Parhaat käytännöt automaatioon digitaalisessa muutoksessa

Digitaalinen muutos tarkoittaa eri ihmisille eri asioita yrityksen toimialasta riippuen. Esimerkiksi:

• Vähittäiskaupan yritys saattaa olla ensisijaisesti kiinnostunut digitaalisesta muutoksesta, koska se auttaa personoimaan ja parantamaan asiakaskokemusta
• Tuotevalmistajan johtaja saattaa sanoa, että kyse on ennen kaikkea tuotantolinjojen ja logistiikan tehostamisesta.
• Yhdyskuntateknisten palvelujen tarjoajilla digitaalisen muutoksen painopiste on todennäköisesti omaisuudenhallinnassa, sillä näillä organisaatioilla on miljoonia valvottavia ja hallinnoitavia omaisuuseriä.

Toimialasta riippumatta digitaalisen muutoksen pääpainon tulisi olla toimissa, jotka tuottavat organisaatiolle suurimman hyödyn suhteessa kustannuksiin – erityisesti toimissa, jotka antavat yritykselle etulyöntiaseman kilpailijoihinsa nähden. Näiden arvokkaiden muutosten saavuttamiseksi yritykset turvautuvat automaatioon.

Gartnerin tuoreen raportin mukaan hyperautomaation mahdollistavien teknologioiden markkinoiden odotetaan kasvavan lähes 24 prosenttia vuosien 2020–2022 aikana, kun digitaalista muutostaan kiihdyttävät organisaatiot tarvitsevat enemmän automaatiota IT- ja liiketoimintaprosesseihinsa.

Vaikka automaatiota on perinteisesti tarkasteltu asioiden tehostamisen näkökulmasta, tilanne on muuttunut.

Työpaikalla on hyvin vähän asioita, joita ei voitaisi automatisoida, ja priorisointipäätös riippuu siitä, mitkä automaatiot tuottaisivat parhaan sijoitetun pääoman tuoton.

Kun yritykset päättävät, mitä automaatioita ne ottavat käyttöön, niiden tulisi keskittyä seuraaviin hyviin käytäntöihin:

• Määritä ensin digitaalisen muutoksen tarkoitus
• Varmista, että työkalu soveltuu tarkoitukseen eikä vain käyttöön
• Varmista, että kaikki järjestelmät voivat viestiä saumattomasti keskenään
• Harkitse palveluiden tai tuotteiden siirtymistä tilausmalliin
• Digitaalinen muutos edellyttää jatkuvaa kehitystä

1. Määritä ensin digitaalisen muutoksen tarkoitus

Ennen kuin yritys pohtii tarvittavaa teknologiaa, sen tulisi miettiä, mitä se pyrkii saavuttamaan digitaalisen muutoksen avulla. Erityisesti koska IT:n tehtävänä on keskittyä sekä nopeasti saavutettaviin hyötyihin että suurimpiin vaikutuksiin, on tärkeää määrittää ensin, miksi yritys automatisoi prosessin ja mikä on työn tavoite.

Kun työn tavoite on määritetty, IT voi keskittyä tavoitteiden saavuttamista tukevien työkalujen valintaan.

Jos tavoitteena on esimerkiksi parantaa asiakkaan verkkokokemusta, yritys tarkastelee tekoälypohjaisten ominaisuuksien, kuten keskustelubottien, käyttöä asiakasvuorovaikutuksen parantamiseksi. Jos taas yrityksen tavoitteena on sujuvoittaa toistuvia prosesseja, sen tulisi harkita robottiprosessiautomaation (RPA) käyttöä.

2. Varmista, että työkalu soveltuu tarkoitukseen eikä vain käyttöön

Kun yritys valitsee tietyn prosessin automatisointia tukevan työkalun tai teknologian – kuten RPA:n tai keskustelubotit – se on testattava. On kuitenkin virhe ajatella, että pelkkä käytettävyyden testaaminen riittää.

Työkalun ei tarvitse olla ainoastaan toimiva, vaan sitä on myös arvioitava sen selvittämiseksi, tuottaako se tehokkuutta tai hyötyä, jota liiketoiminta tavoitteli. Tämä koskee myös pieniä muutoksia. Jos ihmisille kerrotaan, että yrityksen tekemät muutokset parantavat heidän työtään jollakin tavalla, tämä on varmistettava testaamalla.

Ratkaisun testaaminen sen määrittämiseksi, soveltuuko se tarkoitukseen, edellyttää jatkuvaa arviointia liiketoimintavaatimuksia ja arvoa koskevia kriteerejä vasten. Yritykset voivat lähestyä tätä seuraavasti:

• siirtämällä testausta vasemmalle staattisen testauksen avulla,
• arvioimalla vaatimuksia suhteessa suunnitteluun vaatimusten jäljitettävyysmatriisien avulla,
• suodattamalla tätä jäljitettävyyttä SDLC-elinkaaren läpi ja kysymällä aina, ”täyttääkö tämä työ vaatimukset ja tuottaako se liiketoiminta-arvoa”.

Tätä ajattelutapaa voidaan laajentaa määrittämällä KPI-mittarit varhaisessa vaiheessa ja sisällyttämällä kyseiset mittarit onnistumiskriteereiksi projektin vaiheporttien läpi.

3. Varmista, että kaikki järjestelmät voivat viestiä saumattomasti keskenään

Yksi prosessien automatisoinnin suurimmista haasteista on tiedonsiirto. Yksittäinen myyntiosaston prosessi saattaa edellyttää eri osastojen käyttämien järjestelmien välistä vuorovaikutusta taloushallinnosta hankintaan, kuten SAP:n tai Oraclen kanssa.

Yhden yrityksen sisällä voi olla kymmeniä järjestelmiä, joiden kanssa on oltava vuorovaikutuksessa, ja tietovirran saaminen heti alusta alkaen toimivaksi on todella vaikeaa. On ratkaisevan tärkeää käyttää aikaa sen varmistamiseen, että nämä järjestelmät pystyvät viestimään keskenään.

Paras tapa varmistaa järjestelmien saumaton yhteistoiminta on tunnistaa liiketoiminnan kannalta kriittiset integraatiot ja asettaa ne tärkeysjärjestykseen. Samalla arvioidaan liiketoimintariski ja tekninen riski, jotta tiedetään, mitä testataan ensin ja mikä on liiketoiminnalle tärkeintä. Verkkokaupan ostotietoja sisältävä tapahtumaloki-integraatio on liiketoiminnan kannalta kriittisempi kuin markkinointi-integraatio, joka seuraa Java-tagin palautetta.

Toinen usein huomiotta jäävä tekijä siirryttäessä hajautetumpiin ympäristöihin on sovellustiimien välinen yhteistyö ja kahden sovelluksen välisten tietokenttien vastaavuuksien ymmärtäminen; on kysyttävä, mitä olen lähettämässä ja mitä odotan vastaanottavani.

Saumattoman viestinnän varmistaminen eri osastojen järjestelmien välillä on ratkaisevan tärkeää. QA-automaatiotyökalut voivat auttaa näiden integraatioiden validoinnissa.

4. Harkitse palveluiden tai tuotteiden siirtämistä tilausmalliin

Digitaalinen transformaatio voi mahdollistaa yrityksille siirtymisen tilauspohjaisiin malleihin, mikä vaikuttaa merkittävästi asiakkaisiin ja antaa yrityksille syyn viestiä heidän kanssaan joka päivä, viikko tai kuukausi. Todellisuudessa ihmiset ajattelevat Amazon Prime -tilausta eivätkä seuraavan päivän toimituksesta maksamista. 

Tilausmalleihin siirtyminen antaa yrityksille mahdollisuuden automatisoida ja personoida kaikenlaiset asiakasviestit sekä tuotteiden ja palveluiden toimitukset. Tämä tehostaa toimintaa ja parantaa asiakaskokemusta.

Digitaalinen transformaatio edellyttää jatkuvaa kehittymistä

Digitaalinen transformaatio uudistaa koko liiketoiminnan, ja organisaatio, joka ei suunnittele kehittyvänsä, epäonnistuu. Yritysten on jatkuvasti pohdittava, miten ne voivat tarjota parempaa palvelua — se, tarkoittaako ”parempi” korkeampaa laatua vai alhaisempia kustannuksia (tai molempia), riippuu organisaatiosta ja sen toimialasta.

Asiakkaiden odotusten muuttuessa ja uusien liiketoimintamallien yleistyessä yritysten on mukautettava tarjoamiaan palveluita, myös silloin, kun palveluun kuuluu fyysisen tuotteen toimittaminen.

Digitaalinen transformaatio ei ole ”kerralla valmiiksi” -hanke. Se on jatkuva kehitysprosessi, joka etenee käsi kädessä teknologisen kehityksen ja asiakkaiden muuttuvien odotusten kanssa.

Yritykset voivat viime kädessä menestyä kaksijakoisella lähestymistavalla, jossa toteutetaan nopeat ja helpot korjaukset ja samalla ratkaistaan ongelmia, jotka tuottavat yritykselle eniten vastinetta rahalle. Näin parannetaan samanaikaisesti sekä yrityksen tulosta että asiakkaiden kokemuksia.

Jos haluat lisää parhaita käytäntöjä ja vinkkejä varmistaaksesi, että kehityt toimialan mukana, tilaa The QA Lead -uutiskirje.