IT-palvelut ovat siirtyneet portinvartijoista organisaation mahdollistajiksi – ajattelutavan muutos, jossa pyyntöjä tai ideoita ei enää vain torjuta, vaan niiden kanssa tehdään yhteistyötä ja niitä kehitetään eteenpäin innovaatioiden ja tehokkuuden edistämiseksi.
Tämä lähestymistapa asettaa IT:n paitsi tukitoiminnoksi myös organisaation menestyksen keskeiseksi tukipilariksi, joka on olennainen myönteisten muutosten edistämisessä, tuottavuuden parantamisessa sekä mahdollistamisen ja uusien mahdollisuuksien kulttuurin muovaamisessa.
IT-resurssien optimoinnista on tullut yrityksille kriittinen tavoite, kun ne pyrkivät parantamaan tehokkuutta, vähentämään kustannuksia ja edistämään innovaatioita. Haastattelussani Tom Bridgen, JumpCloudin Apple-teknologioiden päätuotepäällikön, kanssa hän jakaa viisi vinkkiä organisaation menestyksen rakentamiseen. Pilvipalvelujen hyödyntämisestä automaation käyttöönottoon tarkastelemme erilaisia tekniikoita, joiden avulla IT-toimintasi voidaan muuttaa ja yrityksesi toimintaa viedä eteenpäin.
Kiitos paljon, että juttelet kanssani! Ennen kuin sukellamme aiheeseen, lukijamme haluaisivat "tutustua sinuun" hieman paremmin.
Olen työskennellyt JumpCloudilla noin kaksi ja puoli vuotta, ja sitä ennen vietin kaksikymmentä vuotta voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden IT-tehtävissä sekä perustamassani IT-konsultointiyrityksessä. Olen toteuttanut IT-projekteja suurille ja pienille yrityksille aina 25 000 henkilön amfiteatterin verkko- ja IT-järjestelmien suunnittelusta ja rakentamisesta mobiililaitteiden hallinnan (MDM) ja identiteetintarjoajan (IDP) valintaan 250 henkilön korkean turvallisuustason energia-alan startup-yrityksessä.
Olen rakentanut uraani pyrkimällä keskittymään siihen, miten IT-palveluiden tehtävissä lopetetaan "Ei!"-vastaukset ja aletaan vastata "Kyllä, ja…", sillä IT-palvelut ovat tehokkaan organisaation "osaamiskolmion" ytimessä yhdessä lakiasioiden ja taloushallinnon kanssa. Organisaatiot, jotka investoivat empaattisiin ja sitoutuneisiin IT-tiimeihin, hyötyvät tyytyväisistä ja tuottavista työtovereista, vähäisemmistä tietoturvaongelmista ja mahdollisuudesta auttaa muovaamaan organisaation kulttuuria myönteisillä tavoilla. Tämä on paras oppitunti, jonka olen oppinut IT:n kyvystä käyttää pehmeää valtaa organisaatiossaan.
Kukaan meistä ei voi saavuttaa menestystä ilman apua matkan varrella. Voitko kertoa tarinan siitä, kuka auttoi sinua ja miten?
On kolme henkilöä, jotka ovat muuttaneet urani kokonaan.
Ensimmäinen on Joel Rennich, JumpCloudin tuotestrategiasta vastaava johtaja. Hän ja minä vietimme kokonaisen päivän fläppitaulun äärellä selittäen käyttäjiä, ryhmiä, Active Directorya, Open Directorya, Kerberosta ja todennusta. Se oli ensimmäinen kerta, kun ymmärsin kokonaisuudessaan laajan teknisen järjestelmän, ja kävimme sen läpi yhdessä päivässä. Olin täysin lumoutunut siitä, miten nämä suuret järjestelmät liittyvät toisiinsa ja miten niiden avulla voitiin luoda IT:lle uusia hallintakeinoja heikentämättä käyttäjäkokemusta liikaa.
Toinen on Mark Collien, esimieheni NCEE:ssä, jossa toimin IT-johtajana, ja myöhemmin kumppanini Technolutionaryssa. Markin keskittyminen ihmisen palvelemiseen ensin, hänen tietokoneensa palvelemiseen toisena ja yrityksen palvelemiseen kolmantena muodosti IT-toimintani keskeisen perustan. Työskentelimme yhdessä IT-urani ensimmäiset 20 vuotta ja jaoimme kaikki siihen liittyvät taistelut, liiketoimintatavoitteet ja tasapainoilun. Ilman Markia en olisi lähelläkään sitä, missä olen tänään.
Kolmas on Erin Merchant, ystäväni ja kollegani Mac Admins Foundationista sekä omalla urallaan IT-johtaja Sidecar Healthissa. Erin on suorapuheinen ystävä, joka kannustaa sinua tekemään rohkeita asioita, kertoo, milloin et täytä velvollisuuksiasi tai yllä potentiaalisi tasolle, ja antaa sinulle tarvitsemasi sysäyksen. Hän on yksi uskollisimmista ystävistäni, uskomaton johtaja ja ihminen, joka kehottaa olemaan rohkea, tekemään vaikeita asioita ja saavuttamaan valtavia tuloksia. Hän on ollut äänenä päässäni jo pitkään ja kannustanut minua kehittymään paremmaksi, ja jokainen tarvitsee elämässään sellaisen ihmisen.
Puhutaan siitä, miten IT-resursseja voidaan optimoida. Miten arvioit IT-infrastruktuurisi nykytilaa? Mitä mittareita käytät sen tehokkuuden mittaamiseen?
Keskeisten resurssien kohdalla resurssien arvoa voidaan mitata muutamilla tärkeillä suorituskyvyn (tai heikon suorituskyvyn!) mittareilla.
Ensimmäinen näistä on se, kuinka paljon tukipyyntöjä jokin työkalu synnyttää organisaatiossasi. Jos käytössäsi on organisaatiosi liiketoimintakriittinen työkalu, joka kuitenkin tuottaa suuren määrän sisäisiä tukipyyntöjä, onko se edelleen organisaatiosi paras työkalu?
| Tietyn työkalun aiheuttaman ”tuen yleiskustannuksen” määrittäminen | Olipa kyseessä laitteidenhallintaratkaisusi tai SaaS-liiketoimintasovellus, sinun on tiedettävä, mikä kuormittaa IT-resurssejasi. Sisäisten kriteerien määrittäminen sille, mitä olet valmis hyväksymään palveluista vastineeksi, on olennaista erityisesti uusimisajankohtana, jolloin keskustelet rehellisesti ja avoimesti työkalun aiheuttamista vaikeuksista. Mittaa, millaista haittaa työkalut aiheuttavat organisaatiollesi, ja käsittele sitä osana kokonaisomistuskustannuksia. |
| Kuinka laajasti tietty työkalu on käytössä yrityksessä | Jos sinulla on käyttöoikeuksien hallintaan liittyviä ongelmia – liian monelle henkilölle on määritetty käyttöoikeus, vaikka he eivät käytä tuotetta, tai käyttöoikeuksia on liian vähän tarvittaville kumppaneille – IT-tiimillesi syntyy ylimääräistä kuormitusta, joka keskittyy kokonaan tällaisten työkalujen seurantaan tarvittavaan työhön. |
| Kuinka laajasti hyödynnät maksamiesi työkalujen ominaisuuksia? | Jos käytössäsi on taloushallintoratkaisu, joka hoitaa myyntisaamiset, ostovelat, palkanlaskennan, laskutuksen, perinnän ja tilintarkastuksen, mutta käytät sitä vain myyntisaamisiin ja ostovelkoihin, hyödynnätkö ohjelmistoa täysimääräisesti? Jos et, miksi et? Jos et, mitä se maksaa? |
Suorituskyvyn keskeiset mittarit
Kaikki tämä pätee yhtä lailla käyttämiisi fyysisiin työkaluihin – kannettaviin tietokoneisiin, projektoreihin ja erityisesti, huh, tulostimiin – joiden osalta sinun on määritettävä, mikä on organisaatiosi kasvukäyrän kannalta parasta. Jos olet jumissa Windows-tietokoneiden kanssa ja ne aiheuttavat merkittäviä ongelmia tietoturvan ja käytettävyyden kannalta, harkitse työntekijöiden valintaohjelmaa, jonka avulla voidaan ottaa käyttöön tuottavuuteen ja tietoturvaan keskittyviä laitteita, kuten Mac ja iPad. Näin saatat ehkä pienennettyä työtovereidesi tukemisen kustannuksia.
Miten asetat laitteisto- ja ohjelmistopäivitykset tärkeysjärjestykseen ja kohdennat niihin resursseja suorituskyvyn maksimoimiseksi?
Tämä on yksi vaikeimmista kysymyksistä vastata, koska kyse on yhteismitattomista asioista. Sinun on tehtävä nämä päätökset niiden tuottaman tuottavuuden perusteella. Jos tiimissäsi on ohjelmistoinsinöörejä, jotka käyttävät neljä vuotta vanhoja laitteita ja joutuvat odottamaan valtavan pitkän ajan koodin kääntämistä ennen testaamista, uusiin koneisiin siirtyminen tuottaa huomattavia tuottavuushyötyjä, mutta fyysisinä kustannuksina.
Useimmat ohjelmistoyritykset ovat nykyään siirtyneet palvelumalliin, joten ajan tasalla pysymättä jättämiselle ei ole tekosyytä, kunhan IT-tiimisi työskentelee sidosryhmien kanssa uusien ominaisuuksien testaamiseksi ohjelmiston uusissa versioissa. Se kuuluu kuitenkin IT-työhösi: pysyä kehityksen tasalla ja keskittyä työtovereidesi tarpeisiin, joten tämän pitäisi kuulua luontevasti vastuualueeseesi.
Lyhyesti sanottuna maksimoi tiimiesi tuottavuus ja tiedosta, että ajan tasalla pysymisestä kieltäytymisellä on kustannuksia, jotka liittyvät työtovereidesi mukavuuteen, tuottavuuteen, tyytyväisyyteen ja sitoutumiseen tiimiinsä. Lyhyempiin laitteiden uusimissykleihin siirtyminen voi auttaa taloustiimiäsi siirtymällä laitteiden leasingiin tai jopa neuvottelemalla suuremmista alennuksista laitevalmistajilta.
Mitä tietoturvatoimia on käytössä IT-infrastruktuurisi suojaamiseksi samalla, kun sen suorituskykyä optimoidaan?
Viestintä on jokaisen IT-palvelutiimin keskiössä. Jos et keskustele työtovereidesi kanssa siitä, mitä olet tekemässä, vaan työskentelet siilossa, ympäristöön tehtävistä muutoksista tulee haastavia tiimillesi ja koko organisaatiollesi. Asianmukaisten muutoksenhallintakeinojen huomioiminen osana tietoturvatoimiasi auttaa sinua jaksottamaan muutokset selkeästi ja tarjoaa tiimille sekä koko yritykselle näkyvyyden siihen, mitä muuttuu.
On ratkaisevan tärkeää, että käytössä on avoin prosessi, jonka jokainen toimitusjohtajasta organisaatiosi etulinjan työntekijään voi nähdä ja ymmärtää. Hyvä muutoksenhallinta pelastaa sinut itseltäsi. Huono muutoksenhallinta sen sijaan ei optimoi suorituskykyäsi.
Miten tunnistat IT-tiimisi tarvitsemat taidot ja osaamisen, jotta se voi hallita ja optimoida resursseja tehokkaasti?
Oikeat taidot ja tiedot omaavan tiimin rakentaminen edellyttää IT-tiimisi tavoitteiden määrittämistä. Tarvitsetko verkkotiimiä, jos sinulla ei ole toimistoa? Sen kartoittaminen, mitä sinun on tuettava suhteessa tarvittaviin taitoihin ja tietoihin, on IT-johtamisen perusteita. Jos sinulla ei ole oikeita taitoja, se on yhtä lailla kirjattava riskirekisteriin kuin se, että käyttöjärjestelmien korjaustiedostojen hallintaa ei vaadita tai että jokaiselle organisaatiosi käyttäjälle annetaan järjestelmänvalvojan oikeudet. Tee luettelo kaikesta omistamastasi, kaikista tarvittavista toisiaan täydentävistä tukitaidoista ja kartoita ne tiimisi osalta. Puuttuuko sinulta jotain tarvittavaa? On aika investoida ammatilliseen kehittymiseen tai uuteen tiimin jäseneen.
Mitä strategioita käytät edistääksesi ammatillista kehittymistä ja jatkuvaa oppimista IT-tiimissäsi?
On olemassa sanonta, joka pätee IT:hen yhtä lailla kuin tuotehallintaan: ”Älä koskaan, ikinä hukkaa eskalaatiota.” IT:n kannalta tämä tarkoittaa, että jokainen tiimisi kohtaama kriisi ja jokainen riittävän pitkälle kehittynyt ongelma tarjoaa mahdollisuuden kasvaa, oppia ja muuttaa prioriteettejasi. Sattuiko tietoturvatilanne? Tämä on hyvä tapa ottaa IT-tiimisi uudet ihmiset mukaan prosessiin ja antaa heidän oppia organisaatiosi tietoturvan päävastuullisilta henkilöiltä. Tuliko eteen käyttöönotto? Toimitaan monialaisemmin ja otetaan useampia ihmisiä mukaan.
Lisäksi jälkitoimintaviestinnän, koulutusmateriaalien ja retrospektiivisten kokousten laatiminen sen käsittelemiseksi, mikä sujui hyvin, mikä vaati työtä ja mitä tarvittavaa teiltä puuttui, on jokaiselle IT-tiimille tärkeä mahdollisuus kasvaa ja oppia.
Miten tunnistat IT-prosesseissasi pullonkaulat tai tehottomuudet, jotka saattavat haitata resurssien optimointia?
Kaikki prosessit, jotka edellyttävät useampaa kuin yhtä siirtoa, ovat todennäköisesti jossain määrin tehottomia. Jos yksittäinen tukipyyntö on vietävä televiestinnän, verkkotoimintojen, tietoturvan ja tukipalvelun kautta, käsittelyjärjestelmäsi on todennäköisesti monimutkaisempi kuin on tarpeen.
Lisäksi sinun on pohdittava, miltä asianomaisesta osapuolesta – henkilöstä, joka alun perin toi sinut mukaan tilanteeseen – tuntuu, kun hänet siirretään pisteestä A pisteeseen B ja edelleen pisteeseen D ongelman ratkaisemiseksi. Tilanne tuntuu ongelman kohdanneesta työtoveristasi yksinkertaiselta, joten miksi ratkaisun ei pitäisi tuntua yhtä yksinkertaiselta?
Usein siiloutunut tieto aiheuttaa viivästyksiä ja pullonkauloja, kun kaiken tiedon hallitseva henkilö on lomalla tai sairaana. Eikö tällaisen kriittisen tukoksen välttämiseksi pitäisi olla jokin keino? IT-alalla varaudumme päällekkäisyyksillä – akkuvarmistukset sähkökatkojen varalta, maantieteellinen hajautus datakeskuksia varten, useat internet-yhteydet kapasiteetin varmistamiseksi – emmekö voisi toimia samoin IT-prosessien suhteen? Osasto, jolla ei ole jatkuvaa resurssipulaa ja jolla on riittävä varahenkilöstö, on valmis täysimittaiseen kriisiin tavalla, johon alimitoitettu ja puutteellisesti koulutettu osasto ei koskaan pysty.
Miten varmistatte, että IT-prosessinne ovat liiketoimintatavoitteiden mukaisia ja edistävät koko organisaation tehokkuutta?
IT toimii muiden tiimienne voimankertoimena osana osaamiskolmiota, mikä tarkoittaa, että IT-henkilöstönne on tarpeen mukaan sujuvoitettava työtovereidensa kohtaamaa käyttökatkosten määrää.
Mitkä ovat viisi vinkkiäsi organisaation menestyksen rakentamiseen IT:n avulla?
1. Keskittykää ensin siihen, mikä on välttämätöntä. Teillä ei tarvitse olla jokaista liiketoimintasovellusta tai ohjelmistopalvelutuotetta, joka sijoittuu Gartnerin nelikentän parhaaseen kulmaan. Teidän on tasapainotettava kustannusrasite liiketoimintanne tarvitseman toiminnallisuuden kanssa ja sovitettava kaikki yhteen turvallisuus- ja tuettavuustarpeidenne kanssa. Oikean tuotteen valitseminen tasapainoisen lähestymistavan perusteella tai jo maksamanne tuotteen hyödyntäminen uuden toiminnallisuuden avulla alustalla on olennainen osa resurssienne hallintaa.
Kaikkein parhaaksi arvioidun tuotteen valitseminen joka kerta johtaa hallinnon paisumiseen, resurssien jakamiseen liian monien alustojen kesken ja valtavaan IT-budjettiin – kaiken tämän vuoksi, mitä, 2 prosentin tuottavuuden kasvun takia? Tasapaino on paras ratkaisu.
2. Jos IT-tiiminne ei ole osa liiketoiminnan ratkaisua, se on osa ongelmaa. Työtovereidenne näkökulmasta IT on osa organisaation osaamiskolmiota, joten olette mukana heidän markkinoille tuomissaan ratkaisuissa. Jos teidät nähdään paikkana, jossa hyvät toimintaperiaatteet kuolevat, jossa prosessit syrjäyttävät hyvän harkinnan tai jossa tiimi keskittyy vain koneisiin ja ohjelmiin eikä niitä käyttäviin ihmisiin, teidät kierretään kuin vaurioitunut kohta.
Kun suuntaatte työnne organisaation ulkopuolelle ja annatte jopa tuotepäällikön toimia IT:n näkyvänä edustajana organisaation etulinjassa, IT:tä aletaan arvostaa ja se nähdään osana ratkaisua, jota organisaatio tarjoaa asiakkailleen.
3. Huolehtikaa riittävästä palautumiskapasiteetista. Jokainen organisaatio pyrkii toimimaan mahdollisimman kevyellä rakenteella, mikä on nykyisissä talousolosuhteissa toki ymmärrettävää, mutta jos toimintanne pysähtyy äkillisesti jokaisen loman, sairauspoissaolon tai sairaan lapsen tai vanhemman vuoksi, toimitte liian pienellä marginaalilla. Henkilöstönne on oltava levännyttä suuria koitoksia varten – tietoturvatapahtumia, alustojen siirtoja ja suuria konferenssitapahtumia varten – ja tämä tarkoittaa riittävää kapasiteettia ristiinkoulutukseen, riittävää suunnittelua avainhenkilöiden poissaolojen mahdollistamiseksi sekä riittävästi kehitysaikaa keskeisten ratkaisujen esittelemiseen sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille.
Jos teillä ei ole tällaista kapasiteettia, uuvutatte ihmiset ja joudutte palkkaamaan lisää henkilöstöä, kouluttamaan heidät ja perehdyttämään heidät tehtäviinsä. Suunnitelkaa tulevaisuutta varten niin, että henkilöstöä on riittävästi kasvunne hallintaan – älkää rakentako kevyttä ja loppuun palanutta IT-tiimiä.
4. Älkää pitäkö heikosti suoriutuvia työntekijöitä palveluksessanne ja odottako heidän muuttuvan. Pelottavin vastaus kysymykseen ”Mitä tapahtuu, jos henkilö A lähtee?” on ”Mitä tapahtuu, jos hän ei lähde?” Jos tiimissänne on ihmisiä, joita on vaikea kouluttaa, motivoida tai saada sitoutumaan organisaationne tehtävään, tai jotka ovat tiimillenne haitallisia, teidän on tehtävä vaikea päätös ja päästettävä heidät lähtemään. Ei ole mitään tekosyytä pitää palveluksessa henkilöä, joka ei täytä velvollisuuksiaan. Se voi olla pelottavaa, mutta joskus teidän on tehtävä organisaationne kannalta oikein. Osoittakaa myötätuntoa, antakaa selkeää palautetta ja suosituskirje, ja päästäkää heidät sitten vapaaksi. Kaikki järjestyy.
5. Katsokaa eteenpäin yhtä paljon kuin taaksepäin. Tämä on yksinkertaista: jotkin organisaatiot elävät ikään kuin niiden aiemmilla toimilla ei olisi seurauksia nykyhetkeen, ja jotkin organisaatiot uskovat, että niiden tulevaisuutta on mahdotonta ennustaa, ymmärtää tai suunnitella. Teidän on käytettävä yhtä paljon aikaa sen pohtimiseen, mikä on toiminut viime vuoden tai pidemmän ajanjakson aikana, ja sen pohtimiseen, mitä tulevaisuus tuo tullessaan. Älkää teeskennelkö, ettei asia, josta ette pidä, olisi koskaan ollut olemassa.
Onko olemassa henkilöä, jonka kanssa haluaisitte nauttia yksityisen aamiaisen tai lounaan, ja miksi?
Haluaisin viettää aamupäivän keskustellen strategiasta Oakland Athleticsin Billy Beanen kanssa. Hänen työnsä Moneyballin parissa muutti pienellä budjetilla ja suurilla unelmilla toimineen seuran. Ei ole epäilystäkään siitä, etteivätkö sen vaikutukset baseballiin laajasti olisi olleet merkittäviä ja muuttaneet lajin luonnetta. Mitä hän muuttaisi? Mitä hän tekisi toisin? Mitä hän tekisi vähemmän? Näitä kysymyksiä pohdin paljon, kun mietin johtamista ja strategiaa Jumpcloudissa.
Kiitos ajastasi, Tom!
IT-maailmaan astuminen voi tuntua siltä kuin sinut olisi pudotettu digitaaliseen viidakkoon ilman karttaa. IT:tä käsittelevät kirjat ja johtavien asiantuntijoiden omakohtaiset näkemykset ovat hyviä apuvälineitä suunnistamiseen. Jos haluat lukea lisää haastatteluistamme, tilaa The CTO Clubin uutiskirje ja saat tuoreimmat näkemykset kollegoiltasi.
