruimte. 

Wanneer u klaar bent om te beginnen, begeleidt hun documentatie u bij het instellen van uw werkruimte, het verbinden van gegevensbronnen en het configureren van AI-governance voor uw teams.