Asiakasmenestyksessä tämän kaavan huomaa nopeasti.
Kun globaalit IT-johtajat sanovat, etteivät he ”luota täysin” omaisuustietoihinsa, he tarkoittavat harvoin sitä, että heiltä puuttuisi järjestelmä.
He tarkoittavat, ettei järjestelmä vastaa todellisuutta.
Työskennellessäni AssetSonarilla monikansallisissa ympäristöissä toimivien suurten yritysten IT-tiimien kanssa olen oppinut, että näkyvyysaukot johtuvat harvoin työkalujen puutteesta. Sen sijaan ne johtuvat organisaation toimintatapojen ja omaisuustietojen rakenteen välisestä epäsuhdasta.
Ja kun yhdenmukaisuus heikkenee, myös luottamus kärsii.
Näkyvyysongelmat alkavat harvoin teknisistä vioista
Ulkopuolelta katsottuna omaisuuden näkyvyysongelmat näyttävät raportoinnin epäjohdonmukaisuuksilta.
Sisäpuolelta katsottuna ne ovat hallinnon murtumia.
Kun organisaatiot laajenevat alueille, tytäryhtiöihin ja yritysostojen kautta, toiminnan monimutkaisuus kasvaa nopeammin kuin valvontamallit kehittyvät. Alueelliset tiimit mukauttavat työnkulkuja paikallisesti. Lisäksi määritelmät termeille ”aktiivinen”, ”määritetty” ja ”poistettu käytöstä” alkavat vaihdella. Löytödataa kertyy myös nopeammin kuin täsmäytysprosessit kehittyvät.
Kukaan ei riko järjestelmää tahallaan, mutta ilman kurinalaista yhdenmukaistamista pirstaloitumisesta tulee väistämätöntä.
Asiakasmenestystä koskevissa keskusteluissa kuulen usein muunnelmia samasta huolenaiheesta:
- ”Lukumäärät eivät täsmää eri alueiden välillä.”
- ”Emme ole varmoja siitä, mitkä laitteet ovat todella aktiivisia.”
- ”Uskomme olevamme vaatimusten mukaisia, mutta emme pysty todistamaan sitä luotettavasti.”
Kyse ei ole ohjelmistoa koskevista valituksista. Ne ovat luottamuksen signaaleja.
Miltä hallinnon ajautuminen näyttää käytännössä
Eräs tukemistani organisaatioista, useissa Lähi-idän maissa toimiva globaali tapahtumahallinnan ja median yritys, uskoi, että sillä oli IT-omaisuuden hallinta käytössään. Organisaation johto ei kuitenkaan sisäisesti ollut vakuuttunut siitä, tuottiko se riittävästi selkeyttä.
Esille nousi kaksi toistuvaa haastetta:
- Laitteiston näkyvyysaukot
- Virheelliset tai vanhentuneet omaisuuden määritykset
Ongelma ei ollut itse alustassa. Ongelma oli siinä, miten sitä hyödynnettiin toiminnassa.
Asiakasmenestystiiminä tehtävämme ei ollut ”myydä” heille uusia toimintoja. Tehtävämme oli työskennellä heidän IT-johtajiensa rinnalla rakenteellisen yhdenmukaisuuden palauttamiseksi.
Ensimmäinen vaihe: laitteiston näkyvyyden palauttaminen kurinalaisesti
Aloitimme validoimalla ja normalisoimalla agenttipohjaisen löytöprosessin. Integraatiota Microsoft Intunen kanssa vahvistettiin, jotta aktivoidut laitteet näkyisivät asianmukaisesti AssetSonarissa. Haamutietueet ja vanhentuneet merkinnät tuotiin esiin ja täsmäytettiin.
Vielä tärkeämpää oli, että korjasimme laitteiden määrityslogiikan. Monissa globaaleissa ympäristöissä määrityskentät heijastavat aktiivisen hallussapidon sijaan historiallista omistajuutta. Ero on merkittävä. Kun laitteet siirtyvät työntekijöiden, osastojen tai alueiden välillä ilman jäsenneltyjä päivityksiä, raportoinnin eheys heikkenee vähitellen.
Koska tämä organisaatio toimii useissa maissa, maantieteellinen selkeys oli ratkaisevan tärkeää. Laitteet yhdistettiin tarkasti alueisiin ja kustannuspaikkoihin, minkä ansiosta johto pystyi ymmärtämään laitteiston jakautumista eri toimipaikkojen välillä.
Ensimmäistä kertaa he pystyivät vastaamaan tarkasti kysymykseen: ”Investoimmeko laitteistoon siellä, missä liiketoiminta todella kasvaa?”
Siirtyminen varaston seurannasta pääomaa koskevaan näkemykseen muutti organisaation sisäisiä keskusteluja.
Silloin näkyvyydestä tulee strategista.
Toinen vaihe: ohjelmistojen omistajuudesta niiden hyödyntämiseen
Toinen vaihe keskittyi ohjelmisto-omaisuuden hallintaan.
Toiminta useilla lainkäyttöalueilla tarkoitti, ettei käyttöoikeuksien valvonta ollut valinnaista. Organisaatio tarvitsi toimittajakohtaista kustannusten selkeyttä, käyttäjäkohtaista näkyvyyttä ohjelmistokuluihin sekä maakohtaista vaatimustenmukaisuuden kartoitusta.
Työskentelimme tiiviisti heidän tiiminsä kanssa parantaaksemme AssetSonarin raportointirakenteita ja rakensimme monitasoisia koontinäyttöjä, jotka toivat esiin toimittajien keskittymisen, käyttöoikeusaukot ja käyttäjien jakautumisen.
Heistä tuli myös laajennettujen HAM- (laitteisto-omaisuuden hallinta) ja SAM- (ohjelmisto-omaisuuden hallinta) -työnkulkujen pilottiasiakas. Työnkulkuihin sisältyi ohjelmistojen käytön mittaaminen selainlaajennuksen seurannan avulla. Tämä toiminto toi esiin kriittisen eron: asennettujen ohjelmistojen ja aktiivisesti käytettyjen ohjelmistojen välillä.
Tämä ero muutti päätöksentekoa. Omistajuus kertoo, mitä olet hankkinut. Käyttö kertoo, mikä todella tuottaa arvoa.
Kun IT-johtajat näkevät molemmat selkeästi, optimoinnista tulee harkittua reaktiivisen sijaan.
Vaarallisin toimintamalli, jonka näen maailmanlaajuisissa yrityksissä
Suurin näkyvyysriski ei ole puuttuvat laitteet. Se on väärä varmuus.
Asiakasmenestyksen katselmuksissa maailmanlaajuisten asiakkaiden kanssa kohtaan säännöllisesti seuraavia tilanteita:
- Aktiivisiksi merkittyjä laitteita, joista ei ole saatu ilmoitusta kuukausiin
- Omaisuuseriä, jotka on edelleen määritetty entisille työntekijöille
- Päällekkäisiä tietueita, jotka on tuotu yritysoston jälkeisten tuontien yhteydessä
- Käyttöönotettua ohjelmistoa ilman vahvistettua käyttöoikeuksien vastaavuutta
Nämä eivät ole poikkeustapauksia.
Ne ovat järjestelmällisiä toimintamalleja, erityisesti etätyön ja nopeutuneiden yritysostojen ja fuusioiden muovaamissa ympäristöissä. Kun laitteiden rajapinnat laajenevat ja organisaatiorakenteet muuttuvat, omaisuustiedot heikkenevät hiljalleen, ellei niitä hallinnoida aktiivisesti.
Koontinäyttöjen olemassaolo ei takaa totuuden olemassaoloa. Strategiset johtajat tietävät tämän eron.
Hajanainen näkyvyys hidastaa organisaatioita
Kun omaisuustietoja ei voida täsmäyttää luotettavasti, vaikutus on hienovarainen mutta kumulatiivinen. Budjettipäätöksistä tulee varovaisia, auditointiin valmistautumisesta reaktiivista, turvallisuuskeskusteluista tulkinnanvaraisia ja alueelliset hankinnat eriytyvät.
Asiakasmenestyksen näkökulmasta kustannus ei ole vain toiminnan tehottomuus. Se on johdon epäröintiä, ja epäröinti kasautuu.
Mitä näen strategisten IT-johtajien tekevän eri tavalla
Näkyvyyttä vakauttavat organisaatiot eivät välttämättä ota käyttöön enemmän työkaluja. Ne varmistavat yhdenmukaisuuden.
Strategiset IT-johtajat yleensä:
- Yhdenmukaistavat elinkaaren määritelmät eri alueilla
- Määrittävät mitattavat luottamusmittarit hallinta-, tila- ja käyttöoikeuskentille
- Määrittelevät täsmäytyslogiikan inventoinnin, MDM:n ja hankintajärjestelmien välille
- Käsittelevät yritysostot ja fuusiot jäsenneltyinä tietojen integrointitapahtumina, eivät yksinkertaisina tuonteina
- Liittävät omaisuustietojen päivitykset operatiivisiin työnkulkuihin, kuten työntekijöiden poistamiseen, tikettien ratkaisemiseen ja hankintoihin
Mikään tästä työstä ei ole dramaattista. Se on kurinalaista.
Ja kurinalaisuus skaalautuu.
Asiakasmenestyksen asiantuntijana {{deeplink:6825:[Ezo AssetSonar]:spotlight_1}}-palvelussa tuen menestyksekkäimmät ympäristöt eivät ole niitä, joissa on otettu käyttöön eniten ominaisuuksia, vaan niitä, joissa johto pitää omaisuudenhallintaa ehdottoman välttämättömänä.
Näkyvyys ei ole ominaisuus. Se on sitoumus.
Hajautetuissa yrityksissä IT-omaisuuden näkyvyys kertoo hallinnon kypsyydestä
Kun omaisuutta koskeva totuudenmukainen tieto vakiintuu, raportointi nopeutuu, päällekkäiset hankinnat on helpompi tunnistaa, auditointivalmiudesta tulee menettelyihin perustuvaa ja ohjelmistojen optimointi muuttuu tietopohjaiseksi.
Mikä tärkeintä, johto saa jälleen luottamuksen tietoon, joka ohjaa sen strategisia päätöksiä.
Omasta näkökulmastani, työskennellessäni päivittäin suoraan maailmanlaajuisten IT-tiimien kanssa, ero hajanaisen näkyvyyden ja kurinalaisen selkeyden välillä on harvoin teknologiassa. Se on yhdenmukaisuudessa.
Näkyvyys ei ole jotain, minkä asennat kerran ja annat sen toimia hallitsemattomasti. Se on jotain, jota ylläpidät tarkoituksellisesti.
Maailmanlaajuisissa IT-ympäristöissä ylläpito alkaa johdosta.