Tecnologia, lavoro di squadra e fiducia: Domande e risposte sull’ottimizzazione IT con Sanjay Gidwani
Nell'IT, l'ottimizzazione delle risorse è la base dell'efficienza e dell'innovazione. Bilanciare infrastrutture, persone e processi è fondamentale affinché le organizzazioni IT possano prosperare e fornire valore costante. Come possono i leader IT garantire che ogni risorsa sia sfruttata al massimo del suo potenziale? In che modo i principi delle infrastrutture moderne si allineano con il capitale umano e i processi snelli per assicurare che i dipartimenti IT siano agili, robusti e rivolti al futuro? La mia intervista con il COO di Copado Sanjay Gidwani risponderà a queste domande.
Prima di entrare nel vivo, puoi raccontarci la tua storia?
Ho spesso detto che abbraccio il fatto di far parte della generazione "Oregon Trail". L'ascesa dei computer personali e della tecnologia all'incrocio tra le nostre vite nei miei anni formativi ha davvero modellato la persona che sono oggi. I miei genitori hanno contribuito supportando i miei interessi. Ricordo quando portarono a casa uno dei primi computer Apple. Ero affascinato da ciò che si poteva fare con esso.
Questo è stato un fattore chiave che mi ha portato alla DePaul University di Chicago, che non solo mi ha aiutato ad apprezzare le complessità nel fornire applicazioni aziendali, ma anche a crescere personalmente, incontrando mia moglie, Karla. Siamo sposati da 15 anni e abbiamo due meravigliose figlie, Asha e Karina.
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Professionalmente, il mio periodo presso Model Metrics e Salesforce mi ha permesso di accelerare la mia crescita professionale perché mi ha fatto capire che si può avere la migliore tecnologia al mondo, ma se non risolve un problema e non è utilizzabile, non avrà importanza.
Parliamo di come ottimizzi le risorse IT. Come valuti lo stato attuale della tua infrastruttura IT? Quali metriche usi per misurarne l'efficienza?
Copado adotta un approccio moderno agli strumenti IT aziendali. Siamo basati al 100% su SaaS e, pertanto, non facciamo affidamento sull'infrastruttura IT tradizionale. Ciò ci consente di essere dinamici nel nostro approccio all'IT e di lavorare da remoto senza barriere. Molte delle metriche comuni alle infrastrutture tradizionali non si applicano. Le nostre metriche di successo sono basate sulla soddisfazione per l'esperienza tecnologica e sul supporto fornito al nostro staff.
Come dai priorità e allocchi le risorse per gli upgrade hardware e software per massimizzare le prestazioni?
Il nostro focus, dal punto di vista degli upgrade IT, è sulla sicurezza. Valorizziamo la sicurezza per i nostri clienti sia nell'hardware che nel software. Se dobbiamo accettare una piccola perdita di prestazioni perché dobbiamo valutare ulteriormente gli impatti sulla sicurezza, va bene così. Conosco alcune aziende che non forniscono laptop ai propri dipendenti e credo che questo metta a rischio i dati dei clienti.
Quali misure di sicurezza sono in atto per salvaguardare la vostra infrastruttura IT ottimizzandone al contempo le prestazioni?
Abbiamo un forte controllo sull'identità e sull'accesso. Questo svolge una doppia funzione: protegge la nostra infrastruttura critica dagli attacchi e regola rigorosamente chi può apportare modifiche in produzione. Inoltre, standardizzando su una piattaforma specifica, possiamo utilizzare gli strumenti nativi per proteggere l'infrastruttura. Infine, il monitoraggio dei log offre un ulteriore livello di sicurezza.
Quali strategie utilizzi per favorire lo sviluppo professionale e l'apprendimento continuo nel tuo team IT?
Incoraggiamo continuamente il nostro team ad acquisire nuove competenze. Recentemente un helpdesk agent ha supportato il nostro team di piattaforma, che lavora su Salesforce. Questo ha permesso all'helpdesk agent di apprendere nuove tecnologie e sviluppare competenze intorno a Salesforce. Alla fine ha ottenuto la certificazione di amministratore Salesforce e ora è interessato ad altre aree della piattaforma.
Il modo in cui promuoviamo l'apprendimento continuo all'interno del team è dare alle persone problemi unici da risolvere e attività diverse su cui lavorare ogni pochi mesi. Può trattarsi di una nuova area di dominio o di una nuova tecnologia. Questo aiuta il nostro team a crescere professionalmente e lo espone a nuove esperienze.
Puoi condividere esempi di come la collaborazione interfunzionale abbia contribuito all'ottimizzazione delle risorse nel tuo dipartimento IT?
Una delle decisioni iniziali che abbiamo preso in Copado è stata che Salesforce sarebbe diventata la piattaforma principale per la gestione del nostro business. Per rendere questo possibile in tutti i team, abbiamo dovuto assicurarci di avere il supporto dei leader aziendali. Sapevamo che questo approccio ci avrebbe permesso di dare priorità alle risorse in grado di avere il maggiore impatto sull'organizzazione, così abbiamo creato un team trasversale per discutere e stabilire le priorità.
Credo che la chiave del successo risieda nella cultura creata dal leader per dare al team la possibilità di prendere le decisioni giuste per l'azienda.
Come fai in modo che i processi IT siano allineati agli obiettivi aziendali e contribuiscano all'efficienza complessiva dell'organizzazione?
In ambito IT, abbiamo un team responsabile dell'architettura aziendale. Questo include Business Analyst (BA) e Architetti Funzionali. I BA rappresentano il business e lavorano molto a stretto contatto con i nostri stakeholder per raccogliere i requisiti e comprendere le necessità aziendali. Questa struttura ci aiuta a mantenere l'allineamento tra stakeholder e obiettivi di business.
Abbiamo recentemente istituito un comitato direttivo quindicinale con stakeholder chiave delle varie aree aziendali, come Sales & Revenue Operations, Finance, Customer Success, Alliances, Support e Product.
Questo ci aiuta ad allinearci agli obiettivi aziendali comprendendo quali siano le reali necessità del business. Abbiamo anche una roadmap che aggiorniamo e condividiamo con l'azienda ogni trimestre. Più recentemente, siamo stati in grado di comunicare eventuali cambiamenti alla roadmap su base mensile.
Quali sono i tuoi cinque consigli per ottimizzare le risorse IT attraverso infrastruttura, persone e processi?
1. Comprendi cosa l'azienda vuole raggiungere. Dovrebbe essere scontato, ma per esperienza, i team IT sono affascinati dalla tecnologia e non sempre dai bisogni del business. Più ti consideri un facilitatore degli obiettivi aziendali, più sarai efficace con risorse IT, infrastruttura, persone e processi.
Una cosa che dico spesso al team è che siamo qui per servire l'azienda e dobbiamo farci carico dei suoi obiettivi e delle sue metriche.
2. Crea una superficie ridotta per la produttività. I gruppi aziendali amano gli strumenti. Cercano sempre qualcosa che li aiuti ad accelerare ciò che viene loro richiesto di fare, ed è un lato positivo. Tuttavia, più strumenti hai, maggiore sarà la superficie da gestire, fatto che porta a un aumento dei costi di gestione e della richiesta di competenze diverse.
Costruisci un piano con il business su 3-4 piattaforme chiave che possono coprire l'80-90% delle esigenze aziendali. Per eventuali lacune, puoi integrare strumenti minori o soluzioni personalizzate.
3. Lavora in modo più intelligente con le persone che hai. L'attuale tendenza dell'AI ci dà una grande opportunità per democratizzare la specializzazione dei ruoli. Pensa a come l'AI può estendere i punti di forza delle persone in azienda. In Copado, abbiamo integrato alcune soluzioni AI nel nostro lavoro. Ci ha aiutato a essere più efficienti nella delivery.
4. Misura il rapporto felicità-adozione. L'ho già detto, ma se gli utenti sono soddisfatti e utilizzano il sistema, questa è la situazione ideale. Fare sondaggi agli utenti sulla loro soddisfazione rispetto a uno strumento o a un software dà la certezza che non solo lo strumento funziona, ma che viene percepito come un valore aggiunto per svolgere il proprio lavoro.
5. Dai responsabilità al tuo team. Per responsabilizzare davvero il team, i leader devono lasciare che le persone si assumano la proprietà delle attività. Magari falliranno, ma è proprio in questi casi che il leader deve supportare e dare feedback. Quando viene stabilito il senso di responsabilità, la magia del lavoro di squadra si rende evidente.
Il lavoro di squadra si basa sulla fiducia che ogni membro ripone nei colleghi nel portare avanti i propri incarichi. Questa sicurezza permette a ciascuno di concentrarsi pienamente sui propri compiti, sicuro che gli altri stiano facendo altrettanto. Così, i membri possono immergersi nel proprio lavoro senza preoccupazioni sulle prestazioni degli altri. Questa cultura di fiducia reciproca e dedizione è fondamentale per sfruttare al meglio risorse, infrastrutture, personale e processi.
Come adatti le tue strategie di ottimizzazione delle risorse IT per accogliere i progressi tecnologici e le tendenze del settore?
Dobbiamo continuare a valutare le tendenze per assicurarci di ottimizzare in modo continuo. Crediamo che l'AI sia un elemento fondamentale per supportare i nostri team nell'eliminazione delle attività manuali e ripetitive. Come azienda, il nostro obiettivo è di far sì che la mente umana si concentri sui problemi più complessi.
Vuoi saperne di più?
Ottimizzare risorse, infrastruttura, persone e processi non riguarda solo l'innovazione tecnologica, ma anche la creazione di una cultura di fiducia, apprendimento continuo e collaborazione cross-funzionale. Gli spunti di Sanjay, dal percorso svolto prima e al comando di Copado, sottolineano quanto sia fondamentale l'allineamento tra strategie IT e obiettivi di business per guidare efficienza e innovazione.
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