Ti capita che le Risorse Umane ti avvisino all’ultimo minuto di nuove assunzioni, costringendoti a correre per preparare tutto? Sei incerto su chi arriverà, quando e di cosa avrà bisogno il primo giorno? I dipendenti lasciano l’azienda senza restituire l’attrezzatura aziendale o lasciando attivi gli accessi ai software? Le licenze inutilizzate dei dipendenti in uscita continuano silenziosamente a drenare il budget IT?
{{deeplink:158463:[Il software di gestione degli asset e delle licenze IT di Setyl]}} aiuta i team IT a risolvere queste sfide comuni portando struttura e visibilità in ogni fase del ciclo di vita del dipendente.
I workflow dedicati all’onboarding e all’offboarding della piattaforma ti offrono controllo e chiarezza sull’intero processo ingressi-spostamenti-uscite (JML), garantendo la corretta assegnazione e restituzione di asset e accessi al momento giusto.
In questo approfondimento sulle funzionalità, vediamo come Setyl automatizza e semplifica il processo di onboarding e offboarding, riducendo l’intervento manuale e i colli di bottiglia, tagliando gli sprechi IT e proteggendo contro rischi di sicurezza e conformità.
Panoramica delle funzionalità di Onboarding e Offboarding
Il processo di onboarding utenti di Setyl: assegnazione di dispositivi e licenze
- Workflow di onboarding automatizzati attivati da integrazioni con sistemi HR.
- Checklist di onboarding basate sul ruolo per assegnare correttamente asset e accessi.
- Assegnazione automatica di dispositivi e licenze tramite integrazioni native.
- Monitoraggio dei livelli di inventario per prevenire carenze di attrezzature all’ultimo minuto.
- Sondaggi su asset IT e licenze per confermare la ricezione e raccogliere il consenso alle policy aziendali.
- Profili utente completi per documentare tutte le assegnazioni, modifiche e la relativa documentazione.
Workflow di offboarding per i dipendenti in uscita: recupero asset e revoca accessi
- Workflow di offboarding automatizzati attivati dalla sincronizzazione con i sistemi HR.
- Lista completa di asset e licenze assegnate da recuperare.
- Panoramica di ruoli e proprietà amministrative per assicurare il corretto passaggio di consegne.
- Dati sulle attività del dipendente per identificare licenze e abbonamenti non registrati.
Processo di Onboarding Utenti di Setyl: assegnazione di dispositivi e licenze
Setyl aiuta i team IT a migliorare il processo di onboarding grazie ad automazione avanzata, visibilità e tracciabilità. La piattaforma garantisce che ogni nuovo dipendente riceva sempre i giusti dispositivi IT, software e accessi fin dal primo giorno, eliminando colli di bottiglia e ritardi e offrendo un’esperienza lavorativa senza intoppi.
1. Workflow di onboarding attivati automaticamente
Nell’ampia gamma di integrazioni offerte, Setyl dispone di integrazioni pronte all’uso con oltre 50 sistemi HR e IAM, tra cui BambooHR, HiBob, Workday, Okta e altri ancora.
Quando il tuo team HR o operations aggiunge un nuovo dipendente e una data di ingresso nel sistema HR o IAM, Setyl sposta automaticamente quell’utente nella fase di onboarding. Il tuo team riceve così una notifica istantanea del nuovo utente, eliminando i silos tra reparti e i passaggi di consegne mancati.
2. Checklist di onboarding basate sul ruolo
Con Setyl, puoi creare template standardizzati di attrezzature IT e accessi software calibrati su specifici ruoli. Questi modelli possono essere definiti in base a titolo lavorativo, dipartimento, sede, seniority o una combinazione di questi criteri, aiutandoti a impostare una policy aziendale coerente per asset e accessi.
Ad esempio, puoi creare un template per dipendenti sales a New York, designer con base nel Regno Unito o executive della sede centrale.
Durante l’onboarding di un dipendente in Setyl, ti basta applicare il template pertinente. Questo genererà una checklist degli elementi hardware e software da assegnare, permettendoti di cercare e assegnare facilmente asset dai gruppi predefiniti e fornire ai nuovi collaboratori tutti gli strumenti dal primo giorno.
3. Assegnazione automatica di dispositivi e licenze
Se le assegnazioni dei beni sono già registrate o allocate in un altro sistema, come il tuo MDM, RMM, IAM o altre applicazioni aziendali, puoi importare automaticamente questi dati in Setyl, senza la necessità di intervento manuale durante l'onboarding.
Quando un nuovo dispositivo viene rilevato e importato dal tuo MDM o RMM in Setyl, può essere assegnato in automatico all’utente risultante in quel sistema. Allo stesso modo, quando una licenza software viene assegnata tramite una piattaforma come Okta o già allocata in una delle principali applicazioni aziendali, queste informazioni vengono immediatamente rilevate e registrate in Setyl.
4. Monitoraggio dei livelli di inventario
Mantieni livelli di inventario ottimali e assicurati che l’attrezzatura IT sia sempre disponibile per l’onboarding dei nuovi assunti grazie a visibilità delle scorte e notifiche.
Setyl consente di organizzare i beni in gruppi personalizzati, in base a qualsiasi combinazione di attributi, dalla posizione alla specifica del dispositivo, per una supervisione più chiara. Puoi quindi impostare degli avvisi per essere notificato quando i livelli scendono sotto una soglia predefinita, così da avere il tempo necessario per riordinare prima che si verifichino carenze.
5. Sondaggi su beni e licenze IT
Dopo aver assegnato tutte le attrezzature e gli accessi ai software necessari ai nuovi dipendenti nel processo di onboarding, puoi confermare l’avvenuta consegna tramite i sondaggi integrati di Setyl.
I sondaggi chiedono ai dipendenti di confermare di aver ricevuto i beni e le licenze registrati in Setyl e di accettare la tua policy di utilizzo accettabile. Tutte le risposte vengono registrate in Setyl e restano accessibili per eventuali audit o futuri offboarding.
6. Profili utente completi
Profili dipendente dedicati garantiscono che tutte le informazioni relative a ogni singolo collaboratore siano registrate e facilmente accessibili.
Ciò include beni IT assegnati, licenze e ruoli amministrativi, informazioni organizzative sul dipendente, stato dell’utente (onboarding, offboarding, attivo, archiviato), documentazione e sondaggi completati e un registro di tutte le attività.
Workflow di offboarding dei dipendenti in Setyl: recupero risorse e revoca degli accessi
Setyl offre un sistema efficace per il recupero dell’hardware e la revoca degli accessi ai sistemi ai dipendenti in uscita durante il processo di offboarding. Questo approccio strutturato all’offboarding garantisce operatività fluida, rafforza la sicurezza delle informazioni, supporta la preparazione agli audit e previene sprechi IT superflui dopo l’uscita di un collaboratore.
1. Workflow di offboarding avviati automaticamente
Setyl ti notifica non appena viene inserita una data di uscita per un dipendente nel tuo sistema HR o IAM integrato.
Il dipendente in uscita viene poi automaticamente spostato nello stadio di offboarding, invitando il tuo team ad agire dove necessario, senza aspettare la segnalazione o una notifica manuale da parte dell’HR.
2. Elenco completo di beni e licenze assegnati
Ogni profilo utente mostra un chiaro elenco di tutti i beni e le licenze IT assegnati, insieme alle risposte ai sondaggi che confermano l’avvenuta ricezione.
Utilizza questa checklist di offboarding per individuare l’attrezzatura da restituire e le licenze da revocare al dipendente in uscita, marcando ogni voce come completata.
3. Panoramica di ruoli amministrativi e proprietà
Ciascun ruolo amministrativo, aziendale o tecnico, assegnato al dipendente viene mostrato nel suo profilo.
Durante il processo di offboarding, rivedi l’elenco per assicurarti che tutti i diritti amministrativi sui software siano stati revocati e la proprietà opportunamente trasferita.
4. Dati sulle attività del dipendente
Controlla i dati sulle attività software recenti del dipendente per identificare eventuali licenze o abbonamenti non registrati da gestire anche durante l’offboarding.
Questi dati possono essere estratti da SSO, IAM, IDP e altre applicazioni aziendali collegate, che rilevano e importano accessi e attività utente in Setyl.
Delegare e collaborare durante i processi di onboarding e offboarding
Vuoi delegare le attività di onboarding e offboarding ai team più competenti nella tua organizzazione?
L’interfaccia chiara e il design intuitivo di Setyl la rendono semplice da usare per tutti, anche per i colleghi meno tecnici. Inoltre, ruoli e permessi dedicati ti permettono di mantenere il controllo su chi può accedere alle varie aree della piattaforma.
Questo significa che puoi condividere e delegare attività durante i processi di onboarding e offboarding ad altre aree della tua organizzazione — come filiali, team HR e operazioni, o responsabili di dipartimento — garantendo al contempo che tutti gli aggiornamenti siano registrati su una piattaforma centralizzata.
Guarda il software di onboarding e offboarding dei dipendenti di Setyl in azione
{{deeplink:158463:[Prenota una demo della piattaforma]:spotlight_onboarding_offboarding}} per vedere dal vivo i processi di assegnazione e recupero degli asset con Setyl e richiedi una prova per sperimentare direttamente la piattaforma.